保洁耗材管理制度

保洁耗材管理制度一、总则1.目的为了加强公司保洁耗材的管理，规范保洁耗材的采购、使用、库存等环节，确保保洁工作的顺利进行，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有保洁耗材的管理，包括但不限于清洁工具（扫帚、拖把、抹布等）、清洁用品（清洁剂、消毒剂等）、一次性耗材（垃圾袋、卫生纸等）。3.职责分工行政部门负责保洁耗材管理制度的制定、修订和监督执行。汇总各部门保洁耗材需求计划，统一编制公司年度、月度采购计划。负责保洁耗材的采购、验收、入库、储存、发放等工作。定期盘点保洁耗材库存，及时掌握耗材库存动态，确保库存合理。使用部门负责本部门保洁耗材的日常使用管理，指定专人负责本部门保洁耗材的领用、保管和使用监督。根据实际工作需要，提前向行政部门提交保洁耗材需求计划，详细说明所需耗材的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。配合行政部门做好保洁耗材的盘点工作，对本部门保洁耗材的使用情况进行统计和分析，及时反馈问题和改进建议。财务部门负责审核保洁耗材采购费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度和相关规定。定期对保洁耗材的成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。二、采购管理1.采购计划制定各部门应根据实际工作需求，每月[X]日前向行政部门提交次月保洁耗材需求计划。需求计划应详细列出所需耗材的名称、规格、数量、用途等信息。行政部门汇总各部门需求计划后，结合库存情况，于每月[X]日前编制公司次月保洁耗材采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预算金额、预计到货时间等内容。在编制采购计划时，应充分考虑保洁耗材的使用频率、消耗速度、库存水平等因素，确保采购数量合理，避免积压或缺货。2.供应商选择与管理行政部门应建立保洁耗材供应商名录，对供应商进行评估和筛选。评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。定期对供应商进行考核，考核指标包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务满意度等。对于考核不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等条款。3.采购执行根据采购计划，行政部门负责组织实施保洁耗材的采购工作。采购人员应按照采购合同要求，选择合适的采购方式（如招标采购、询价采购、定点采购等）进行采购。在采购过程中，应严格遵守公司采购流程和相关法律法规，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。采购人员应及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商交货存在问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施。4.验收管理保洁耗材到货后，行政部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对到货耗材的名称、规格、数量、质量等进行逐一核对。对于验收合格的保洁耗材，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的耗材，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。验收过程中发现的问题应及时反馈给相关部门和人员，以便及时解决。如因验收把关不严导致不合格耗材入库，给公司造成损失的，将追究相关人员的责任。三、库存管理1.仓库管理行政部门应设立专门的保洁耗材仓库，用于存放保洁耗材。仓库应保持清洁、干燥、通风良好，确保耗材不受潮、不受损。仓库应划分不同的区域，对保洁耗材进行分类存放。各类耗材应标识清楚，便于查找和管理。建立保洁耗材库存台账，详细记录耗材的入库日期、名称、规格、数量、领用日期、领用人等信息。库存台账应定期与实际库存进行核对，确保账实相符。2.库存盘点行政部门应定期对保洁耗材库存进行盘点，盘点周期为[X]月/季度/半年/年。盘点时应确保账实相符，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。盘点结束后，应编制库存盘点报告，报告内容包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、差异原因分析及处理建议等。库存盘点报告应提交给相关部门和领导审核。根据库存盘点结果，及时调整采购计划和库存水平，避免积压或缺货。对于长期积压或过期的保洁耗材，应及时进行清理和处理。3.库存安全管理仓库应配备必要的消防器材和安全设施，确保库存安全。仓库管理人员应熟悉消防器材的使用方法，定期进行检查和维护。严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。仓库管理人员离开仓库时，应关好门窗，切断电源。加强对保洁耗材的防盗、防潮、防虫等管理措施，确保库存耗材的质量和安全。四、使用管理1.领用管理使用部门应指定专人负责本部门保洁耗材的领用工作。领用人员应填写《保洁耗材领用申请表》，详细注明领用耗材的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批后，到行政部门仓库领取。行政部门仓库管理人员根据审批后的《保洁耗材领用申请表》，按照先进先出的原则，及时为领用人员发放保洁耗材，并在库存台账上做好记录。领用人员应核对所领耗材的名称、规格、数量等信息，确认无误后签字领取。如发现所领耗材存在质量问题或数量不符等情况，应及时与仓库管理人员沟通更换。2.使用监督各部门应加强对本部门保洁耗材使用情况的监督，确保耗材合理使用，避免浪费。使用人员应按照规定的操作方法和使用范围使用保洁耗材，不得擅自改变用途或扩大使用范围。对于一次性耗材，应严格控制使用量，杜绝浪费现象。对于可重复使用的清洁工具，应妥善保管，定期进行清洗和维护，延长使用寿命。3.废旧耗材回收处理对于废旧的保洁耗材，如用完的清洁剂瓶、破损的拖把等，使用部门应及时收集并分类存放。行政部门定期对废旧耗材进行回收处理，可回收的废旧耗材应进行回收再利用，不可回收的应按照公司相关规定进行妥善处理，如统一交由有资质的回收公司处理等。建立废旧耗材回收处理台账，记录废旧耗材的回收日期、名称、规格、数量、处理方式等信息，确保废旧耗材得到规范管理。五、成本控制1.预算管理财务部门应根据公司年度经营计划，结合历史数据和实际工作需求，编制保洁耗材年度预算。保洁耗材年度预算应明确预算总额、各部门预算分配、预算控制指标等内容。行政部门应严格按照保洁耗材年度预算执行采购工作，确保采购费用控制在预算范围内。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程进行审批。2.成本分析与控制财务部门定期对保洁耗材成本进行核算和分析，分析内容包括采购成本、库存成本、使用成本等方面。通过成本分析，找出成本控制的关键点和存在的问题，并提出相应的改进措施。行政部门应根据成本分析结果，加强对保洁耗材采购、库存、使用等环节的管理，采取有效措施降低成本。如优化采购渠道，降低采购价格；合理控制库存水平，减少库存积压；加强使用监督，杜绝浪费现象等。各部门应积极配合成本控制工作，共同努力降低公司保洁耗材成本，提高公司经济效益。六、监督与考核1.监督检查行政部门定期对各部门保洁耗材管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、库存管理情况、使用管理情况、成本控制情况等方面。监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。建立保洁耗材管理监督检查记录档案，记录检查时间、检查部门、检查内容、发现问题及整改情况等信息，以便跟踪和复查。2.考核评价公司将保洁耗材管理工作纳入各部门绩效考核体系，对各部门保洁耗材管理情况进行考核评价。考核指标包括采购计划准确性、库存周转率、耗材使用率、成本控制效果等方面。行政部门负责制定保洁耗材管理考核评分标准，明确各项考核指标的分值和评分方法。考核评分结果与各部门绩效奖金挂钩。对于在保洁耗材管理工作中表现优秀的部门