保管记录管理制度

保管记录管理制度一、总则（一）目的为了加强公司保管记录的管理，确保保管记录的真实、准确、完整和安全，规范保管工作流程，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及保管记录的部门和人员，包括但不限于仓库保管、文件保管、资产保管等相关岗位。（三）基本原则1.真实性原则：保管记录应如实反映保管物品或信息的实际情况，不得虚假记录。2.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、信息等应清晰、明确，避免模糊或歧义。3.完整性原则：涵盖保管过程中的各个环节，包括出入库记录、库存盘点记录、损坏记录等，确保无遗漏。4.及时性原则：在业务发生后及时进行记录，不得拖延，保证记录与实际情况同步。5.安全性原则：采取必要的措施确保保管记录的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。二、保管记录的分类与内容（一）仓库保管记录1.物资入库记录物资名称：详细记录所保管物资的具体名称，如原材料、零部件、成品等。规格型号：明确物资的规格和型号，以便准确区分不同批次和种类的物资。供应商：记录物资的供应来源，包括供应商名称、联系方式等。入库日期：精确到物资实际入库的年月日时分。入库数量：记录实际入库的物资数量。入库单号：为每一笔入库业务生成唯一的单号，便于查询和追溯。验收情况：填写物资的验收结果，如合格、不合格及相关备注信息。2.物资出库记录物资名称：同入库记录中的物资名称。规格型号：与入库时一致。领用部门：注明物资的领用部门名称。出库日期：记录物资实际出库的年月日时分。出库数量：准确记录出库的物资数量。出库单号：为每笔出库业务的唯一标识。用途：说明物资的使用用途。3.库存盘点记录盘点日期：明确盘点的具体时间。仓库区域：划分仓库不同的区域，如A区、B区等，记录盘点所在区域。物资名称：盘点的物资名称。规格型号：物资规格型号。实际库存数量：盘点时实际清点的物资数量。账面库存数量：根据保管记录账面上应有的物资数量。差异数量：实际库存与账面库存的差值，注明盘盈或盘亏情况。差异原因：对差异产生的原因进行简要分析和说明。（二）文件保管记录1.文件接收记录文件名称：记录文件的具体标题或主题。文件编号：为文件赋予的唯一编号，便于识别和查找。来文单位：文件的发出单位名称。接收日期：文件实际接收的年月日。接收人：负责接收文件的人员姓名。2.文件借阅记录文件名称：被借阅文件的名称。文件编号：同接收记录中的编号。借阅部门：借阅文件的部门名称。借阅人：具体借阅文件的人员姓名。借阅日期：开始借阅的年月日。归还日期：文件实际归还的年月日，如未归还需注明未归还原因。3.文件销毁记录文件名称：拟销毁文件的名称。文件编号：文件编号。销毁原因：说明文件需要销毁的理由，如文件过期、不再使用等。销毁日期：实际进行销毁操作的年月日。销毁方式：如粉碎、焚烧等具体销毁方式。监销人：负责监督文件销毁过程的人员姓名。（三）资产保管记录1.固定资产购置记录资产名称：固定资产的具体名称，如电脑、办公桌椅、生产设备等。规格型号：资产的详细规格和型号。购置日期：资产购买的年月日。购置金额：记录购买资产所花费的金额。供应商：提供资产的供应商名称。资产编号：为每一项固定资产编制的唯一编号。2.固定资产折旧记录资产编号：固定资产的编号。资产名称：资产名称。折旧期间：明确折旧计算的时间段，如月、季、年等。折旧方法：采用的折旧方法，如直线法、双倍余额递减法等。折旧金额：该期间计算得出的折旧金额。3.固定资产处置记录资产编号：资产编号。资产名称：资产名称。处置日期：资产进行处置的年月日。处置方式：如出售、报废、捐赠等。处置收入：处置资产所获得的收入（如有）。处置原因：说明资产处置的缘由。三、保管记录的建立与填写（一）记录建立1.各保管岗位人员应根据实际业务开展情况，及时建立相应的保管记录。如仓库保管人员在物资入库、出库业务发生后，应立即着手建立入库记录和出库记录。