保管质量管理制度

保管质量管理制度一、总则（一）目的为了加强公司保管工作的质量管理，确保物资的安全、完整和有效，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及物资保管的部门和岗位，包括但不限于仓库、存储设施等相关工作人员。（三）基本原则1.准确性原则：确保保管物资的数量准确、质量完好、信息记录真实可靠。2.安全性原则：采取必要措施保障物资不受损坏、丢失、变质等，预防各类安全事故。3.高效性原则：优化保管流程，提高物资出入库效率，减少库存积压，降低运营成本。4.责任明确原则：明确各岗位在保管质量方面的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、保管人员职责（一）仓库管理员1.负责仓库物资的验收入库、存储保管、发放出库等日常操作。严格按照验收标准对入库物资进行检验，确保数量和质量符合要求。2.定期对仓库物资进行盘点，做到账实相符。及时记录物资的出入库情况，保证库存账目清晰准确。3.负责仓库的日常清洁和维护工作，保持仓库环境整洁、通风良好，确保物资存储条件适宜。4.对库存物资进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。遵循先进先出原则，防止物资过期积压。5.协助相关部门处理物资的报废、报损等工作，提供准确的库存信息。（二）存储设施维护人员1.负责公司各类存储设施（如货架、货柜、仓储设备等）的日常巡检和维护保养。定期检查设施的结构完整性、稳定性及安全性，及时发现并排除潜在隐患。2.根据设施的使用情况和磨损程度，制定合理的维护计划和维修方案。及时进行维修和更换损坏的部件，确保设施正常运行。3.对存储设施进行定期清洁和保养，防止灰尘、污垢等影响设施性能和物资存储质量。4.协助仓库管理员优化存储布局，根据物资特性和使用频率合理安排存储空间，提高仓库空间利用率。（三）质量检验人员1.制定和执行物资质量检验标准和流程，对入库物资进行严格的质量检验。确保入库物资符合公司规定的质量要求和采购合同标准。2.对库存物资进行定期质量抽检，及时发现质量变化情况。如发现物资质量问题，应及时通知相关部门并采取相应措施，防止不合格物资流入生产或销售环节。3.协助处理物资质量纠纷，提供准确的质量检验报告和数据支持。参与对供应商提供物资质量的评估和反馈工作。（四）保管部门主管1.负责保管部门的整体管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。合理安排人员岗位，明确各岗位职责和工作流程。2.监督保管人员的工作执行情况，确保各项保管工作符合制度要求和质量标准。定期对部门工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。3.与其他部门保持密切沟通协调，及时了解物资需求和使用情况，保障物资供应的及时性和准确性。4.组织开展保管人员的培训和考核工作，提高保管人员的业务能力和质量意识。对表现优秀的员工进行表彰和奖励，对违反制度的行为进行纠正和处理。三、物资验收入库管理（一）验收准备1.仓库管理员在物资到货前，应根据采购合同、送货单等相关文件，核对物资的名称、规格、型号、数量、交货时间等信息，确保与要求一致。2.清理验收场地，准备好必要的验收工具和设备，如量具、检验仪器等。（二）质量验收1.质量检验人员按照既定的质量检验标准，对物资的外观、性能、规格等进行检验。对于需要进行理化检验或功能测试的物资，应采用相应的检验方法进行检测。2.对于重要物资或质量要求较高的物资，可邀请专业技术人员或相关部门人员共同参与验收。3.验收合格的物资，质量检验人员应在送货单或验收报告上签字确认；验收不合格的物资，应详细记录不合格情况，并及时通知采购部门与供应商协商处理。（三）数量验收1.仓库管理员依据送货单和采购合同，对物资的数量进行核对。可采用点数、称重、量尺等方法进行数量验收。2.若发现数量不符，应及时与送货人员沟通确认，并在送货单上注明实际收货数量及差异情况。对于短缺物资，应要求供应商及时补货。（四）入库手续办理1.验收合格的物资，仓库管理员应及时办理入库手续。填写入库单，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并签字确认。2.将入库单分别送至财务部门、采购部门等相关部门，作为核算和对账的依据。3.按照物资的类别和存储要求，将物资搬运至指定的仓库区域进行存放，并做好标识。四、物资存储保管管理（一）存储环境要求1.根据物资的特性，合理规划仓库的存储区域，划分不同的存储类别，如常温区、恒温区、冷藏区、危险品区等。确保各类物资在适宜的环境条件下存储。2.对有特殊存储要求的物资，如易燃易爆、易腐蚀、易受潮、易氧化等物资，应设置专门的存储设施和防护措施。例如，危险品应存放在符合安全标准的专用仓库，并有明显的警示标识；易受潮物资应存放在干燥通风的区域，并采取防潮措施。3.定期监测仓库的温湿度、通风状况等环境参数，确保存储环境符合物资保管要求。对于温湿度敏感物资，应配备温湿度调节设备，及时调整环境条件。（二）物资摆放与标识1.物资应按照分类、分区的原则进行摆放，遵循先进先出、轻重有序的规则。同类物资应集中存放，不同规格、型号的物资应分开标识，便于查找和管理。2.在物资存放位置设置明显的标识牌，注明物资的名称、规格、型号、数量、批次等信息。标识应清晰、准确、不易褪色，确保仓库管理人员和其他相关人员能够快速识别物资。3.对于贵重物资、关键零部件等，应设置专门的存储区域，并采取额外的防护措施，如加锁、设置监控等。（三）库存盘点1.