保洁档案管理制度

保洁档案管理制度总则1.目的本制度旨在规范保洁档案管理工作，确保保洁工作相关信息的完整性、准确性和安全性，为公司的保洁工作提供有力的支持和保障，同时便于对保洁人员的工作情况进行评估、考核以及为公司的整体运营提供数据参考。2.适用范围本制度适用于公司内所有保洁工作相关档案的管理，包括但不限于保洁人员个人信息档案、保洁区域工作记录档案、清洁用品使用档案、环境卫生检查记录档案等。3.管理原则保洁档案管理遵循真实、准确、完整、及时、安全的原则。确保档案内容能够客观反映保洁工作的实际情况，便于查阅和使用，同时保障档案信息不被泄露或损坏。保洁人员档案管理1.入职档案保洁人员入职时，需提交个人基本信息档案，包括但不限于身份证复印件、学历证明、健康证明、联系方式等。对于有工作经验的保洁人员，还需提供以往工作经历证明，如离职证明、工作表现评价等。入职档案由人力资源部门负责收集和整理，统一归档保存。2.培训档案记录保洁人员参加的各类培训信息，包括培训时间、培训内容、培训讲师、考核成绩等。培训档案由行政部门或负责保洁培训的相关部门建立和管理，每次培训结束后及时更新档案内容。3.考核档案依据保洁人员的工作表现进行考核评估，考核档案应包含考核周期、考核标准、考核结果、改进建议等。考核档案由人力资源部门协同保洁工作的直接管理部门共同建立，定期（每季度或半年）进行更新和总结。保洁区域工作记录档案管理1.日常工作记录保洁人员需每日对负责的区域进行工作记录，包括清洁时间、清洁项目、使用的清洁工具和用品、遇到的问题及解决方法等。工作记录应采用纸质或电子表格形式，确保记录内容清晰、准确、完整。记录表格应根据不同的保洁区域和工作内容进行设计，便于保洁人员填写。保洁组长负责定期收集和检查保洁人员的工作记录，对记录内容不完整或不准确的情况及时进行纠正和补充。2.特殊情况记录如遇突发卫生事件、设施设备损坏、客户投诉等特殊情况，保洁人员应及时记录事件发生的时间、地点、经过、处理结果等详细信息。特殊情况记录应立即上报保洁组长或相关负责人，以便及时采取措施解决问题，并作为后续工作改进和分析的依据。3.档案整理与保存保洁区域工作记录档案由保洁组长负责每月进行整理和装订，按照时间顺序进行编号，确保档案的连贯性和易查性。整理后的档案保存期限为一年，期满后经部门负责人审核批准后，按照公司档案管理规定进行销毁或存档。清洁用品使用档案管理1.用品采购记录记录清洁用品的采购信息，包括采购日期、供应商名称、用品名称、规格型号、数量、价格等。采购记录由行政部门或负责采购的相关部门负责填写和保存，确保采购信息的准确性和完整性。2.领用记录保洁人员领用清洁用品时，需填写领用登记表，注明领用日期、用品名称、规格型号、数量、领用用途等。领用登记表由仓库管理人员或保洁组长负责保管，定期对领用情况进行核对和统计，确保用品的领用和发放规范有序。3.库存盘点记录定期对清洁用品库存进行盘点，记录盘点日期、用品名称、规格型号、实际库存数量、账存数量、差异情况等。库存盘点记录由仓库管理人员负责填写，盘点结果经部门负责人审核后存档。如发现库存差异，应及时查明原因并进行处理。4.档案保存期限清洁用品使用档案的保存期限为两年，以便对用品的采购、领用和库存情况进行跟踪和分析，为成本控制和采购决策提供依据。环境卫生检查记录档案管理1.定期检查记录公司应制定环境卫生检查计划，定期对各保洁区域进行检查，检查记录应包括检查日期、检查区域、检查项目、检查标准、检查结果、整改要求及整改期限等。环境卫生检查由专门的检查小组负责实施，检查人员应具备相应的专业知识和经验，确保检查结果客观、公正。2.临时抽查记录除定期检查外，公司还可根据实际情况对保洁区域进行临时抽查，并记录抽查情况。临时抽查记录应与定期检查记录具有相同的内容要素，以便对保洁工作进行全面监控。3.整改跟踪记录对于检查中发现的问题，应下达整改通知，要求保洁部门及时进行整改。整改跟踪记录应记录整改措施的执行情况、整改完成时间、复查结果等。整改跟踪记录由检查小组负责填写和更新，确保问题得到有效解决，环境卫生状况持续改善。4.档案整理与分析环境卫生检查记录档案每月进行整理和分析，总结保洁工作中的优点和不足，提出改进建议和措施。根据分析结果，调整保洁工作计划和标准，不断提高保洁工作质量和效率。档案保存期限为三年，以便对公司环境卫生状况的变化趋势进行长期跟踪和评估。档案的查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅保洁档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。人力资源部门、行政部门等相关管理部门因工作需要可随时查阅保洁档案，但应确保查阅行为符合档案管理规定，不泄露档案信息。2.借阅规定因特殊情况确需借阅保洁档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和借阅期限，经档案管理部门负责人及公司分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换，确保档案的完整性和安全性。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行核对和检查，如发现问题应及时追究借阅人的责任。档案的保密与安全1.保密措施保洁档案涉及公司内部信息和保洁人员个人隐私，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。档案管理人员在档案整理、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如设置专门的档案保管场所、限制无关人员进入、对电子档案设置加密权限等。对涉及公司机密或保洁人员敏感信息的档案，应进行分类管理，严格控制查阅和借阅范围。2.安全管理档案管理部门应确保保洁档案的存放环境安全，防火、防潮、防虫、防盗，配备必要的消防器材和防护设备。定期对档案进行检查和维护，对破损、褪色、霉变等情况的档案及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全的存储介质上，并异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。档案的销毁1.销毁条件保洁档案在保存期限届满后，经档案管理部门审核，确无继续保存价值的，可按照公司档案销毁程序进行销毁。因公司业务调整、机构撤销等原因导致保洁档案不再具有使用价值的，也应及时进行销毁。2.销毁程序档案管理部门填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、保存期限、销毁原因等，经部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可