保险外部管理制度

保险外部管理制度一、总则（一）目的为加强公司与外部机构及个人的合作与管理，规范保险业务相关的外部活动，确保公司运营的合规性、稳定性和高效性，保障公司及客户的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与保险代理机构、保险经纪机构、保险公估机构、兼业代理机构以及其他外部合作伙伴在保险业务拓展、客户服务、理赔处理等方面的合作与管理。同时，也适用于公司与外部监管机构、行业协会等组织的沟通与协调。（三）基本原则1.合规经营原则：严格遵守国家法律法规、保险监管政策以及行业自律规范，确保所有外部合作活动合法合规。2.风险可控原则：对与外部机构及个人合作过程中可能产生的风险进行识别、评估和控制，保障公司业务的稳健发展。3.合作共赢原则：与外部合作伙伴建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同推动保险业务的发展，实现合作各方的利益最大化。4.有效管理原则：建立健全有效的外部管理机制，明确各方职责和权限，加强对合作过程的监督和考核，确保合作目标的实现。二、外部合作机构的选择与准入（一）合作机构的类型及要求1.保险代理机构具有合法有效的营业执照和保险代理业务许可证。具备专业的保险代理团队，团队成员应具备相应的保险从业资格证书。具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录。具备完善的内部管理制度，包括业务流程、财务管理制度、客户服务制度等。有稳定的经营场所和必要的办公设备。2.保险经纪机构符合保险经纪机构设立条件，取得合法有效的营业执照和保险经纪业务许可证。拥有专业的经纪团队，团队成员具备丰富的保险专业知识和市场经验，熟悉各类保险产品和服务。具有较强的风险管理能力和客户服务能力，能够为客户提供全面、专业的保险方案设计和风险管理咨询服务。具备健全的内部管理体系，包括业务操作规范、财务管理制度、客户投诉处理机制等。近三年内无不良经营记录，在行业内具有良好的口碑和信誉。3.保险公估机构经保险监管部门批准设立，具有合法有效的营业执照和保险公估机构许可证。拥有专业的公估人员队伍，公估人员应具备相应的专业资质和丰富的公估经验。具备独立、客观、公正的执业能力，能够按照行业标准和规范开展保险公估业务。建立了完善的质量控制体系和风险管理制度，确保公估报告的真实性、准确性和公正性。近三年内无违规违纪行为，在保险公估领域具有较高的知名度和公信力。4.兼业代理机构依法设立并取得营业执照，经营范围符合兼业代理保险业务的要求。具有与开展保险兼业代理业务相适应的管理部门和专业人员。有固定的营业场所，具备必要的办公设施和条件。近三年内无重大违法违规记录，内部管理规范，财务状况良好。（二）选择与准入流程1.合作需求分析：公司各业务部门根据业务发展需要，提出与外部机构合作的需求，明确合作的业务范围、合作方式、合作期限等。2.合作机构筛选：由公司市场部门或专门的合作管理团队根据合作需求，对潜在的合作机构进行初步筛选。筛选过程中，应收集合作机构的基本信息、经营状况、市场口碑等资料，并进行综合评估。3.尽职调查：对于通过初步筛选的合作机构，由公司风险管理部门牵头，联合法律合规部门、财务部门等相关部门进行尽职调查。尽职调查内容包括合作机构的主体资格、经营资质、财务状况、内部控制、业务能力、市场信誉等方面。4.合作方案制定：根据尽职调查结果，由公司业务部门与合作机构共同商讨制定合作方案。合作方案应明确双方的权利义务、合作内容、业务流程、费用结算方式、保密条款、违约责任等事项。5.审批与签约：合作方案经公司内部审批流程通过后，与合作机构签订合作协议。合作协议应明确双方的合作关系、合作期限、合作终止条件等重要条款，并确保协议内容符合法律法规和公司内部管理制度的要求。6.备案与公示：合作协议签订后，按照保险监管部门的要求，及时将合作机构相关信息进行备案，并在公司内部进行公示，接受员工监督。三、外部合作机构的日常管理（一）沟通与协调机制1.定期会议：建立公司与外部合作机构定期沟通会议制度，原则上每月召开一次。会议由公司相关业务部门负责人主持，合作机构负责人及相关业务人员参加。会议主要内容包括总结上月合作情况、分析存在的问题、商讨解决方案、部署下月工作计划等。2.