促销礼品管理制度

促销礼品管理制度总则目的为规范公司促销礼品的管理，确保促销礼品的采购、发放、使用等环节的规范、透明与高效，充分发挥促销礼品在市场推广活动中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有涉及促销礼品的采购、发放、使用及相关管理活动。基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规定，确保促销礼品管理活动合法合规。2.预算控制原则：依据公司年度营销预算，合理安排促销礼品费用，确保费用支出与公司经营效益相匹配。3.实用性原则：选择具有实际使用价值、能吸引目标客户的促销礼品，提高礼品的利用率和推广效果。4.公平公正原则：在促销礼品的采购、发放等环节，遵循公平公正的原则，杜绝徇私舞弊。管理职责营销部门1.根据市场推广计划和业务需求，提出促销礼品的需求申请，明确礼品的种类、数量、规格等要求。2.参与促销礼品的选型、采购谈判等工作，协助制定礼品发放方案。3.负责促销礼品的发放、使用跟踪及效果反馈，及时向相关部门提供市场信息和客户反馈。采购部门1.根据营销部门的需求申请，负责促销礼品的采购工作，包括寻找供应商、询价、比价、签订采购合同等。2.确保采购的促销礼品符合质量要求，按时、按质、按量交付公司。3.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关问题，如退换货、质量纠纷等。财务部门1.负责审核促销礼品的预算申请，确保预算合理、合规。2.对促销礼品的采购费用进行核算、报销审核，严格控制费用支出。3.定期对促销礼品的费用使用情况进行统计分析，为公司决策提供财务数据支持。行政部门1.负责促销礼品的验收、入库、保管及发放工作，建立礼品管理台账。2.制定礼品发放流程和标准，确保礼品发放的准确性和及时性。3.协助营销部门做好促销礼品的现场发放组织工作，维护发放秩序。审计部门1.对促销礼品的采购、发放、使用等环节进行审计监督，检查是否符合公司制度和相关规定。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。促销礼品的预算管理预算编制1.营销部门应于每年年底前，根据下一年度市场推广计划和业务目标，结合过往促销礼品使用情况，编制促销礼品预算草案，明确礼品的种类、预计数量、单价及总预算金额等。2.预算草案经部门负责人审核后，提交至财务部门。财务部门会同相关部门对预算草案进行综合评估，结合公司年度经营预算和资金状况，提出调整意见，形成年度促销礼品预算方案。3.年度促销礼品预算方案经公司管理层审批后执行。预算调整1.在预算执行过程中，如因市场推广计划调整、业务拓展等原因，需要对促销礼品预算进行调整的，营销部门应及时提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容及预计增加或减少的金额。2.预算调整申请经部门负责人审核、财务部门复核后，提交至公司管理层审批。审批通过后，财务部门对预算进行相应调整。预算执行监控1.财务部门应定期对促销礼品预算的执行情况进行监控，及时掌握预算执行进度和费用支出情况。2.对于预算执行过程中出现的偏差，财务部门应及时与营销部门沟通，分析原因，采取有效措施进行纠正，确保预算目标的实现。促销礼品的采购管理供应商选择1.采购部门应建立促销礼品供应商评估与选择机制，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。3.采购部门组织相关人员对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商建立合作关系。4.定期对供应商进行考核评价，对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。采购流程1.营销部门根据业务需求填写《促销礼品采购申请表》，详细注明礼品的名称、规格、数量、预算金额、交货时间等要求，并经部门负责人审批后提交至采购部门。2.采购部门收到《促销礼品采购申请表》后，对需求进行审核，确认无误后，按照公司采购流程进行询价、比价、议价等工作。3.采购部门选择合适的供应商，与其进行采购谈判，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。4.