保洁费用管理制度

保洁费用管理制度一、总则（一）目的为加强公司保洁费用的管理，规范保洁费用的预算编制、审批、使用及核算等流程，确保保洁工作的顺利开展，提高公司环境卫生质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及保洁费用的支出与管理，包括但不限于办公区域、公共区域、生产车间、员工宿舍等场所的保洁服务费用。（三）基本原则1.预算控制原则：保洁费用应纳入公司年度预算管理，严格按照预算进行控制支出，确保费用支出合理、合规。2.效益优先原则：在保证保洁服务质量的前提下，优化保洁资源配置，提高保洁费用的使用效益，降低运营成本。3.规范透明原则：保洁费用的管理应遵循国家法律法规和公司相关财务制度的规定，做到流程规范、账目清晰、公开透明。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定公司保洁服务标准和工作流程，明确保洁工作的范围、内容、质量要求等。2.负责保洁服务供应商的选择、评估与管理，签订保洁服务合同，确保服务质量符合公司要求。3.负责对保洁工作进行日常监督检查，定期对保洁服务质量进行考核评估，根据考核结果提出改进意见和建议。4.根据公司实际情况和业务发展需求，合理编制保洁费用预算，报财务部门审核后提交公司领导审批。5.负责保洁费用的报销审核工作，确保费用支出真实、合法、合规，并及时与财务部门核对账目。（二）财务部门1.负责审核行政部门提交的保洁费用预算，结合公司财务状况和经营目标，提出审核意见，报公司领导审批。2.负责制定保洁费用核算办法，对保洁费用进行准确核算和账务处理，确保费用支出清晰、准确、完整。3.定期对保洁费用的使用情况进行分析，为公司成本控制提供数据支持和决策建议。4.负责保洁费用报销的支付工作，按照公司财务制度的规定及时、准确地支付费用。（三）审计部门1.负责对保洁费用的预算编制、执行情况及报销等进行内部审计监督，检查费用支出的真实性、合法性、合规性。2.对审计过程中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保保洁费用管理规范、有效。（四）各部门1.各部门应配合行政部门做好保洁工作，保持本部门办公区域及责任区域的环境卫生整洁。2.负责监督本部门员工遵守公司环境卫生管理制度，对发现的问题及时反馈给行政部门。3.按照公司规定，不得擅自安排保洁人员从事不属于保洁服务范围内的工作，不得随意增加保洁费用支出。三、预算管理（一）预算编制1.行政部门应于每年年底前，根据公司下一年度的工作计划、业务发展需求及现有保洁人员配置情况，结合以往保洁费用支出情况，编制下一年度保洁费用预算。2.保洁费用预算内容应包括人员费用（工资、福利等）、清洁用品费用、设备维护费用、外包服务费用等明细项目，并详细说明各项费用的计算依据和标准。3.在编制预算过程中，应充分考虑物价上涨、业务拓展等因素的影响，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.保洁费用预算编制完成后，行政部门应提交财务部门进行审核。财务部门应重点审核预算的合理性、准确性及与公司整体财务预算的一致性，提出审核意见后报公司领导审批。2.公司领导根据公司经营状况、财务状况及发展战略等因素，对保洁费用预算进行审批。预算一经批准，必须严格执行，未经批准不得随意调整。（三）预算执行与调整1.保洁费用预算批准后，行政部门应严格按照预算安排执行，确保各项费用支出控制在预算范围内。2.如因特殊原因需要调整保洁费用预算，行政部门应提前提出预算调整申请，详细说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的费用金额等，并提交相关证明材料。3.预算调整申请经财务部门审核后报公司领导审批，经批准后方可进行预算调整。预算调整后，行政部门应及时将调整后的预算下达给相关部门和人员，并确保各项工作按照调整后的预算执行。四、费用报销管理（一）报销流程1.费用申请：保洁人员或相关负责人根据实际工作需要，填写费用报销申请表，详细注明费用发生的事由、金额、时间等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门审核：费用报销申请表经所在部门负责人审核签字，确认费用支出的真实性、合理性及与本部门工作的相关性。3.行政审核：行政部门对费用报销申请进行审核，重点审核费用是否符合保洁服务合同约定、是否在预算范围内、发票等原始凭证是否合法合规等。审核通过后，行政部门负责人签字确认。4.财务审核：财务部门对报销申请进行财务审核，审核内容包括费用的核算是否准确、报销手续是否齐全、是否符合公司财务制度等。审核无误后，财务部门负责人签字确认。5.领导审批：经行政和财务审核通过的费用报销申请，报公司领导审批。公司领导根据公司财务状况和相关规定进行审批，审批通过后方可报销。6.报销支付：财务部门依据公司领导审批后的报销申请，按照公司财务制度的规定及时办理报销支付手续，将款项支付给相关人员或供应商。（二）报销标准1.人员费用工资：根据公司薪酬制度规定，按时足额发放保洁人员工资，工资标准应合理体现保洁工作的强度、难度及市场行情。福利：按照国家法律法规和公司相关规定，为保洁人员提供相应的福利保障，如社会保险、住房公积金、节日福利等，福利费用支出应符合公司预算安排。2.清洁用品费用清洁用品的采购应按照公司相关采购制度进行，选择质量可靠、价格合理的产品。根据保洁工作实际需求，合理确定清洁用品的采购数量和频率，确保清洁用品的库存合理，避免浪费。清洁用品费用报销应提供正规发票，并注明采购物品的名称、规格、数量、单价等详细信息。3.设备维护费用保洁设备的购置应纳入公司固定资产管理范畴，按照公司固定资产采购流程进行采购。定期对保洁设备进行维护保养，确保设备正常运行，延长设备使用寿命。设备维护费用报销应提供维修发票、维修清单等相关凭证，注明维修设备的名称、故障原因、维修内容及费用金额等。如因设备老化、损坏严重等原因需要更换新设备，应按照公司固定资产处置规定进行审批和处理。4.外包服务费用如有外包保洁服务，应与外包服务供应商签订详细的服务合同，明确服务内容、服务标准、服务期限、费用结算方式等条款。外包服务费用报销应根据合同约定和实际服务完成情况进行支付，提供服务发票、服务验收报告等相关凭证，注明服务项目、服务时间、金额等信息。（三）报销注意事项1.费用报销必须在规定的时间内进行，逾期不予受理。2.报销凭证应真实、合法、有效，发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，收据等其他凭证也应符合国家相关规定。3.报销凭证应粘贴整齐、规范，不得随意涂改、刮擦。费用报销申请表填写应清晰、准确，各项内容完整无缺。4.对于不符合报销标准或报销手续不全的费用报销申请，财务部门有权拒绝报销。五、核算与监督（一）费用核算1.财务部门应按照公司财务制度和保洁费用核算办法的规定，对保洁费用进行准确核算。2.保洁费用应按照费用性质和用途进行明细核算，分别设置人员费用、清洁用品费用、设备维护费用、外包服务费用等明细科目，确保费用核算清晰、准确。3.每月末，财务部门应编制保洁费用明细报表，详细反映当月保洁费用的发生情况，包括各项费用的支出金额、累计支出金额等，并及时报送行政部门和公司领导。（二）监督检查1.行政部门应定期对保洁服务质量进行检查，检查内容包括保洁区域的环境卫生状况、保洁工作执行情况、清洁用品使用情况等，并根据检查结果对保洁人员进行考核评价。2.审计部门应定期或不定期对保洁费用的预算编制、执行情况及报销等进行审计监督，检查费用支出的真实性、合法性、合规性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不