信息保存管理制度

信息保存管理制度一、总则（一）目的为了加强公司信息保存管理，确保公司各类信息的完整性、准确性和安全性，规范信息保存行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中产生、收集、使用和保存的各类信息。（三）基本原则1.合法性原则：信息保存应符合国家法律法规的要求，不得违反相关规定。2.完整性原则：确保信息的全面性和系统性，不遗漏重要信息。3.准确性原则：信息应真实、准确，避免虚假或错误信息的保存。4.安全性原则：采取有效措施保护信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息，严格保密。二、信息分类与范围（一）公司文件1.行政文件：包括公司的章程、制度、通知、报告、会议纪要等。2.业务文件：如合同、协议、项目文档、业务报表等。（二）员工信息1.个人档案：包含员工的基本信息、学历证书、工作经历、培训记录、绩效考核等。2.考勤记录：员工的出勤情况、请假记录等。（三）财务信息1.会计凭证：各类收支凭证、记账凭证等。2.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。（四）客户信息1.客户资料：客户的基本信息、联系方式、购买记录等。2.业务往来信息：与客户沟通的邮件、电话记录、合同执行情况等。（五）其他信息1.市场调研信息：行业动态、竞争对手分析等。2.技术资料：研发文档、技术方案、专利等。三、信息保存职责分工（一）各部门职责1.负责本部门信息的收集、整理和初步分类：确保信息的及时、准确和完整。2.指定专人负责信息保存工作：明确其职责和权限，确保信息保存工作的有效执行。3.按照公司规定的流程和标准进行信息保存：定期对本部门信息进行清理和归档。（二）行政部门职责1.制定和完善公司信息保存管理制度：并监督制度的执行情况。2.负责公司行政文件的统一保存和管理：建立行政文件档案库，确保文件的安全和可查阅。3.指导和培训各部门信息保存工作：提高员工的信息保存意识和技能。（三）人力资源部门职责1.负责员工信息的集中管理：建立员工信息数据库，确保员工信息的准确和安全。2.按照国家法律法规和公司规定，妥善保存员工档案：并做好档案的查阅和借阅管理。3.配合其他部门进行相关信息的查询和核实工作：提供必要的支持和协助。（四）财务部门职责1.负责公司财务信息的保存和管理：建立健全财务档案管理制度，确保财务信息的真实性和完整性。2.按照国家财务法规和公司财务制度，对财务信息进行分类、整理和归档：并定期进行审计和检查。3.严格控制财务信息的访问权限：防止财务信息泄露。（五）信息技术部门职责1.提供信息保存所需的技术支持和保障：确保信息系统的稳定运行和数据安全。2.制定信息备份和恢复策略：定期对重要信息进行备份，并进行数据恢复测试。3.协助各部门进行信息系统的安全管理：防范网络攻击和数据泄露风险。四、信息保存流程（一）信息收集1.各部门在工作过程中应及时收集各类信息，确保信息的来源可靠。2.信息收集人员应认真核对信息的准确性和完整性，对于不符合要求的信息，应及时要求提供方进行补充或更正。（二）信息整理1.收集到的信息应进行分类整理，按照公司信息分类标准进行编号和标识。2.对信息进行必要的编辑和排版，使其格式统一、内容清晰。（三）信息存储1.根据信息的类型和重要性，选择合适的存储介质和存储方式。2.对于重要信息，应进行多介质备份，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地点。3.在存储信息时，应建立清晰的索引和目录，便于查找和使用。（四）信息归档1.整理好的信息应及时归档，按照档案管理的要求进行存放。2.归档信息应注明归档日期、归档人等信息，确保档案的可追溯性。（五）信息查阅与借阅1.公司员工因工作需要查阅信息的，应填写《信息查阅申请表》，经部门负责人批准后，到信息保存部门查阅。2.如需借阅信息，应填写《信息借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经部门负责人和信息保存部门负责人批准后，办理借阅手续。3.借阅人应妥善保管借阅的信息，不得擅自复制、传播或泄露，借阅期满后应及时归还。（六）信息清理与销毁1.定期对保存的信息进行清理，对于过期、无用或不再需要的信息，应及时进行销毁。2.信息销毁应填写《信息销毁申请表》，经部门负责人和信息保存部门负责人批准后，按照规定的程序进行销毁。3.信息销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人等信息，确保信息销毁的彻底性和可追溯性。五、信息安全管理（一）访问控制1.根据信息的敏感程度和使用人员的工作职责，设定不同的访问权限。2.采用用户名和密码等方式进行身份认证，确保只有授权人员能够访问相应的信息。3.定期对用户的访问权限进行审查和调整，确保权限的合理性和有效性。（二）数据加密1.对于重要的信息，应进行加密处理，确保在传输和存储过程中的安全性。2.采用合适的加密算法和密钥管理系统，定期更换加密密钥。（三）网络安全1.加强公司网络安全防护，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.定期对网络系统进行漏洞扫描和修复，防范网络攻击和恶意软件入侵。3.规范员工的网络行为，禁止在公司网络上进行非法活动。（四）应急响应1.制定信息安全应急预案，明确信息安全事件的应急处理流程和责任分工。2.定期进行应急演练，提高应对信息安全事件的能力。3.发生信息安全事件时，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。六、信息保存期限（一）公司文件1.行政文件：长期保存，直至文件失效或公司决定销毁。2.业务文件：根据业务性质和法律法规要求确定保存期限，一般为[X]年。（二）员工信息1.个人档案：自员工离职之日起保存[X]年。2.考勤记录：保存[X]年。（三）财务信息1.会计凭证：保存[X]年。2.财务报表：保存[X]年。（四）客户信息1.客户资料：自业务结束之日起保存[X]年。2.业务往来信息：保存[X]年。（五）其他信息1.市场调研信息：根据实际情况确定保存期限，一般为[X]年。2.技术资料：长期保存，直至技术过时或公司决定销毁。七、监督与检查（一）定期检查1.行政部门定期对公司各部门的信息保存情况进行检查，确保信息保存工作符合制度要求。2.检查内容包括信息的完整性、准确性、安全性、保存期限等方面。（二）不定期抽查1.公司管理层不定期对各部门的信息保存工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。2.对于抽查中发现的违规行为，应及时责令整改，并按照公司规定进行处理。（三）考核评价1.将信息保存工作纳入员工绩效考核体系，对信息保存工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。