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付促销礼品。如因供应商原因导致交货延迟或产品质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应措施解决问题。5.促销礼品到货后，采购部门通知行政部门进行验收。行政部门按照采购合同和相关标准对礼品的数量、规格、质量等进行验收，验收合格后办理入库手续；如验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商处理。促销礼品的库存管理入库管理1.行政部门负责促销礼品的验收工作，验收人员应认真核对礼品的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。2.验收合格的促销礼品，行政部门应及时办理入库手续，填写《促销礼品入库单》，详细记录礼品的名称、规格、数量、入库日期等信息，并由验收人员和仓库管理人员签字确认。3.仓库管理人员根据《促销礼品入库单》，将礼品存放至指定仓库，并按照类别、规格等进行分类存放，建立清晰的库存台账，确保库存信息准确、完整。保管管理1.仓库应保持干燥、通风、整洁，确保促销礼品的存放环境符合要求，防止礼品受潮、损坏、变质等。2.仓库管理人员应定期对库存礼品进行盘点，检查礼品的数量、质量等情况，发现问题及时报告并处理。3.建立库存安全管理制度，加强仓库的安全防范措施，防止礼品被盗、丢失等情况发生。出库管理1.营销部门根据促销活动安排，填写《促销礼品出库申请表》，注明礼品的名称、规格、数量、发放对象、活动名称等信息，并经部门负责人审批后提交至行政部门。2.行政部门收到《促销礼品出库申请表》后，对申请进行审核，确认无误后，通知仓库管理人员办理出库手续。3.仓库管理人员根据《促销礼品出库申请表》，核对礼品的名称、规格、数量等信息，无误后发放礼品，并填写《促销礼品出库单》，由发放人员和领取人员签字确认。4.行政部门定期对促销礼品的出库情况进行统计分析，及时掌握礼品的发放动态，为后续管理提供数据支持。促销礼品的发放管理发放原则1.促销礼品应按照公司制定的促销活动方案和发放标准进行发放，确保公平、公正、公开。2.严格控制礼品的发放范围，仅限于参与公司促销活动的目标客户、合作伙伴等特定对象。3.发放过程中应做好记录，确保礼品发放的准确性和可追溯性。发放流程1.营销部门负责制定促销礼品发放方案，明确发放对象、发放方式、发放时间、发放地点等具体内容，并提前通知相关人员。2.在促销活动现场或指定地点，行政部门按照发放方案组织礼品发放工作。发放人员应核对领取人员的身份信息，确保领取人员符合发放条件。3.领取人员在《促销礼品发放登记表》上签字确认领取礼品，发放人员应认真核对签字信息，确保发放记录准确无误。4.对于因特殊原因无法现场领取礼品的，营销部门应与领取人员沟通协调，确定后续领取方式，并做好记录。发放监督1.审计部门应定期对促销礼品的发放情况进行监督检查，核实发放对象、发放数量等是否符合规定。2.如发现违规发放礼品的情况，审计部门应及时进行调查处理，追究相关人员的责任，并要求限期整改。促销礼品的使用管理使用目的促销礼品应主要用于公司的市场推广活动，如产品促销、客户回馈、品牌宣传等，以提高公司产品的市场占有率和品牌知名度。使用范围1.产品促销活动：通过赠送促销礼品吸引客户购买公司产品，增加产品销量。2.客户回馈活动：对长期合作的客户、重要客户等进行礼品回馈，增强客户忠诚度。3.品牌宣传活动：在各类展会、活动等场合发放促销礼品，提升公司品牌形象和知名度。使用监督1.营销部门负责对促销礼品的使用情况进行跟踪和反馈，及时了解礼品在市场推广活动中的效果。2.审计部门定期对促销礼品的使用情况进行审计检查，核实礼品的使用是否符合规定的用途和范围，是否达到预期的推广效果。3.对于违反规定使用促销礼品的行为，审计部门应及时制止，并追究相关人员的责任。促销礼品的账务处理采购费用核算1.财务部门按照采购合同和实际支付的金额，对促销礼品的采购费用进行核算，确保费用支出准确无误。2.采购费用应按照公司财务制度进行分类归集，分别计入相应的成本或费用科目。库存管理核算1.行政部门建立的库存台账应与财务部门的库存核算账目定期核对，确保账实相符。2.财务部门按照会计核算要求，对促销礼品的库存进行计价核算，并定期进行盘点，对盘盈、盘亏等情况及时进行账务处理。发放费用