会所租用管理制度VIP

会所租用管理制度总则1.目的为规范公司会所租用管理，确保会所租用活动的顺利进行，提高会所使用效率，保障公司及租用方的权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及外部单位租用公司会所的相关管理活动。3.基本原则会所租用遵循公平、公正、公开的原则，优先满足公司内部重要活动及业务需求，在有闲置资源的情况下，可适当向外部单位出租。租用过程中应严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保安全、有序、高效使用会所设施。会所概述1.会所设施公司会所位于[具体地址]，拥有[详细列举会所内的各类设施，如会议室、多功能厅、宴会厅、休闲娱乐设施等]等设施，可满足不同类型活动的需求。2.会所功能区域划分会议室区域：配备先进的会议设备，可容纳[X]人进行商务会议、培训讲座等活动。多功能厅区域：可根据活动需求灵活布置场地，用于举办大型活动、文艺演出等。宴会厅区域：设有专业的餐饮服务设施，可承办各类宴会、聚餐活动。休闲娱乐区域：提供[具体休闲娱乐项目，如健身房、棋牌室等]，供租用方在活动间隙使用。租用申请与审批1.内部部门租用申请公司内部各部门如有会所租用需求，需提前[X]个工作日填写《会所租用申请表》（以下简称“申请表”），详细说明租用时间、活动内容、参与人数等信息。申请表经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门对申请信息进行初步审核，审核内容包括活动是否符合公司整体安排、租用时间是否与其他重要活动冲突等。对于重要活动或涉及多个部门的租用申请，行政部门需组织相关部门进行会审，综合评估后提出审核意见。审核通过的申请提交至公司分管领导审批。2.外部单位租用申请外部单位租用公司会所，需提前[X]个工作日向公司行政部门提交租用申请，并附上单位简介、租用活动详细方案、租用费用支付计划等资料。行政部门对外部单位的申请进行严格审核，重点审查租用单位的信誉、活动内容是否符合公司规定及社会道德规范等。审核通过的外部单位租用申请，经行政部门负责人签字后，报公司分管领导审批；涉及重大租用事项或较高费用的，需报公司总经理审批。3.审批流程行政部门收到申请后，应在[X]个工作日内完成初步审核，并将审核意见及申请表提交至相应审批领导。审批领导应在收到申请后的[X]个工作日内做出审批决定。如申请获批，行政部门应及时通知申请部门或外部单位；如申请未获批，应向申请方说明原因。租用费用管理1.费用标准内部部门租用会所，根据活动性质及使用设施情况，按照公司制定的内部收费标准收取费用。内部收费标准应定期进行评估和调整，确保合理反映会所使用成本。外部单位租用会所，收费标准根据市场行情及会所设施档次制定，具体收费标准见《会所租用收费价目表》。收费价目表应在公司内部及外部租用信息发布平台上进行公示。2.费用支付方式内部部门租用费用，由行政部门根据审批通过的申请表，在活动结束后的[X]个工作日内，按照公司财务制度办理费用结算手续，从部门经费中扣除。外部单位租用费用，应在签订租用合同后的[X]个工作日内支付合同总金额的[X]%作为定金；活动结束后的[X]个工作日内，结清剩余款项。租用方应通过银行转账等正规方式支付费用，公司财务部门应及时开具发票。3.费用调整如因会所设施改造、市场行情变化等原因需要调整租用费用标准，行政部门应提前[X]个工作日通知相关部门及外部租用单位，并按照规定程序进行审批。调整后的费用标准应及时在公司内部及外部租用信息发布平台上进行更新。租用合同管理1.合同签订对于外部单位租用会所，在申请获批后，行政部门应与租用方签订《会所租用合同》（以下简称“合同”）。合同应明确双方的权利和义务，包括租用时间、场地使用范围、费用标准及支付方式、安全责任、违约责任等条款。合同文本应使用公司统一制定的格式模板，确保合同内容的完整性和规范性。合同签订前，行政部门应仔细审核合同条款，确保合同条款符合法律法规及公司规定，避免潜在风险。合同经双方签字盖章后生效，一式两份，双方各执一份。行政部门应将合同副本存档备案，以便后续查询和管理。2.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。如出现法定或约定的解除合同情形，双方应按照合同约定或法律法规规定的程序解除合同。解除合同后，双方应及时办理相关手续，如场地交接、费用结算等。3.合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可根据合同约定或相关法律法规，向有管辖权的人民法院提起诉讼。在纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中不涉及争议的条款，确保会所租用活动的正常进行。会所使用管理1.使用安排行政部门根据租用申请及审批结果，合理安排会所的使用时间和场地。对于多个租用申请时间冲突的情况，应按照活动的重要性、紧急程度等因素进行统筹协调，优先保障重要活动的使用需求。在租用方使用会所前，行政部门应组织相关人员对租用场地及设施进行检查和调试，确保设施设备正常运行。如发现问题，应及时安排维修或更换，以满足租用方的使用要求。2.现场管理租用方在使用会所期间，应严格遵守公司的会所使用规定，爱护会所设施设备，保持场地整洁卫生。