仓库管理员应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。2.盘点前，仓库管理员应整理好库存账目，核对物资的出入库记录，确保账目准确无误。同时，准备好盘点所需的工具和表格。3.盘点过程中，应逐一对物资进行清点，记录实际数量，并与库存账目进行核对。如发现账实不符，应及时查找原因，记录差异情况，并填写盘点差异报告。4.盘点结束后，仓库管理员应根据盘点结果编制盘点报告，详细说明盘点情况、差异原因及处理建议。将盘点报告提交给保管部门主管和财务部门审核。5.对于盘盈或盘亏的物资，应按照公司规定的审批流程进行处理。属于正常损耗的物资，经批准后调整库存账目；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（四）库存预警1.根据物资的采购周期、消耗速度、安全库存等因素，设定合理的库存预警指标。当库存数量接近或低于预警值时，仓库管理员应及时发出预警信号。2.库存预警方式可采用系统提示、邮件通知、报表提醒等多种形式，确保相关部门和人员能够及时了解库存动态。3.相关部门收到库存预警后，应及时分析原因，采取相应措施进行处理。如采购部门及时安排采购计划，生产部门合理调整生产进度，以避免物资短缺或积压。五、物资发放出库管理（一）发放申请1.各部门因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，详细注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.对于贵重物资、限量发放物资或有特殊审批要求的物资，领用申请表还需经相关领导批准后方可生效。（二）发放审核1.仓库管理员收到物资领用申请表后，应首先核对申请表的填写内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。2.审核物资库存情况，确保有足够的库存可供发放。如库存不足，应及时与申请部门沟通协调，说明情况，并告知预计到货时间。3.如申请物资属于超预算领用或不符合领用规定的情况，仓库管理员应拒绝发放，并向申请部门解释原因，同时将情况反馈给保管部门主管。（三）物资发放1.经审核通过的物资领用申请表，仓库管理员按照申请表上的要求进行物资发放。发放时应仔细核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保发放物资与申请一致。2.物资发放后，仓库管理员应在物资领用申请表上签字确认，并更新库存账目。同时，在实物上做好发放标记，如标记发放日期、领用部门等。3.将物资领用申请表分别送至财务部门和相关部门留存，作为核算成本和物资使用情况的依据。（四）特殊情况处理1.对于紧急情况下的物资领用，申请部门可先口头通知仓库管理员，但事后应及时补办物资领用申请表和审批手续。2.如因生产急需等原因，需领用未办理入库手续的物资，仓库管理员应在确保物资质量和数量的前提下，先办理借用手续，并要求申请部门尽快补齐入库手续。六、物资报废与报损管理（一）报废与报损鉴定1.仓库管理员在日常工作中发现物资有损坏、变质、过期等情况，或因业务调整等原因导致物资不再使用时，应及时填写物资报废/报损申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、损坏情况、报废/报损原因等信息。2.保管部门主管组织质量检验人员、技术人员等相关人员对申请报废/报损的物资进行鉴定，根据物资的实际情况判断是否符合报废/报损条件。3.对于价值较高或涉及关键技术的物资报废/报损，应邀请外部专家或相关权威机构进行鉴定，确保鉴定结果准确可靠。（二）审批流程1.物资报废/报损申请表经鉴定通过后，按照公司规定的审批流程进行审批。一般需经部门负责人、财务部门、分管领导等逐级审批。2.审批通过后的物资报废/报损申请表交回仓库管理员，作为办理报废/报损手续的依据。（三）报废与报损处理1.仓库管理员根据审批通过的物资报废/报损申请表，对报废/报损物资进行清理和登记。记录报废/报损物资的名称、规格、型号、数量、处理方式等信息。2.对于报废物资，如有回收价值，应按照公司规定的程序进行回收处理，如出售给废品回收公司等。回收款项应及时入账。3.对于报损物资，可根据实际情况进行维修、拆解利用或丢弃处理。如进行丢弃处理，应按照环保要求进行妥善处置，防止对环境造成污染。4.物资报废/报损处理完毕后，仓库管理员应及时更新库存账目，确保库存信息准确。七、保管质量监督与考核（一）内部监督1.保管部门主管定期对保管人员的工作进行检查，包括物资验收、存储保管、发放出库、盘点等环节。检查工作执行情况是否符合制度要求，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门不定期对保管工作进行审计，审查保管质量管理制度的执行情况、物资库存管理情况、财务核算情况等。对于审计发现的问题，提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受供应商、客户等外部相关方对公司保管工作的监督和反馈。对于外部反馈的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关方。2.关注行业动态和相关法律法规政策的变化，确保公司保管工作符合最新要求。积极参加行业培训和交流活动，学习先进的保管管理经验，不断提升公司保管质量水平。（三）考核机制1.建立保管人员考核制度，对保管人员的工作表现、业务能力、质量意识等方面进行综合考核。考核指标包括物资验收准确率、库存账目准确率、物资盘点差异率、物资保管完好率、客户满意度等。2.考核周期为月度考核与年度考核相结合。月度考核由保管部