会计印章管理制度

会计印章管理制度总则1.目的为加强公司会计印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，防范财务风险，确保公司资金安全和财务工作的正常运转，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司涉及会计核算、财务管理等相关业务使用的各类印章。3.印章种类本制度所指会计印章包括但不限于财务专用章、发票专用章、法人章、财务负责人章、会计人员个人名章等。印章的刻制与启用1.刻制流程申请：因业务需要刻制会计印章时，由使用部门填写《会计印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、数量等信息，并经部门负责人审核签字后，报财务负责人审批。审批：财务负责人根据公司实际情况进行审批，审批通过后，申请表交至行政部门。刻制：行政部门根据审批后的申请表，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位必须严格按照国家相关法律法规和公司要求进行制作，确保印章质量和安全性。2.启用流程验收：印章刻制完成后，由行政部门会同财务部门对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否与申请表一致，印章是否清晰、完整，有无损坏等。登记：验收合格后，行政部门在《会计印章登记簿》上详细登记印章名称、规格、启用日期、领取部门、领取人等信息，并由领取人签字确认。启用通知：财务部门将印章启用情况通知相关部门和人员，明确印章的使用范围、审批流程等要求。印章的使用1.使用原则严格审批：会计印章的使用必须经过严格的审批流程，未经审批不得擅自使用。专人专用：各类会计印章应指定专人保管和使用，不得转借他人。登记备案：每次印章使用都应进行详细登记，记录使用日期、用途、金额、审批人等信息，确保使用情况可追溯。用印规范：印章使用应清晰、端正，不得在空白纸张、支票等上预先加盖印章。2.审批流程常规业务：对于日常会计核算、财务报表编制、资金收付等常规业务，由业务经办人填写《会计印章使用申请表》，经部门负责人审核签字后，交财务负责人审批。财务负责人根据业务情况进行审批，审批通过后，方可使用印章。重大事项：涉及重大资金支出、对外投资、融资担保等重大事项的印章使用，除按照常规业务审批流程外，还需报公司总经理或董事长审批。3.使用登记印章保管人在印章使用后，应立即在《会计印章使用登记簿》上进行详细登记，登记内容包括：使用日期：记录印章使用的具体年月日。用途：明确印章用于何种业务事项，如开具发票、支付款项、签署合同等。金额：填写涉及的资金金额（如有）。审批人：注明批准使用印章的人员姓名。经办人：记录使用印章的具体人员姓名。备注：如有其他需要说明的事项，可在此栏填写。4.特殊情况处理紧急用印：如遇紧急业务需要立即使用会计印章，但审批人无法及时签字审批时，印章保管人应电话请示审批人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。补办审批手续时，应在《会计印章使用申请表》和《会计印章使用登记簿》上注明“紧急用印”及补办审批的情况说明。异地用印：因业务需要在异地使用会计印章时，应通过传真、邮件等方式将《会计印章使用申请表》发送给审批人进行审批。审批通过后，印章保管人可委托当地分支机构或相关人员按照规定使用印章，并做好相关记录和沟通工作。印章的保管1.保管人员职责专人保管：公司应指定专人负责会计印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程。安全存放：印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并妥善保管钥匙或密码。定期检查：保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损、清晰可辨。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。不得私用：保管人员不得擅自使用会计印章，严禁将印章交予他人随意使用或带出公司。2.保管方式财务专用章、法人章：一般应由财务负责人或其授权的专人保管。在使用时，应严格按照审批流程进行操作，确保印章使用的安全性和合规性。发票专用章：由负责发票管理的人员保管，使用时应按照发票开具的相关规定进行操作。会计人员个人名章：由本人保管，用于个人负责的会计业务相关文件的签署。3.印章交接工作调动或离职：会计印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《会计印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、规格等信息，并与接管人员进行当面清点核对。交接双方及监交人应在交接清单上签字确认。临时离岗：保管人员临时离岗时，应将印章妥善存放，并告知相关人员。如离岗时间较长，应将印章交接给指定的临时保管人员，并办理交接手续。印章的停用与销毁1.停用情形机构撤销：因公司机构调整、撤销等原因，相关会计印章不再使用。业务变更：由于公司业务范围变更，某些会计印章已不再适用。印章损坏：印章出现损坏、磨损等情况，无法正常使用。2.停用流程申请：由使用部门或保管人员填写《会计印章停用申请表》，说明印章停用的原因、停用日期等信息，并经部门负责人审核签字后，报财务负责人审批。审批：财务负责人根据实际情况进行审批，审批通过后，通知相关部门和人员印章停用事宜。封存：印章停用后，保管人员应及时将印章封存，并在《会计印章登记簿》上注明停用日期。3.销毁流程申请：对于需要销毁的会计印章，由保管人员填写《会计印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并经部门负责人审核签字后，报财务负责人审批。审批：财务负责人审核同意后，报公司总经理或董事长批准。销毁实施：经批准后，由行政部门会同财务部门指定专人负责印章的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并填写《会计印章销毁清单》，详细记录销毁的印章名称、数量、规格、销毁日期、销毁方式、监销人等信息。销毁清单应由销毁人员、监销人签字确认后存档。监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对会计印章管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查印章的刻制、使用、保管、停用与销毁等环节是否符合规定，有无违规使用印章的情况。对于审计检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务检查财务部门应加强对会计印章使用和保管情况的日常检查，定期核对印章使用记录与业务凭证、报表等资料是否一致，检查印章保管是否安全、规范。如发现问题，应及时督促相关人员进行整改。3.违规处理对于违反本制度规定使用、保管会计印章的行为，公司将视情节轻重