保管数量管理制度

保管数量管理制度总则目的为了加强公司保管数量管理，确保物资的安全、完整，规范物资保管流程，提高物资使用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有物资的保管数量管理，包括原材料、半成品、成品、办公用品、设备及备品备件等。基本原则1.账实相符原则：物资保管数量应与账目记录一致，定期进行盘点核对，确保账实相符。2.安全第一原则：采取必要的安全措施，保障物资不受损坏、丢失、变质等，确保物资安全。3.分类管理原则：根据物资的类别、特性、用途等进行分类保管，便于管理和查找。4.先进先出原则：物资发放应按照先进先出的原则进行，避免物资积压过期。保管职责保管人员职责1.负责所管物资的验收入库、保管、发放等工作，确保物资数量准确、质量完好。2.建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况，做到账目清晰、准确。3.定期对保管物资进行盘点，编制盘点报表，及时发现和处理账实不符等问题。4.对库存物资的安全负责，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保物资安全。5.严格执行物资保管制度和操作规程，不得擅自更改物资保管方式和流程。6.协助相关部门做好物资的清查、核对等工作，提供准确的物资数量信息。部门负责人职责1.负责本部门物资保管数量管理工作的监督和指导。2.协调解决保管数量管理工作中出现的问题，确保物资保管工作顺利进行。3.对本部门保管的物资数量准确性、安全性负责，定期检查保管工作情况。财务部门职责1.负责制定物资保管数量管理的财务核算制度，规范物资出入库的财务处理。2.监督物资保管数量管理工作中的财务收支情况，确保财务数据准确。3.参与物资盘点工作，对盘点结果进行财务审核和分析。物资验收入库入库流程1.采购部门在物资到货前，应及时通知保管人员做好接收准备。2.物资到货时，保管人员应会同采购人员、质量检验人员等共同对物资进行验收。3.验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量等，核对物资的送货单、发票等凭证。4.对验收合格的物资，保管人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续，填写入库单。5.入库单应注明物资的名称、规格、型号、数量、入库日期、供应商等信息，一式多联，分别由保管人员、采购部门、财务部门等留存。6.对验收不合格的物资，保管人员应及时通知采购部门与供应商联系处理，不得办理入库手续。入库数量核对1.保管人员应按照送货单和发票等凭证，认真核对物资的实际入库数量，确保数量准确无误。2.如发现入库数量与送货单或发票不符，保管人员应及时与采购人员或供应商沟通核实，查明原因。3.对于数量短缺的物资，应要求供应商补足或协商解决；对于数量多余的物资，应及时办理退库手续或与采购部门协商处理。入库记录1.保管人员应建立物资保管台账，对入库物资进行详细记录。2.保管台账应包括物资的名称、规格、型号、入库日期、入库单号、供应商、数量、存放位置等信息。3.保管人员应及时更新保管台账，确保账目的及时性和准确性。物资保管保管方式1.根据物资的特性和用途，选择合适的保管方式，如货架存放、地面堆放、密封保管等。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关规定进行特殊保管，设置专门的存放区域，并采取相应的安全防护措施。3.对贵重物资、精密设备等应进行单独保管，设置专人负责，加强安全防范。存放位置规划1.按照物资的类别和使用频率，合理规划物资的存放位置，设置明显的标识牌。2.存放位置应便于物资的出入库和盘点，避免物资的交叉存放和混乱摆放。3.定期对物资存放位置进行调整，确保物资存放合理、有序。保管环境要求1.保持仓库内的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止物资受到污染。2.根据物资的特性，控制仓库内的温度、湿度等环境条件，确保物资质量不受影响。3.做好仓库的通风换气工作，保持空气流通，防止物资受潮、发霉等。物资标识1.对库存物资应设置明显的标识牌，标明物资的名称、规格、型号、数量、入库日期、保质期等信息。2.标识牌应清晰、准确、牢固，便于识别和查找。3.对于有保质期要求的物资，应在标识牌上注明保质期，并在临近保质期时进行提醒。物资发放发放流程1.