保洁资金管理制度

保洁资金管理制度一、总则（一）目的为了加强公司保洁资金的管理，规范保洁费用的使用，提高资金使用效益，确保公司保洁工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有保洁资金的管理，包括但不限于保洁人员工资、保洁用品采购、保洁设备维护与更新等费用的管理。（三）基本原则1.预算管理原则：保洁资金实行预算管理，根据公司保洁工作的实际需求和财务状况，合理编制年度保洁资金预算，并严格按照预算执行。2.专款专用原则：保洁资金必须专款专用，不得挪作他用，确保资金用于保洁工作相关支出。3.效益原则：在保证保洁工作质量的前提下，优化保洁资金的使用，降低成本，提高资金使用效益。4.公开透明原则：保洁资金的使用情况应定期公开，接受公司内部监督，确保资金使用的公开、透明。二、保洁资金预算管理（一）预算编制1.每年年底，由行政部门根据公司下一年度的工作计划、业务发展需求以及现有保洁工作情况，提出下一年度保洁资金预算草案。2.预算草案应包括以下内容：保洁人员工资及福利费用，根据保洁人员数量、岗位设置、工资标准等因素进行估算。保洁用品采购费用，包括清洁剂、消毒剂、垃圾袋、扫帚、拖把等常用保洁用品的预计采购量和采购金额。保洁设备维护与更新费用，如清洁设备的维修保养费用、更换零部件费用以及新设备的购置费用等。其他保洁相关费用，如水电费、清洁工具的损耗费等。3.行政部门将预算草案提交给财务部门，财务部门对预算草案进行审核，并结合公司整体财务状况进行调整，形成年度保洁资金预算方案。4.年度保洁资金预算方案经公司管理层审批后执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的保洁资金预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照预算编制程序进行申请和审批。2.行政部门负责保洁资金预算的具体执行，确保各项费用支出符合预算安排。在采购保洁用品和设备时，应按照公司采购制度进行操作，选择合格的供应商，确保采购物资的质量和性价比。3.财务部门负责对保洁资金预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行情况，发现问题及时提出改进措施。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请预算调整：公司业务发展、工作任务变化或工作环境改变，导致保洁工作需求发生重大变化，原预算无法满足实际需要。因市场价格波动等原因，导致保洁用品、设备采购价格与预算差异较大。其他不可预见因素导致预算执行出现困难。2.预算调整申请由行政部门提出，详细说明调整的原因、调整的金额以及对预算执行的影响。财务部门对调整申请进行审核，并提交公司管理层审批。3.经公司管理层批准的预算调整方案，行政部门和财务部门应及时调整相关预算指标，并严格按照调整后的预算执行。三、保洁资金审批管理（一）审批流程1.保洁费用支出分为日常费用支出和重大项目支出。日常费用支出：指金额较小、日常发生的保洁费用，如保洁用品的小额采购、保洁人员的加班费用等。审批流程为：经办人填写费用报销单，经部门负责人审核签字后，报财务部门审核，财务部门审核通过后报分管领导审批，审批通过后予以报销。重大项目支出：指金额较大、一次性发生的保洁项目费用，如保洁设备的购置、大规模的保洁区域整改等。审批流程为：项目负责人提交项目申请报告，详细说明项目内容、预算金额、资金来源等，经行政部门审核后报分管领导审核，分管领导审核通过后提交公司管理层审批，审批通过后按照公司采购制度进行项目实施和费用支付。2.所有保洁费用支出的报销凭证应真实、合法、有效，符合公司财务制度的要求。报销凭证应包括发票、收据、采购清单、费用明细等，经办人应在报销凭证上签字确认。（二）审批权限1.日常费用支出审批权限：部门负责人审批额度为[X]元以下；分管领导审批额度为[X]元至[X]元；超过[X]元的费用支出需报公司管理层审批。2.重大项目支出审批权限：分管领导审核后，报公司管理层审批，公司管理层根据项目实际情况确定审批意见。（三）审批时间1.对于日常费用支出，财务部门应在收到报销凭证后的[X]个工作日内完成审核，分管领导应在[X]个工作日内完成审批。2.对于重大项目支出，公司管理层应在收到项目申请报告后的[X]个工作日内完成审批。四、保洁资金核算与支付管理（一）核算1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度的要求，对保洁资金进行独立核算，确保账目清晰、准确。2.保洁资金核算应设置专门的会计科目，对保洁人员工资、保洁用品采购、保洁设备维护与更新等费用进行明细核算。3.每月末，财务部门应编制保洁资金使用情况报表，详细反映当月保洁资金的收入、支出、结余情况，并提交给公司管理层和行政部门。（二）支付1.保洁人员工资由财务部门根据考勤记录和工资标准进行核算，经审批后通过银行代发的方式支付给保洁人员。2.保洁用品采购费用和保洁设备维护与更新费用，在收到供应商提供的发票和验收合格报告后，经审批后按照公司资金支付流程进行支付。支付方式可以采用银行转账、支票等方式。3.对于临时性的保洁费用支出，如保洁人员的加班费用等，在报销手续齐全、审批通过后，财务部门应及时予以支付。五、保洁资金监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对保洁资金的管理和使用情况进行审计，检查预算执行情况、费用支出的合规性、资金使用效益等方面的情况。2.行政部门应建立保洁资金使用台账，详细记录保洁资金的收入、支出、结余情况以及相关凭证的存放位置，以便于内部审计和监督检查。3.公司各部门应配合内部审计和监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告给公司管理层。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，按照要求提供保洁资金管理和使用情况的资料和信息，确保公司保洁资金使用符合法律法规的要求。2.如公司保洁工作涉及对外服务合同，应接受合同另一方的监督检查，按照合同约定规范使用保洁资金，维护公司良好形象。六、保洁资金绩效评估（一）评估指标1.保洁质量指标：通过定期对保洁区域进行检查评估，考核保洁工作的清洁程度、卫生达标情况等。2.成本控制指标：对比实际保洁资金支出与预算金额，计算成本节约率或超支率，评估资金使用的成本控制效果。3.员工满意度指标：通过问卷调查或员工访谈等方式，了解保洁人员对工资待遇、工作环境、管理方式等方面的满意度。4.客户满意度指标：对于涉及对外服务的保洁项目，通过收集客户反馈意见，考核客户对保洁服务质量的满意度。（二）评估周期1.保洁质量指标和成本控制指标每季度评估一次，全面反映保洁资金使用的阶段性效果。2.员工满意度指标和客户满意度指标每年评估一次，以便及时了解保洁人员和客户对保洁工作的长期感受和意见。（三）评估结果应用1.根据绩效评估结果，总结保洁资金管理和使用过程中的经验教训，对表现优秀的部门或个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门提出改进意见和建议。2.将绩效评估结果与下一年度保洁资金预算编制相结合，对于保洁工作质量高、成本控制好的部门，在预算安排上给予适当倾斜；对于存在问题较多的部门，适当压缩预算额度，促使其改进工作。七、附则（一）