传递文档管理制度

传递文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司文档管理，确保文档的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文档由专门的文档管理部门或岗位进行集中管理，确保文档的有序存放和有效利用。2.分类分级原则：根据文档的性质、来源、用途等进行分类分级，便于管理和查找。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保文档的安全保密，防止文档泄露、丢失或损坏。4.便捷高效原则：优化文档管理流程，提高文档处理效率，为公司各项工作提供及时、准确的支持。二、文档管理职责（一）文档管理部门职责1.制定和完善公司文档管理制度，并组织实施。2.负责公司各类文档的收集、整理、分类、编号、存储、保管和查阅等工作。3.定期对文档进行清理和归档，确保文档的完整性和准确性。4.建立文档管理信息系统，实现文档的电子化管理，提高文档管理效率。5.对各部门文档管理工作进行指导和监督，定期组织文档管理培训。6.负责公司重要文档的备份和存储，确保文档数据的安全性。（二）各部门职责1.负责本部门文档的收集、整理、分类和初步审核工作，并及时移交文档管理部门。2.明确本部门文档管理人员，负责本部门文档的日常管理和维护。3.严格遵守公司文档管理制度，按照规定的流程和要求处理文档。4.配合文档管理部门做好文档的查阅、借阅等工作，确保文档的合理使用。（三）员工职责1.及时将工作中形成的各类文档提交给本部门文档管理人员。2.严格遵守公司文档管理制度，妥善保管个人使用的文档，不得擅自销毁或泄露公司文档。3.按照规定的流程和权限查阅、借阅公司文档，使用完毕后及时归还。三、文档分类与编号（一）文档分类1.行政公文类：包括公司发布的各类通知、通报、报告、请示、批复等。2.人事档案类：员工个人档案、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务合同类：采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。5.技术文档类：产品设计图纸、技术方案、工艺流程、技术标准等。6.市场文档类：市场调研报告、营销策划方案、宣传资料等。7.其他文档类：不属于以上分类的其他各类文档。（二）文档编号1.文档编号采用统一的编码规则，确保编号的唯一性和系统性。2.编号格式为：[年份][部门代码][文档类别代码][顺序号]。[年份]：文档形成的年份，用四位数字表示。[部门代码]：按照公司部门设置，用两位字母表示。[文档类别代码]：根据文档分类，用两位数字表示。[顺序号]：按照文档形成的先后顺序，用四位数字表示。3.示例：2023HR010001，表示人力资源部在2023年形成的第一份人事档案类文档。四、文档收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责文档的收集工作，确保文档的及时、完整收集。2.文档收集应涵盖工作的各个环节，包括但不限于会议纪要、工作计划、工作总结、项目文档等。3.对于外来文件，如政府部门文件、合作伙伴文件等，应及时登记并移交文档管理部门。（二）整理要求1.文档收集后，应按照分类标准进行整理，确保文档的条理清晰。2.对每份文档进行编号，并编制文档目录，注明文档名称、编号、日期、来源等信息。3.文档应保持整洁、完整，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。五、文档存储与保管（一）存储方式1.公司文档采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立相应的文件夹结构，按照分类进行存储。（二）保管期限1.各类文档的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定。2.一般文档的保管期限为[X]年，重要文档的保管期限为[X]年，涉及法律纠纷等特殊文档应长期保管。3.保管期限届满后，经文档管理部门审核，报公司领导批准后，可进行销毁处理。（三）安全措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保文档的安全存储。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。3.电子文档应设置访问权限，对重要文档进行加密存储，防止数据泄露。4.建立文档备份制度，定期对重要文档进行备份，并存储在不同的介质上，异地存放。六、文档查阅与借阅（一）查阅流程1.员工因工作需要查阅文档时，应填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的名称、编号、查阅目的等信息。2.《文档查阅申请表》经部门负责人审批后，提交给文档管理部门。3.文档管理部门根据申请内容，在规定的时间内提供相应的文档供查阅，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定的地点查阅文档，不得擅自将文档带出档案库房。如需复印或摘录文档，应经文档管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅流程1.因工作需要借阅文档时，借阅人应填写《文档借阅申请表》，详细说明借阅文档的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.《文档借阅申请表》经部门负责人审核，报公司领导批准后，提交给文档管理部门。3.文档管理部门根据审批意见，办理文档借阅手续，向借阅人发放文档，并做好借阅记录。4.借阅人应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得擅自更改、涂抹、复印或泄露文档内容。5.借阅期限届满后，借阅人应及时归还文档。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。七、文档保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的文档。2.公司尚未公开的重大决策、战略规划、业务数据等文档。3.其他按照公司规定需要保密的文档。（二）保密措施1.对保密文档进行标识，明确保密等级和保密期限。2.严格控制保密文档的查阅和借阅范围，仅限经过授权的人员接触。3.在文档存储和传输过程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.与接触保密文档的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。5.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。（三）保密监督与检查1.文档管理部门定期对保密文档的管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门不定期对保密文档的保密措施执行情况进行审计，确保保密制度的有效落实。3.对违反保密制度的行为，按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。八、文档销毁（一）销毁条件1.文档保管期限届满，且无需继续保存的。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，不再需要的文档。3.文档内容已失去使用价值，且无保存必要的。（二）销毁流程1.由文档管理部门提出文档销毁申请，填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文档销毁申请表》经部门负责人审核，报公司领导批准后，方可进行销毁。3.文档销毁应采用安全、环保的方式进行，确保文档信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。5.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。九、文档信息化管理（一）建立文档管理信息系统1.公司应建立完善的文档管理信息系统，实现文档的电子化存储、检索、借阅等功能。2.文档管理信息系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保系统的安全稳定运行。（二）数据录入与维护1.文档管理部门负责将纸质文档和电子文档的相关信息录入文档管理信息系统，确保数据的准确、完整。2.定期对文档管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统使用与培训1.员工应按照规定的权限使用文档管理信息系