工作联络：设立专门的工作联络人，负责公司与外部合作机构之间的日常沟通与协调工作。工作联络人应及时传递合作过程中的各类信息，确保双方信息畅通。对于重要事项，应及时向双方负责人汇报，并跟踪处理结果。3.信息共享平台：建立公司与外部合作机构之间的信息共享平台，通过该平台实现业务数据、客户信息、政策法规等相关信息的实时共享。双方应按照平台使用规定，及时准确地录入和更新相关信息，确保信息的真实性、完整性和及时性。（二）业务培训与指导1.培训计划制定：根据外部合作机构的业务需求和公司业务发展要求，制定年度培训计划。培训计划应明确培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等事项。2.培训内容：培训内容包括保险基础知识、公司产品知识、销售技巧、客户服务规范、法律法规等方面。通过培训，提高外部合作机构业务人员的专业素质和业务能力，确保其能够准确、规范地开展保险业务。3.培训方式：培训方式可采用集中培训、线上培训、实地指导等多种形式。集中培训可邀请公司内部专家或外部专业讲师进行授课；线上培训可通过网络学习平台发布培训课程，供合作机构业务人员自主学习；实地指导可安排公司业务骨干到合作机构现场进行业务指导和培训。4.培训效果评估：建立培训效果评估机制，对外部合作机构业务人员的培训效果进行评估。评估方式可采用考试、实际操作、客户反馈等多种形式。对于培训效果不达标的业务人员，应要求其重新参加培训或进行补考，直至达到要求为止。（三）业务监督与考核1.业务监督：公司业务部门负责对外部合作机构的业务开展情况进行日常监督。监督内容包括业务操作合规性、服务质量、销售行为规范、客户投诉处理等方面。对于发现的问题，应及时向合作机构提出整改要求，并跟踪整改落实情况。2.考核指标设定：建立健全外部合作机构考核指标体系，考核指标应涵盖业务指标、服务指标、合规指标等多个方面。业务指标包括保费收入、业务增长速度、市场份额等；服务指标包括客户满意度、理赔时效、投诉处理率等；合规指标包括合规经营情况、内部管理制度执行情况等。3.考核周期与方式：考核周期原则上为每季度一次，考核方式采用定量与定性相结合的方式。定量考核根据设定的考核指标进行数据统计和分析；定性考核通过实地考察、客户反馈、内部评价等方式进行综合评价。4.考核结果应用：根据考核结果，对外部合作机构进行分类管理。对于考核优秀的合作机构，给予表彰和奖励，如增加合作业务量、提供优惠政策等；对于考核不达标或存在严重违规行为的合作机构，采取警告、限期整改、暂停合作、终止合作等措施。四、外部合作机构的费用管理（一）费用类型及标准1.代理费：根据合作机构的业务类型、业务规模、市场竞争情况等因素，制定合理的代理费标准。代理费标准应明确不同业务产品、不同业务渠道的具体收费比例，并在合作协议中予以明确。2.手续费：手续费是指公司向合作机构支付的与业务成交相关的费用。手续费标准应根据业务性质、风险程度、服务质量等因素进行确定，并在合作协议中明确规定。3.其他费用：对于合作过程中产生的其他费用，如培训费用、宣传推广费用、差旅费等，应根据实际发生情况进行核算和支付。其他费用的支付标准和方式应在合作协议或相关补充协议中予以明确。（二）费用结算流程1.费用申请：合作机构在完成业务后，应按照公司规定的格式和要求，及时提交费用申请。费用申请应包括业务明细、费用计算依据、相关证明材料等内容。2.审核审批：公司业务部门对合作机构提交的费用申请进行初审，审核内容包括业务真实性、费用计算准确性、证明材料完整性等方面。初审通过后，提交公司财务部门进行复审。财务部门复审主要对费用的合规性、资金支付安全性等进行审核。复审通过后，报公司相关领导进行审批。3.费用支付：经公司领导审批同意后，财务部门按照合作协议约定的支付方式和时间，及时向合作机构支付费用。费用支付应通过银行转账等正规方式进行，并确保支付信息准确无误。（三）费用监控与审计1.费用监控：公司财务部门定期对外部合作机构的费用支出情况进行监控，分析费用支出的合理性和合规性。对于异常费用支出，应及时与合作机构沟通了解情况，并采取相应的措施进行处理。2.内部审计：公司审计部门定期对外部合作机构的费用管理情况进行内部审计。审计内容包括费用管理制度执行情况、费用结算流程合规性、费用支出真实性等方面。通过内部审计，发现问题及时整改，确保费用管理的规范和透明。