保健食品管理制度

保健食品管理制度一、总则（一）目的为加强公司保健食品经营管理，保证保健食品质量，保障消费者身体健康和合法权益，根据《中华人民共和国食品安全法》《保健食品注册与备案管理办法》等法律法规及相关规定，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司保健食品的采购、验收、储存、销售、运输、售后服务等经营活动全过程。（三）基本原则公司从事保健食品经营活动，应当遵守法律法规，诚实守信，依法经营，保证保健食品质量安全，满足消费者需求。二、管理职责（一）质量管理部门1.负责制定和修订保健食品质量管理文件，并指导、监督文件的执行。2.负责对保健食品采购、验收、储存、销售、运输等环节进行质量监督管理。3.负责对保健食品质量投诉和不良反应报告进行调查、处理，并及时向上级主管部门报告。4.负责组织对员工进行保健食品质量管理知识培训。（二）采购部门1.负责保健食品供应商的选择、评估和管理，建立合格供应商档案。2.负责按照质量管理部门要求，采购符合质量标准的保健食品，并索取相关资质证明文件。3.负责与供应商签订采购合同，明确质量条款和双方责任。（三）验收部门1.负责对采购的保健食品进行验收，确保所购保健食品符合质量标准。2.负责对验收合格的保健食品办理入库手续，并做好验收记录。3.负责对验收不合格的保健食品进行标识、隔离，并及时报告质量管理部门处理。（四）储存部门1.负责保健食品的储存管理，按照规定的储存条件和要求，分类存放保健食品。2.负责定期检查保健食品的储存状况，确保保健食品质量稳定。3.负责对库存保健食品进行盘点，做到账、货相符。（五）销售部门1.负责保健食品的销售工作，严格按照法律法规和公司规定，向消费者销售保健食品。2.负责向消费者介绍保健食品的功能、适用人群、食用方法、注意事项等，不得夸大宣传。3.负责收集消费者对保健食品的意见和建议，并及时反馈给质量管理部门。（六）运输部门1.负责保健食品的运输工作，确保运输过程中保健食品质量不受影响。2.负责按照规定的运输条件和要求，选择合适的运输工具和运输方式。3.负责对运输工具进行清洁、消毒，防止污染保健食品。（七）售后服务部门1.负责处理消费者对保健食品的质量投诉和售后服务工作。2.负责对消费者反馈的保健食品质量问题进行调查、核实，并及时处理。3.负责收集、整理消费者对保健食品的售后服务意见和建议，并反馈给相关部门。三、保健食品采购管理（一）供应商选择1.采购部门应选择具有合法资质的保健食品供应商，对供应商的资质进行审核，包括营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证、产品注册证书或备案凭证等。2.对供应商的生产或经营状况进行实地考察，评估其生产能力、质量管理水平、信誉等，建立合格供应商档案。（二）采购合同1.采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括保健食品的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等。2.在采购合同中应明确质量条款，要求供应商提供的保健食品必须符合国家法律法规和质量标准要求，同时约定质量保证期限和售后服务等内容。（三）采购索证索票1.采购部门在采购保健食品时，应索取供应商的资质证明文件、产品合格证明文件等，并建立索证索票档案。2.对进口保健食品，还应索取进口保健食品注册证书或备案凭证、检验检疫证明等文件。（四）采购验收1.采购的保健食品到货后，验收部门应按照规定进行验收，包括核对保健食品的名称、规格、数量、生产厂家、生产日期、保质期等信息。2.对保健食品的外观、包装、标签、说明书等进行检查，确保符合国家法律法规和质量标准要求。3.对验收合格的保健食品，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续；对验收不合格的保健食品，应及时报告质量管理部门处理。四、保健食品验收管理（一）验收人员要求验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉保健食品的验收标准和方法，经过培训并考核合格后方可上岗。（二）验收标准1.保健食品的验收应按照国家法律法规和质量标准要求进行，包括保健食品的外观、包装、标签、说明书、产品合格证明文件等。2.对进口保健食品，还应按照进口保健食品的相关规定进行验收，确保其符合我国法律法规和质量标准要求。（三）验收程序1.验收人员在验收保健食品时，应首先核对保健食品的名称、规格、数量、生产厂家、生产日期、保质期等信息是否与采购合同一致。2.对保健食品的外观、包装、标签、说明书等进行检查，查看是否有破损、污染、变质等情况，标签、说明书是否符合国家法律法规和质量标准要求。