保管发票管理制度

保管发票管理制度一、总则（一）目的为加强公司发票的保管与使用管理，确保发票的安全、完整，规范发票开具与使用行为，避免因发票管理不善给公司带来税务风险和经济损失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及发票业务活动中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及发票管理相关规定，确保发票管理工作合法合规。2.准确性原则：发票的开具、取得、保管等环节信息准确无误，保证财务数据的真实性和完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障发票的存放安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。4.及时性原则：及时开具、取得与业务相关的发票，及时进行发票的传递、入账及保管工作，避免因发票延误导致的税务问题或其他不良影响。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或者发生应税行为时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.纸质普通发票：用于公司向小规模纳税人销售货物、提供应税劳务或者发生应税行为，以及公司在其他不需要开具专用发票的业务场景下开具给客户的发票。2.电子普通发票：与纸质普通发票具有同等法律效力，具有便捷、环保等特点，适用于电商业务、电信服务、金融保险等行业，根据客户需求可提供电子普通发票。（三）机动车销售统一发票公司销售机动车时开具的发票，是购买方办理车辆注册登记的重要凭证。（四）其他发票根据公司实际经营业务，涉及到的如通用机打发票、定额发票等其他种类发票，按照相关规定妥善使用与管理。三、发票的开具（一）开具要求1.业务部门在签订销售合同或提供服务协议时，应明确约定发票开具的类型、内容、税率、开票时间等相关事项。确保财务部门能够准确及时地开具发票。对于需要开具增值税专用发票的客户，业务部门应提前收集并审核客户的开票信息，包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，确保信息准确无误。2.财务部门负责发票的开具工作。开票人员应严格按照税收法律法规及公司规定进行操作。在开具发票前，仔细核对业务内容、金额、税率等信息与实际业务相符，确保发票内容真实、完整、准确。发票开具应按照规定的格式和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖公司发票专用章。不得虚开发票，不得开具与实际经营业务不符的发票。3.对于增值税专用发票的开具，应在规定的纳税申报期内进行抄报税操作。每月初，开票人员应及时抄报上月已开具发票的信息，确保税务系统数据准确，避免因未及时抄报税导致发票无法正常开具或产生税务风险。（二）开具流程1.业务部门提交开票申请：业务人员根据实际业务完成情况，填写《发票开具申请表》，详细注明客户名称、纳税人识别号、业务内容、金额、开票类型（专用发票或普通发票）等信息，并提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对开票申请进行审核，重点审核业务的真实性、开票信息的准确性以及是否符合公司相关政策规定。审核通过后，在申请表上签字确认。3.财务部门审核：财务人员收到经业务部门审核后的开票申请，对开票金额的准确性、相关业务的财务确认情况以及发票开具的合规性等进行审核。审核无误后，安排开票人员开具发票。4.发票开具：开票人员依据审核通过的开票申请，在开票系统中准确录入各项信息，打印发票，并加盖发票专用章。对于增值税专用发票，应在发票联和抵扣联加盖发票专用章；对于增值税普通发票，应在发票联加盖发票专用章。5.发票交付：开票人员将开具好的发票及时交付给业务人员，由业务人员负责转交给客户。对于增值税专用发票，一般应通过邮寄或专人送达的方式确保客户及时收到，并要求客户在送达回执上签字确认。对于电子发票，开票人员应及时将发票信息发送给客户指定的邮箱或告知客户获取电子发票的方式。（三）作废与红冲1.当月开具的发票，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，且不符合发票作废条件的，应当按照国家税务总局的规定开具红字增值税专用发票。开具红字发票前，业务部门应填写《红字发票开具申请表》，说明开具红字发票的原因及对应的蓝字发票信息。财务部门审核通过后，开票人员在开票系统中按照规定流程开具红字发票。2.对于普通发票的作废，应收回原发票全部联次，并注明“作废”字样。在开票系统中进行作废操作，确保发票电子信息与纸质信息一致。作废发票应妥善保管，以备税务机关检查。3.跨月发票不得直接作废。如发生需要调整销售业务的情况，应按照开具红字发票的规定进行处理。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受劳务或者服务等业务活动中，应当主动向销售方索取发票。取得的发票应符合国家税收法律法规及发票管理规定，发票内容应真实、完整、准确，包括但不限于发票名称、发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。2.对于增值税专用发票，应确保取得的发票在规定的认证期限内进行认证。自发票开具之日起360日内，通过增值税发票综合服务平台进行认证，以确认发票的真实性和可抵扣性。