2.文件保管人员在接收、借阅、销毁文件时，同步建立对应的记录文件。资产保管人员在固定资产购置、折旧、处置等业务发生后，及时构建相关记录。3.记录应使用专门的账本、表格或电子文档进行存储，确保记录的系统性和规范性。（二）填写要求1.记录内容应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔填写。2.对于数字的填写，要准确无误，不得随意涂改。如需修改，应在原错误数字上划一条横线，在其上方填写正确数字，并加盖修改人印章或签字确认。3.填写记录的人员应确保所填信息与实际业务一致，不得编造或篡改记录内容。如有疑问，应及时核实业务情况后再进行填写。4.对于一些需要说明的事项或备注信息，应在相应的栏目内简洁明了地填写，不得留白或故意省略重要信息。四、保管记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质记录存储仓库保管记录中的入库单、出库单、库存盘点表等纸质文档应分类整理，存放在专门的文件柜中。按照时间顺序排列，以便于查找和查阅。文件保管记录的纸质文件，如接收记录、借阅记录、销毁记录等，根据文件类型和时间进行归档，存放在文件档案室的相应位置。资产保管记录的纸质资料，如固定资产购置发票、折旧计算表、处置审批文件等，应按照资产类别和时间顺序装订成册，妥善保管。2.电子记录存储利用公司内部的电子文档管理系统或数据库，建立保管记录的电子档案库。将仓库保管记录、文件保管记录、资产保管记录等电子数据进行分类存储，设置合理的文件夹结构和文件名规则，便于快速检索和调用。定期对电子记录进行备份，备份存储介质可以是外部硬盘、光盘或云存储等。备份频率可根据实际情况确定，但至少每月进行一次全量备份，重要数据可增加备份次数。（二）保管环境1.纸质记录保管环境文件柜应放置在干燥、通风良好的房间内，避免阳光直射和潮湿环境，防止纸质记录发霉、褪色、变形等。保持文件档案室的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止虫害、鼠害对记录造成损坏。对重要的纸质记录，可采取防潮、防虫、防火等保护措施，如使用密封袋封装、放置驱虫药、配备灭火器等。2.电子记录保管环境服务器应具备稳定的运行环境，配备不间断电源（UPS），防止突然断电导致数据丢失。控制电子记录存储设备的温度和湿度，一般温度保持在18℃27℃，湿度控制在40%60%。安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期更新病毒库和系统补丁，防止电子记录受到网络攻击和病毒感染。对电子记录的访问权限进行严格设置，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据，防止数据泄露。（三）保管期限1.仓库保管记录物资入库记录、出库记录应至少保存5年，以便于追溯物资的流向和库存变动情况。库存盘点记录应长期保存，作为分析库存管理状况、发现问题和改进措施的重要依据。2.文件保管记录文件接收记录、借阅记录应保存至文件的有效期限届满后2年。对于一些具有长期参考价值的文件记录，可适当延长保存期限，但至少保存10年。文件销毁记录应永久保存，以备日后查询和审计。3.资产保管记录固定资产购置记录、折旧记录应保存至固定资产处置后5年。固定资产处置记录应长期保存，作为资产变动和财务管理的重要凭证。五、保管记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅保管记录，应按照规定的审批流程进行申请。一般情况下，本部门人员查阅本部门相关的保管记录，由部门负责人审批；跨部门查阅保管记录，需经查阅部门负责人和被查阅记录所在部门负责人共同审批。2.涉及重要文件、机密资产等保管记录的查阅，除上述审批外，还需经公司分管领导批准。3.