促销物料管理制度

促销物料管理制度总则目的为了规范公司促销物料的管理，确保促销物料的有效使用，提高促销活动的效果，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有促销物料的设计、制作、采购、仓储、发放、使用、回收及核销等管理活动。基本原则1.统一管理原则：促销物料的管理工作由公司统一负责，确保物料管理的规范性和一致性。2.成本控制原则：在保证促销活动效果的前提下，合理控制促销物料的成本，提高资源利用效率。3.高效使用原则：优化促销物料的发放、使用流程，确保物料能够及时、准确地到达使用部门，充分发挥其作用。4.责任明确原则：明确各部门在促销物料管理中的职责，做到责任到人，避免出现管理漏洞。管理职责市场部1.负责制定促销活动计划，并根据活动需求提出促销物料的设计、制作需求。2.审核促销物料的设计稿，确保设计内容符合公司品牌形象和促销活动主题。3.跟踪促销物料的制作进度，协调解决制作过程中出现的问题。4.负责促销物料的发放、使用指导及效果评估工作。采购部1.根据市场部提供的促销物料需求，负责制定采购计划并组织实施采购工作。2.选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物料的质量和交货期。3.负责采购物料的验收工作，对不合格物料及时办理退换货手续。仓储部1.负责促销物料的入库、存储、保管及出库管理工作。2.建立促销物料库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。3.做好促销物料的仓储安全管理工作，防止物料损坏、丢失。财务部1.负责审核促销物料的采购预算，监督采购费用的支出。2.参与促销物料的成本核算和核销工作，确保财务数据的准确性。使用部门1.根据促销活动需要，向市场部申请领取促销物料，并在规定时间内使用完毕。2.负责本部门促销物料的使用管理，确保物料的合理使用和妥善保管。3.活动结束后，及时将剩余物料退回仓储部，并配合做好物料的核销工作。促销物料的设计与制作设计要求1.促销物料的设计应符合公司品牌形象，突出促销活动主题，具有吸引力和感染力。2.设计内容应准确传达促销信息，包括促销产品、活动时间、优惠方式等，避免产生歧义。3.设计稿应提交市场部负责人审核，审核通过后方可进行制作。制作流程1.市场部根据促销活动计划，填写《促销物料制作申请表》，详细说明物料名称、规格、数量、设计要求等内容，并提交部门负责人审批。2.审批通过后，市场部将设计稿及《促销物料制作申请表》提交给采购部，采购部根据需求选择合适的供应商进行制作。3.采购部与供应商签订制作合同，明确制作要求、交货期、质量标准及付款方式等条款。4.供应商按照合同要求进行制作，采购部负责跟踪制作进度，及时协调解决制作过程中出现的问题。5.制作完成后，供应商将促销物料送至公司指定地点，采购部组织相关人员进行验收。验收合格的物料办理入库手续，不合格的物料由采购部负责与供应商协商退换货事宜。促销物料的采购采购计划1.采购部根据市场部提供的促销物料需求，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确物料名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需提交采购部负责人审核，经公司领导审批后实施。供应商选择1.采购部应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货期及时的供应商作为合作伙伴。2.对于新的供应商，采购部应进行实地考察，评估其生产能力、质量控制体系、售后服务等方面的情况，符合要求的方可纳入合格供应商名录。采购合同1.采购部与供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同需提交法务部门审核，确保合同条款合法合规。采购验收1.促销物料到货后，采购部组织仓储部、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括物料的规格、数量、质量、外观等是否符合合同要求。2.验收合格的物料，仓储部办理入库手续，并填写《促销物料入库单》。入库单应注明物料名称、规格、数量、供应商等信息。3.验收不合格的物料，采购部应及时与供应商联系，办理退换货手续，并跟踪处理情况。促销物料的仓储管理入库管理1.仓储部根据《促销物料入库单》对到货的促销物料进行核对、清点，确认无误后办理入库手续。2.入库的促销物料应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并做好标识，便于查找和管理。存储管理1.仓储部应保持仓库环境整洁、通风良好，确保促销物料的存储安全。2.定期对促销物料进行盘点，检查物料的数量、质量及存储状况，发现问题及时处理，并填写《促销物料盘点表》。3.对于易损、易变质的促销物料，应采取特殊的存储措施，如防潮、防虫、防火等，确保物料质量不受影响。出库管理1.使用部门根据促销活动需要，填写《促销物料领用申请表》，注明物料名称、规格、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。2.审批通过后，使用部门凭《促销物料领用申请表》到仓储部领取促销物料。仓储部根据申请表发放物料，并填写《促销物料出库单》。出库单应注明物料名称、规格、数量、领用部门等信息。3.仓储部应按照“先进先出”的原则发放促销物料，确保物料的时效性。促销物料的发放与使用发放管理1.市场部负责促销物料的统一发放工作，根据各使用部门的申请，按照活动需求和实际情况进行物料分配。2.发放促销物料时，市场部应填写《促销物料发放清单》，详细记录物料名称、规格、数量、发放部门、发放时间等信息，并由领取人签字确认。3.对于贵重或限量的促销物料，市场部应建立发放台账，严格控制发放数量和流向，确保物料的安全使用。使用管理1.使用部门应按照促销活动方案和市场部的指导意见使用促销物料，确保物料的使用效果。2.在促销活动现场，使用部门应安排专人负责促销物料的摆放、展示和维护工作，保证物料的整齐、美观和完好。3.严禁使用部门擅自更改促销物料的内容、形式或用途，如有特殊需求，需提前向市场部申请，经批准后方可实施。促销物料的回收与核销回收管理1.促销活动结束后，使用部门应及时将剩余的促销物料退回仓储部，并填写《促销物料回收清单》，注明物料名称、规格、数量、回收时间等信息。2.仓储部对回收的促销物料进行核对、清点，确认无误后办理入库手续。对于损坏或丢失的物料，使用部门应说明原因，并按照公司规定进行赔偿。核销管理1.财务部负责促销物料的核销工作，定期与仓储部、市场部核对物料的出入库记录和使用情况。2.市场部根据促销活动的实际效果和物料使用情况，填写《促销物料核销申请表》，详细说明活动期间物料的发放数量、使用数量、回收数量及剩余数量等信息，并提交财务部审核。3.财务部审核通过后，办理物料的核销手续，并将相关数据录入财务系统。核销完成后，相关部门应将《促销物料核销申请表》及相关凭证存档保管。监督与考核监督检查1.公司成立促销物料管理监督小组，定期对促销物料的管理情况进行检查，包括物料的设计、制作、采购、仓储、发放、使用、回收及核销等环节。2.监督小组应及时发现和纠正管理过程中存在的问题，对违规行为提出整改意见，并跟踪整改情况。考核办法1.制定促销物料管理考核指标，对各部门在促销物料管理工作中的表现进行量化考核。考核指标包括物料成本控制、物料使用效果、物料管理规范等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对未达到考核要求的