3.对保健食品的产品合格证明文件进行检查，确保其真实有效。4.对验收合格的保健食品，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续；对验收不合格的保健食品，应及时报告质量管理部门处理。（四）验收记录验收部门应建立保健食品验收记录，记录内容包括保健食品的名称、规格、数量、生产厂家、生产日期、保质期、验收日期、验收人员等信息。验收记录应保存至保健食品有效期满后一年，但不得少于二年。五、保健食品储存管理（一）储存条件1.保健食品应按照规定的储存条件进行储存，一般应储存在干燥、通风、阴凉的仓库内，温度、湿度应符合产品说明书要求。2.对有特殊储存要求的保健食品，如冷藏、冷冻等，应按照要求进行储存。（二）分类存放1.保健食品应分类存放，按照剂型、功能、适用人群等进行分类，并有明显的标识。2.对不合格的保健食品应单独存放，并有明显的标识，防止与合格保健食品混淆。（三）库存管理1.储存部门应定期对库存保健食品进行检查，查看是否有变质、损坏、过期等情况，及时清理不合格保健食品。2.对库存保健食品应建立盘点制度，定期进行盘点，做到账、货相符。如发现账、货不符，应及时查明原因，并报告相关部门处理。（四）仓库设施1.仓库应具备良好的通风、防潮、防虫、防鼠等设施，确保保健食品储存安全。2.仓库应配备必要的消防器材，确保消防安全。六、保健食品销售管理（一）销售资质1.销售部门应取得食品经营许可证，并在许可范围内从事保健食品销售活动。2.销售人员应经过培训并考核合格后方可上岗，熟悉保健食品的功能、适用人群、食用方法、注意事项等知识。（二）销售宣传1.销售人员在销售保健食品时，应严格按照国家法律法规和公司规定进行宣传，不得夸大宣传保健食品的功能和疗效。2.保健食品的宣传资料应真实、准确、合法，不得含有虚假内容，不得欺骗和误导消费者。（三）销售记录销售部门应建立保健食品销售记录，记录内容包括保健食品的名称、规格、数量、生产厂家、生产日期、保质期、销售日期、购买者姓名、联系方式等信息。销售记录应保存至保健食品有效期满后一年，但不得少于二年。（四）售后服务1.售后服务部门应及时处理消费者对保健食品的质量投诉和售后服务工作，对消费者反馈的问题应认真调查、核实，并及时处理。2.对因保健食品质量问题给消费者造成损害的，公司应依法承担相应的赔偿责任。七、保健食品运输管理（一）运输条件1.保健食品的运输应根据其特性和要求，选择合适的运输工具和运输方式，确保运输过程中保健食品质量不受影响。2.对有特殊运输要求的保健食品，如冷藏、冷冻等，应按照要求进行运输。（二）运输工具1.运输保健食品的工具应清洁、卫生、无异味，不得与有毒、有害、有腐蚀性等物品混装。2.运输工具应定期进行清洁、消毒，防止污染保健食品。（三）运输记录运输部门应建立保健食品运输记录，记录内容包括保健食品的名称、规格、数量、生产厂家、生产日期、保质期、运输日期、运输工具、运输路线等信息。运输记录应保存至保健食品有效期满后一年，但不得少于二年。八、保健食品不良反应报告和监测管理（一）报告制度1.公司应建立保健食品不良反应报告和监测制度，指定专人负责保健食品不良反应报告和监测工作。2.销售人员、售后服务人员等在工作中发现保健食品可能存在不良反应的，应及时报告质量管理部门。3.质量管理部门接到报告后，应及时对不良反应进行调查、核实，并按照规定向当地食品药品监督管理部门报告。（二）监测措施1.公司应定期收集、分析保健食品不良反应报告和监测数据，评估保健食品的安全性。2.对发现的可能存在安全隐患的保健食品，应及时采取措施进行处理，如暂停销售、召回等。（三）记录与档案1.公司应建立保健食品不良反应报告和监测记录档案，记录内容包括不良反应的发生时间、地点、症状、涉及产品等信息。2.保健食品不良反应报告和监测记录档案应保存至保健食品有效期满后一年，但不得少于三年。九、培训与考核管理（一）培训计划质量管理部门应制定年度保健食品质量管理知识培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。（二）培训内容培训内容应包括国家法律法规、保健食品质量管理知识、保健食品功能及适用人群、销售宣传要求等。（三）培训方式培训方式可采用内部培训、外部培训、网络培训等多种形式。（四）考核制度1.质量管理部门应建立员工保健食品质量管理知识考核制度，定期对员工进行考核。2.考核内容应包括培训内容的掌握情况、实际工作中的应用能力等。3.对考核不合格的员工，应进行补考或重新培训，直至考核合格。十、文件与记录管理（一）文件管理1.质量管理部门应负责保健食品质量管理文件的制定、修订、审核、批准和发放等工作。2.保健食品质量管理文件应包括质量管理制度、操作规