使用部门根据工作需要，填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.物资领用申请表经部门负责人审核签字后，交保管人员办理发放手续。3.保管人员根据物资领用申请表，核对库存物资数量，如库存充足，应及时发放物资，并在物资领用申请表上签字确认。4.保管人员发放物资后，应在保管台账上记录物资的发放日期、领用部门、领用数量等信息，并更新库存数量。5.如库存物资不足，保管人员应及时通知采购部门补货，并告知使用部门物资到货时间。发放数量控制1.保管人员应严格按照物资领用申请表上的数量发放物资，不得擅自多发或少发。2.对于贵重物资、限量物资等，应严格控制发放数量，实行审批制度。3.在发放物资时，如发现物资质量问题或其他异常情况，应及时停止发放，并报告相关部门处理。发放记录1.保管人员应建立物资发放记录台账，对物资的发放情况进行详细记录。2.物资发放记录台账应包括物资的名称、规格、型号、发放日期、领用部门、领用数量、领用单号等信息。3.物资发放记录台账应与保管台账相互核对，确保账账相符。物资盘点盘点计划1.财务部门负责制定年度物资盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等。2.年度物资盘点计划应报公司管理层审批后实施。3.根据实际情况，可定期或不定期进行物资盘点，确保物资账实相符。盘点实施1.成立盘点小组，负责具体的盘点工作。盘点小组应由保管人员、财务人员、使用部门人员等组成。2.盘点前，盘点小组应对盘点人员进行培训，明确盘点方法、流程和要求。3.盘点人员应按照规定的盘点方法和流程，对库存物资进行逐一清点，记录实际数量。4.在盘点过程中，如发现账实不符等问题，应及时记录，并进行核实和处理。盘点结果处理1.盘点结束后，盘点小组应编制盘点报表，详细记录盘点结果，包括物资的名称、规格、型号、账存数量、实存数量、盘盈盘亏数量及原因等。2.对盘盈盘亏的物资，应查明原因，提出处理意见，报公司管理层审批后进行处理。3.根据盘点结果，调整保管台账和财务账目，确保账实相符。库存预警预警指标设定1.财务部门会同保管部门根据物资的采购周期、消耗速度、安全库存等因素，设定库存预警指标。2.库存预警指标包括最高库存、最低库存、安全库存等。3.最高库存是指某类物资允许存储的最大数量，超过最高库存应及时停止采购；最低库存是指某类物资库存数量达到的下限，低于最低库存应及时补货；安全库存是指为应对突发情况而设定的物资储备数量。预警信息发布1.保管人员应定期对库存物资进行检查，当库存数量达到或接近预警指标时，及时向相关部门发布预警信息。2.预警信息可通过邮件、短信、内部通知等方式发布，告知采购部门、使用部门等相关人员。3.采购部门收到预警信息后，应及时安排采购计划，确保物资供应；使用部门收到预警信息后，应合理安排物资使用，避免浪费。预警处理跟踪1.相关部门在收到预警信息后，应及时采取措施进行处理，并将处理情况反馈给保管人员。2.保管人员应跟踪预警处理情况，确保库存数量恢复到正常水平。3.定期对库存预警情况进行分析总结，评估预警指标的合理性，根据实际情况进行调整。废旧物资管理废旧物资界定1.明确废旧物资的范围，包括已损坏无法使用的物资、已淘汰的设备及备品备件、剩余边角料等。2.对废旧物资进行分类管理，便于后续的处理和回收。废旧物资处置流程1.使用部门发现废旧物资后，填写废旧物资处置申请表，注明废旧物资的名称、规格、型号、数量、产生原因等信息。2.废旧物资处置申请表经部门负责人审核签字后，交保管部门核实。3.保管部门核实废旧物资的数量和状态后，报公司管理层审批。4.根据公司管理层的审批意见，由保管部门组织废旧物资的处置工作。对于有利用价值的废旧物资，可进行修复后重新利用；对于无利用价值的废旧物资，可选择合适的方式进行处理，如出售给废品回收公司等。5.废旧物资处置完成后，保管部门应及时在保管台账上记录废旧物资的处置情况，并更新库存信息。废旧物资回收管理1.对出售给废品回收公司等的废旧物资，应与回收公司签订回收协议，明确回收价格、回收方式等条款。2.保管人员应监督废旧物资的回收过程，确保回收数量和质量符合协议要求。3.回收的废旧物资款项应及时足额入账，纳入公司财务管理。奖惩制度奖励1.对在保管数量管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。3.表现突出的情况包括严格执行保管制度，确保物资安全、完整；积极提出合理化建议，提高物资使用效率；在物资盘点等工作中成绩显著等。惩罚1.对违反保管数量管理制度的部门和个人，给予批评教育