未经认证或超过认证期限的增值税专用发票，不得作为进项税额抵扣凭证。（二）取得流程1.业务人员在办理采购业务或接受服务时，应向销售方索取发票。对于增值税专用发票，业务人员应及时将取得的发票传递给财务部门，并填写《发票交接单》，注明发票取得日期、发票号码、发票金额、业务内容等信息。2.财务人员收到业务人员交来的发票后，应认真核对发票的真实性、完整性和合规性。检查发票的开具内容是否与实际业务相符，发票格式是否符合要求，发票印章是否清晰、正确等。对于不符合要求的发票，应及时通知业务人员与销售方联系更换。3.财务人员在核对无误后，将发票进行分类整理，并按照财务核算要求及时入账。对于增值税专用发票，在认证通过后，按照规定进行进项税额抵扣的账务处理。（三）特殊情况处理1.如果因客观原因无法取得发票的，业务部门应及时向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。经财务部门审核同意后，可采取其他合法有效的凭证作为入账依据，但应确保该凭证能够证明业务的真实性和合理性。2.对于取得的发票存在问题，如发票遗失、发票内容有误等情况，业务部门应及时与销售方协商解决。财务部门配合提供必要的支持和协助，确保公司的合法权益不受侵害。如发票遗失，应按照税务机关的要求办理挂失、补办等手续。五、发票的保管（一）保管责任1.财务部门负责公司发票的统一保管工作。设置专门的发票保管岗位，配备专人负责发票的收发、存贮等管理工作。发票保管人员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉发票管理相关规定，确保发票保管工作的安全、准确。2.各部门在业务活动中取得或使用发票后，应及时将发票传递给财务部门进行统一保管。不得自行留存发票或擅自保管不属于本部门的发票。（二）保管场所与设施1.公司应设置专门的发票保管仓库或保险柜。发票保管仓库应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全防护设施，确保发票存放环境安全可靠。保险柜应符合安全标准，设置必要的密码和钥匙管理制度，防止发票被盗或丢失。2.发票保管仓库应保持整洁、干燥、通风良好。定期对仓库进行清理和盘点，确保发票存放有序，便于查找和管理。发票应按照发票种类、号码顺序等进行分类存放，建立清晰的发票存放台账，详细记录发票的种类、号码、数量、起止号码、开票日期、领用日期、退回日期等信息。（三）保管期限1.公司应按照国家税收法律法规及会计档案管理的规定，妥善保管发票。发票的保管期限为自发票开具之日起5年。期满后，按照相关规定进行销毁处理。2.在保管期限内，发票应作为重要的会计档案资料进行妥善保存。不得擅自销毁或丢失发票，以备税务机关等相关部门检查。对于涉及税务争议或其他特殊情况需要查阅发票的，应按照规定办理查阅手续，确保发票的安全和完整。（四）盘点与清查1.财务部门应定期对发票进行盘点。每月末，发票保管人员应对库存发票进行盘点，核对发票的实际数量与发票存放台账记录是否一致。发现账实不符的情况，应及时查明原因，并编制《发票盘点差异报告》，说明差异情况及处理意见。2.每年年末，公司应组织全面的发票清查工作。清查范围包括当年及以前年度的发票保管情况。清查工作由财务部门牵头，相关部门配合进行。对清查中发现的问题，应及时进行整改，确保发票管理工作规范、有序。六、发票的使用监督与检查（一）内部监督1.财务部门应建立健全发票使用的内部监督机制。定期对发票的开具、取得、保管等环节进行自查，检查发票管理工作是否符合公司制度和国家税收法律法规要求。发现问题及时整改，并记录自查情况。2.内部审计部门应定期对公司发票管理情况进行审计监督。审查发票管理制度的执行情况，检查发票业务操作的合规性、准确性和完整性，发现存在的问题和风险，并提出改进建议和意见，确保公司发票管理工作规范、有效。（二）外部检查应对1.税务机关等相关部门对公司发票管理情况进行检查时，公司应积极配合。提供真实、完整的发票资料和相关业务文件，如实回答检查人员的问题。对于检查中发现的问题，财务部门应及时组织整改，按照规定进行处理，并将整改情况及时反馈给税务机关等相关部门。2.如因发票管理问题导致公司受到税务处罚或其他经济损失，公司应追究相关责任人的责任。根据公司内部管理制度，对相关责任人进行批评教育、经济处罚或其他相应的处理措施，同时总结经验教训，完善发票管理制度，避免类似问题再次发生。七、罚则（一）对违反发票管理制度行为的界定1.虚开发票行为：即开具与实际经营业务情况不符的发票，包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票等。2.未按规定开具发票行为：如未按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性开具发票，或者未加盖发票专用章等。3.未按规定取得发票行为：包括取得不符合规定的发票，取得发票时要求开票方变更品名、金额、数量等内容，应取得而未取得发票等。4.未按规定保管发票行为：如丢失发票、擅自损毁发票、未按照规定存放和保管发票等。5.其他违反发票管理规定的行为：如私自印制发票、转借、转让、介绍他人转让发票等。（二）处罚措施1.对于违反发票管理制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令限期整改；对于情节较重的违规行为，给予经济处罚，罚款金额根据违规行为造成的影响和损失程度确定；对于情节严重、构成违法犯罪的行为，将依法移送司法机关