行政部门应安排专人负责现场管理，对租用方的使用行为进行监督和指导，及时发现并解决问题。现场管理人员应定期对会所设施设备进行巡查，确保设施设备安全运行。如发现安全隐患或异常情况，应立即采取措施，并及时通知相关部门进行处理。租用方如需对会所场地进行布置或装饰，应提前向行政部门提交布置方案，经审核同意后方可实施。布置过程中应注意保护会所设施设备，不得擅自改变场地结构或损坏设施设备。布置结束后，租用方应负责清理现场，恢复场地原状。3.安全管理租用方应高度重视会所使用期间的安全管理工作，制定安全应急预案，确保活动安全顺利进行。租用方应配备必要的安全管理人员，负责现场安全监督和管理。行政部门应向租用方提供会所的安全设施设备及相关安全管理制度，并对租用方的安全管理工作进行指导和监督。租用方在使用会所期间，应严格遵守国家有关安全法律法规及公司的安全管理制度，确保人员和财产安全。在会所内严禁吸烟、使用明火及违规存放易燃易爆物品。如因活动需要使用明火或特殊设备，租用方应提前向行政部门提出申请，经批准并采取相应的安全防范措施后方可使用。租用活动结束后，租用方应组织人员对场地进行全面检查，确保无安全隐患后，方可离开会所。行政部门应在租用活动结束后的[X]个工作日内，对会所进行安全复查，如发现问题及时通知租用方进行整改。设施设备维护与管理1.维护责任会所设施设备的维护管理由行政部门负责。行政部门应制定完善的设施设备维护计划，定期对设施设备进行检查、保养和维修，确保设施设备处于良好的运行状态。2.维修流程租用方在使用会所过程中如发现设施设备出现故障或损坏，应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应立即安排维修人员进行检查和维修。对于一般性故障，维修人员应在[X]个工作日内完成维修；对于较为复杂或需要更换零部件的故障，应在[X]个工作日内制定维修方案，并尽快组织维修。维修完成后，维修人员应及时向租用方反馈维修情况，并由租用方进行确认。如因设施设备故障影响租用方正常使用会所，行政部门应采取相应的应急措施，如提供备用设备或场地等，尽量减少对租用方活动的影响。同时，行政部门应及时组织力量对故障设施设备进行抢修，尽快恢复正常使用。3.设备更新与改造行政部门应根据会所设施设备的使用情况和技术发展趋势，定期对设施设备进行评估，制定设备更新与改造计划。对于需要更新或改造的设施设备，应按照公司固定资产管理规定及相关审批程序进行办理。设备更新与改造计划应充分考虑公司业务发展需求、市场变化及成本效益等因素，确保更新改造后的设施设备能够满足公司及租用方的使用要求，同时提高设施设备的使用寿命和运行效率。卫生与环境管理1.卫生要求租用方在使用会所期间，应保持场地内的环境卫生整洁，不得随意丢弃垃圾。活动结束后，租用方应负责清理场地内的垃圾，并将垃圾运至指定地点。行政部门应定期对会所进行全面清洁消毒，确保会所环境符合卫生标准。在租用方使用会所前，应对租用场地进行再次清洁，为租用方提供整洁的使用环境。2.环境保护租用方应遵守国家有关环境保护法律法规，在会所内开展活动时，不得进行污染环境的行为。如因活动需要使用可能产生环境污染的设备或材料，租用方应提前向行政部门提出申请，并采取相应的环保措施。行政部门应加强对会所环境保护工作的监督和管理，确保会所内的各项活动符合环保要求。同时，行政部门应积极推广环保理念，鼓励租用方采取环保措施，共同营造绿色环保的会所环境。人员管理1.租用方人员管理租用方应严格按照租用申请及合同约定安排人员使用会所，不得擅自增加使用人员或改变使用用途。如因特殊情况需要调整人员安排或使用用途，应提前向行政部门提出申请，经批准后方可实施。租用方人员在会所内必须遵守公司的各项规章制度，服从行政部门的现场管理。如有违反公司规定的行为，行政部门有权制止并要求租用方进行整改；情节严重的，可取消租用方的使用资格，并按照合同约定追究违约责任。2.公司工作人员管理行政部门工作人员在会所租用管理过程中应严格履行职责，热情服务，为租用方提供优质、高效的服务。工作人员应熟悉会所设施设备的使用情况及相关管理制度，及时解决租用方在使用过程中遇到的问题。公司其他部门工作人员应积极配合行政部门做好会所租用管理工作，如发现会所使用过程中存在问题或安全隐患，应及时向行政部门报告。监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对会所租用管理情况进行审计监督，检查租用申请审批、费用管理、合同执行、设施设备维护等环节是否符合公司规定和相关法律法规要求。行政部门应建立健全会所租用管理内部监督机制，定期对会所租用管理工作进行自查自纠，及时发现并整改存在的问题。2.外部监督对于外部单位租用会所，公司应主动接受社会监督，及时处理租用方及其他相关方的投诉和建议。如发现租用管理过程中存在违规行为，应及时进行整改，并向社会公开整改情况。行政部门应定期收集租用方的反馈意见，对租用管理工作进行评估和改进，不断提高服务质量和管理水平。违规处理1.租用方违规处理如租用方违反本制度及租用合同约定，行政部门有权采取以下措施：要求租用方立即整改，消除违规行为造成的影响。按照合同约定收取违约金，违约金金额根据违规情节轻重确定。暂停租用方的会所使用资格，直至违规行为整改完毕并经行政部门验收合格。如因租用方违规行为给公司造成损失的，租用方应承担相应的赔偿责任。对于严重违反本制度及法律法规规定的租用方，公