外部单位（如审计机构、税务部门等）因审计、检查等工作需要查阅公司保管记录，必须持有合法有效的证明文件，并经公司总经理批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《保管记录查阅申请表》，详细说明查阅的记录类型、时间段、查阅目的等信息。2.将申请表提交给相应的审批人进行审批，审批通过后，申请表交至保管记录的保管部门。3.保管部门根据申请表，提供相应的保管记录供查阅人查阅。查阅人应在指定地点查阅，不得擅自将记录带出保管场所。如需复印或摘录相关内容，应事先征得保管部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人应在《保管记录查阅登记表》上签字确认，将查阅的记录归还保管部门。（三）使用规定1.查阅人只能将保管记录用于申请审批时注明的查阅目的，不得擅自将记录用于其他用途或泄露给无关人员。2.如需对保管记录进行摘录、复印等操作，摘录内容应准确无误，复印应清晰完整，并注明摘录或复印的日期、用途及经手人等信息。3.在查阅保管记录过程中，如发现记录存在问题或疑问，应及时向保管部门反馈，不得擅自修改或隐瞒。六、保管记录的变更与修正（一）变更情形1.保管记录所涉及的业务信息发生变化，如物资的规格型号调整、文件的修订、资产的使用部门变更等。2.记录填写错误或存在遗漏，需要进行更正和补充。3.根据公司管理要求或业务流程的调整，对保管记录的格式、内容、保管期限等进行变更。（二）变更流程1.由相关业务部门或人员提出保管记录变更申请，说明变更的原因、内容及涉及的记录范围。2.将变更申请提交至保管记录的保管部门进行审核，审核通过后，保管部门对相应的保管记录进行修改。3.对于电子记录的变更，在修改完成后应及时更新备份数据，确保数据的一致性和完整性。对于纸质记录的变更，应在原记录上进行正确修改，并加盖修改人印章或签字确认，同时注明修改日期。4.保管记录变更后，应将变更情况通知相关部门和人员，确保信息的及时传递和共享。七、保管记录的盘点与核对（一）盘点安排1.仓库保管记录的盘点应定期进行，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时，应由仓库保管人员会同财务部门人员共同进行，确保账实相符。2.文件保管记录的盘点可结合公司内部的文件清查工作进行，每年至少开展一次。由文件保管部门负责组织，对文件的数量、完整性、准确性等进行全面盘点。3.资产保管记录的盘点每年进行一次，由资产保管部门牵头，联合财务、使用部门等相关人员，对固定资产的数量、状态、折旧情况等进行实地盘点和核对。（二）核对内容1.保管记录与实际保管物品或信息进行核对，检查记录是否准确反映实际情况。如仓库库存记录与实际库存物资的数量、规格、状态等是否一致；文件记录中的文件数量、版本与实际文件是否相符；资产记录中的资产数量、使用情况与实际资产是否匹配。2.不同保管记录之间进行相互核对，确保数据的一致性。例如，仓库的出入库记录与库存盘点记录之间的数据勾稽关系是否正确；固定资产购置记录与折旧记录、处置记录之间的逻辑关系是否合理。3.保管记录与相关业务凭证进行核对，如仓库入库单与供应商送货单、发票进行核对；文件接收记录与来文单位的发文记录进行核对；资产购置记录与采购合同、发票进行核对等。（三）差异处理1.盘点和核对过程中如发现保管记录与实际情况存在差异，应及时查明原因，并填写《保管记录差异报告》。2.针对差异原因，采取相应的处理措施。如因记录填写错误导致的差异，应及时更正保管记录；因物资丢失、损坏等原因造成的差异，应按照公司相关规定进行处理，如查明责任、进行赔偿等，并调整保管记录。3.将差异处理情况进行记录，并跟踪处理结果，确保保管记录与实际情况始终保持一致。八、保管记录的安全与保密（一）安全措施1.加强保管场所的安全保卫工作，安装监控设备、门禁系统等，防止未经授权的人员进入保管区域。2.对保管记录的存储介质进行妥善保管，防止丢失、被盗或损坏。如纸质记录应存放在有锁的文件柜中，电子记录应设置安全的存储位置，并采取加密等安全措施。3.在保管记录的传递过程中，如通过邮寄、专人送达等