会计文档管理制度

会计文档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计文档的管理，确保会计文档的安全、完整和有效利用，规范会计文档的形成、积累、整理、归档和保管等工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的会计文档管理工作。（三）定义1.会计文档：指公司在会计核算、财务管理等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、凭证、账簿、报表等资料。2.归档：指将办理完毕、具有保存价值的会计文档按照规定的程序和要求，移交档案管理部门集中保存的过程。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案管理部门负责对全公司会计文档管理工作进行统一领导和监督指导，各下属单位负责本单位会计文档的具体管理工作。2.完整准确、安全保密原则。确保会计文档的内容完整、准确，妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。3.方便利用原则。建立健全会计文档的检索体系，便于快速查询和利用。二、会计文档的形成与积累（一）会计凭证1.会计凭证应按照经济业务发生的时间顺序及时填制，确保内容真实、完整、准确。2.记账凭证应附有原始凭证，原始凭证的内容必须具备：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。3.会计凭证在装订前，应进行整理，检查凭证的编号是否连续、附件是否齐全、签章是否完备等。（二）会计账簿1.会计账簿应根据审核无误的会计凭证及时登记，做到账证相符、账账相符、账实相符。2.账簿记录发生错误时，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹，应按照规定的方法进行更正。3.年度终了，应将各种账簿打印成册，装订归档。（三）财务会计报告1.财务会计报告应按照国家统一的会计制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法进行编制。2.财务会计报告包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等。会计报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表等。3.财务会计报告编制完成后，应经单位负责人、总会计师等审核签字，并加盖单位公章。（四）其他会计资料1.其他会计资料包括银行对账单、银行存款余额调节表、税务申报表、审计报告、验资报告等。2.应定期收集、整理其他会计资料，确保其完整、准确。三、会计文档的整理（一）分类会计文档应按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别进行分类。（二）编号1.会计凭证应按照月份和凭证编号顺序进行编号，如“20XX年X月第X号”。2.会计账簿应按照账簿名称进行编号，如“总账”为“1”，“明细账”为“2”等。3.财务会计报告应按照年份和报告类型进行编号，如“20XX年度资产负债表”为“20XX1”，“20XX年度利润表”为“20XX2”等。4.其他会计资料应按照资料类型和时间顺序进行编号。（三）装订1.会计凭证应定期装订成册，一般每月装订一次。装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。2.会计账簿应在年度终了后及时装订，装订时应注意账簿的完整性和顺序性。3.财务会计报告应在年度终了后按照规定的格式和要求进行装订。4.其他会计资料应根据其性质和数量进行适当装订。（四）编目1.应编制会计文档目录，详细记录会计文档的类别、编号、名称、日期、保管期限等信息。2.会计文档目录应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交会计部门备查。四、会计文档的归档（一）归档时间1.会计凭证应在月度终了后15日内归档。2.会计账簿应在年度终了后30日内归档。3.财务会计报告应在年度终了后45日内归档。4.其他会计资料应在相关业务办理完毕后及时归档。（二）归档程序1.会计部门应按照本制度的要求，对会计文档进行整理、编号、装订等工作。2.整理完毕的会计文档应填写《会计文档归档清单》，一式两份，一份随会计文档移交档案管理部门，一份留存会计部门。3.档案管理部门应对接收的会计文档进行核对，确认无误后办理签收手续，并将会计文档妥善保管。五、会计文档的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年。3.财务会计报告的保管期限为年度财务会计报告永久保管，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。4.其他会计资料的保管期限按照国家有关规定执行。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计文档保管库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.会计文档应分类存放，排列整齐，便于查找。3.应定期对会计文档进行检查，发现问题及时处理，确保会计文档的安全和完整。（三）借阅与归还1.因工作需要查阅会计文档的，应填写《会计文档查阅申请表》，经单位负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅会计文档时，档案管理部门应指定专人负责陪同，查阅人员不得在会计文档上涂改、标记、抽换、损坏等。3.如需借阅会计文档，应填写《会计文档借阅申请表》，经单位负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管会计文档，不得转借他人，不得擅自复制、抄录、传播会计文档内容。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。六、会计文档的销毁（一）销毁条件会计文档保管期满，需要销毁时，应由档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，编制《会计文档销毁清单》，列明销毁会计文档的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.《会计文档销毁清单》应经单位负责人审核批准。2.销毁会计文档时，应由档案管理部门和会计部门共同派员监销。监销人员在销毁会计文档前，应按照《会计文档销毁清单》所列内容进行清点核对；销毁后，应在《会计文档销毁清单》上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。（三）特殊情况处理保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。七、监督与检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对会计文档管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.会计文档管理制度的执行情况。2.会计文档的形成、积累、整理、归档、保管等工作是否符合规定要求。3.会计文档的安全保管情况。4.会计文档的查阅、借阅、归还等手续是否齐全。（三）问题处理对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。对违反本制度规定的行为，应按照公司有关规