传达会议管理制度

传达会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专题会议、临时会议等。（三）会议原则1.精简高效原则：会议应注重实效，精简会议议程和参会人员，提高会议效率。2.充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好充分准备，确保会议顺利进行。3.明确责任原则：明确会议组织者、参会人员的职责，确保会议各项决策和任务得到有效落实。二、会议分类及组织（一）公司例会1.会议周期：每周[X]召开一次，如遇节假日则提前或顺延。2.参会人员：公司高层管理人员、各部门负责人。3.会议内容：各部门负责人汇报上周工作进展、本周工作计划及需要协调解决的问题。公司领导总结上周工作，部署本周重点工作，协调解决各部门提出的问题。4.会议组织：由行政部负责会议的组织安排，包括会议通知、场地布置、会议记录等。（二）部门会议1.会议周期：由各部门根据工作需要自行确定，原则上每周不少于[X]次。2.参会人员：部门全体成员。3.会议内容：部门负责人传达公司例会精神，安排本部门本周工作任务。各岗位人员汇报工作进展、存在的问题及解决方案。讨论部门内部管理、业务流程优化等相关事项。4.会议组织：由部门负责人负责会议的组织安排，行政部协助提供必要的支持。（三）专题会议1.会议周期：根据工作需要不定期召开。2.参会人员：与会议主题相关的部门负责人及人员。3.会议内容：针对公司特定业务、项目或问题进行深入讨论和研究，提出解决方案和措施。4.会议组织：由相关业务部门或项目负责人提出会议申请，经公司领导批准后，由申请部门负责会议的组织安排。（四）临时会议1.会议周期：根据工作紧急情况随时召开。2.参会人员：根据会议内容确定。3.会议内容：处理公司突发事项、紧急工作安排等。4.会议组织：由相关领导或部门负责人决定召开临时会议，并指定专人负责会议的组织安排。三、会议准备（一）会议申请1.召开会议前，会议组织者应填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。2.《会议申请表》经部门负责人或公司领导审批后，交行政部备案。（二）会议通知1.行政部根据审批后的《会议申请表》，提前[X]天向参会人员发送会议通知。2.会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、注意事项等内容。3.对于重要会议，行政部应提前电话或当面确认参会人员是否收到通知，并提醒其做好会议准备。（三）会议资料准备1.会议组织者应根据会议内容，提前准备相关的会议资料，如汇报材料、文件、数据报表等。2.会议资料应确保内容准确、完整，格式规范，并提前发送给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好发言准备。（四）会议场地布置1.行政部根据会议规模和要求，提前安排合适的会议场地，并进行布置。2.会议场地应保持整洁、舒适，配备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、桌椅等，确保会议正常进行。四、会议纪律（一）参会人员应按时到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。（二）参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳等。（三）参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得随意打断他人发言。如有意见或建议，应在适当的时候提出。（四）参会人员应尊重会议组织者和其他参会人员，不得发表不尊重、不文明的言论。五、会议记录（一）会议记录人员1.公司例会、专题会议由行政部指定专人负责会议记录。2.部门会议由部门负责人指定专人负责会议记录。（二）会议记录内容1.会议基本信息：会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、记录人等。2.会议议程：会议讨论的主要议题及顺序。3.会议发言内容：参会人员的发言要点、提出的问题、解决方案及决策结果等。4.会议决议：会议形成的决议事项、责任部门、责任人及完成时间等。（三）会议记录要求1.会议记录应真实、准确、完整，不得遗漏重要内容。2.会议记录应使用规范的语言和格式，字迹清晰，便于查阅。3.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内将会议记录整理完毕，并提交给会议组织者审核。审核通过后，会议记录应妥善保存，以备查阅。六、会议决议执行与跟踪（一）会议决议的传达1.会议结束后，会议组织者应及时将会议决议传达给相关责任部门和责任人。2.传达方式可采用会议纪要、邮件、内部通知等形式，确保相关人员了解会议决议内容。（二）会议决议的执行1.责任部门和责任人应按照会议决议要求，认真组织实施，确保各项工作任务按时完成。2.在执行过程中，如遇问题或困难，责任部门和责任人应及时向会议组织者或相关领导汇报，寻求支持和帮助。（三）会议决议的跟踪与反馈1.会议组织者应定期对会议决议的执行情况进行跟踪检查，及时掌握工作进展。2.责任部门和责任人应定期向会议组织者反馈会议决议的执行情况，提交书面报告。报告内容应包括工作进展、存在的问题、解决方案及下一步工作计划等。3.对于未按时完成会议决议的责任部门和责任人，会议组织者应进行督促和问责，确保会议决议得到有效执行。七、会议评估与改进（一）会议评估1.定期对会议效果进行评估，评估内容包括会议组织、会议效率、会议质量、会议决议执行情况等。2.评估方式可采用问卷调查、参会人员反馈、会议组织者自评等形式。（二）改进措施1.根据会议评估结果，总结经验教训，针对存在的问题提出改进措施。2.改进措施应明确责