五、外部合作机构的风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：公司风险管理部门会同各业务部门，对与外部合作机构合作过程中可能面临的风险进行全面识别。风险识别内容包括市场风险、信用风险、操作风险、合规风险、声誉风险等方面。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估。评估风险发生的可能性和影响程度，并根据评估结果确定风险等级。对于高风险事项，应制定专门的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时调整合作策略和业务布局，以降低市场波动对公司业务的影响。同时，与合作机构共同建立市场风险预警机制，及时发现和应对市场风险。2.信用风险应对：在选择合作机构时，严格进行信用评估和尽职调查，确保合作机构具有良好的信用状况。加强对合作机构的日常信用监控，定期评估其信用风险变化情况。对于信用状况恶化的合作机构，及时采取措施，如暂停合作、要求提供担保等，以降低信用风险。3.操作风险应对：建立健全与外部合作机构的业务操作规范和流程，加强对合作过程的监督和管理。要求合作机构严格按照操作规程开展业务，定期对其业务操作进行检查和评估。同时，加强员工培训，提高员工风险意识和操作技能，防止因操作失误引发风险。4.合规风险应对：加强对国家法律法规、保险监管政策以及行业自律规范的学习和研究，确保公司与外部合作机构的合作活动合法合规。定期对合作机构进行合规检查，及时发现和纠正违规行为。同时，加强与监管机构的沟通与协调，及时了解监管要求的变化，确保公司经营活动始终符合监管要求。5.声誉风险应对：注重与外部合作机构的沟通与协调，加强对合作机构的管理和监督，确保其提供优质的产品和服务。建立健全客户投诉处理机制，及时、妥善处理客户投诉，维护公司良好的声誉。同时，加强对公司品牌形象的宣传和维护，提高公司的社会知名度和美誉度。（三）应急管理1.应急预案制定：针对可能出现的重大风险事件，制定应急预案。应急预案应明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急演练：定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高公司及合作机构应对突发事件的能力。应急演练应包括模拟演练、实战演练等多种形式，并对应急演练效果进行评估和总结。3.应急处置：一旦发生重大风险事件，应立即启动应急预案，按照应急响应程序进行处置。在应急处置过程中，要及时向上级领导和相关部门报告事件情况，采取有效措施控制风险蔓延，减少损失，并做好后续的恢复和重建工作。六、保密管理（一）保密范围1.公司商业秘密：包括公司的业务信息、客户信息、财务信息、技术信息、经营策略等方面的秘密事项。2.合作机构商业秘密：在合作过程中，涉及到合作机构的商业秘密，如业务数据、客户资源、内部管理制度等，公司应予以保密。3.其他保密信息：根据法律法规规定或合作协议约定，需要保密的其他信息。（二）保密措施1.签订保密协议：公司与外部合作机构签订保密协议，明确双方的保密义务、保密范围、保密期限、违约责任等事项。保密协议应作为合作协议的重要组成部分，具有法律效力。2.加强人员管理：对涉及接触公司及合作机构保密信息的员工和合作机构业务人员进行保密培训，提高其保密意识和保密技能。要求员工和业务人员签订保密承诺书，严格遵守保密制度。3.完善保密制度：建立健全公司内部保密制度，明确保密工作流程、保密管理职责、保密监督检查等方面的规定。加强对办公场所、信息系统、文件资料等方面的保密管理，防止保密信息泄露。4.技术防范措施：采用先进的技术手段，对涉及保密信息的计算机系统、网络设备、存储介质等进行加密处理，防止信息被非法获取和篡改。同时，加强对信息系统的安全防护，定期进行安全检查和漏洞修复。（三）保密监督与检查1.定期检查：公司保密管理部门定期对保密制度执行情况进行检查，检查内容包括保密协议签订情况、人员保密培训情况、保密措施落实情况等方面。对于发现的问题，及时提出整改要求，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查：公司保密管理部门不定期对涉及保密信息的重点部门、重点岗位进行抽查，检查保密工作的实际执行情况。对于抽查中发现的违规行为，