会场中心管理制度

会场中心管理制度一、总则（一）目的为加强公司会场中心的管理，规范会场使用流程，提高会场使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在公司会场中心举办的各类会议、培训、讲座、庆典等活动。（三）基本原则1.统一管理原则：会场中心由公司行政部门统一管理，负责会场的日常维护、设备管理、人员调配等工作。2.合理安排原则：根据活动的规模、性质、时间等因素，合理安排会场，确保资源的充分利用。3.服务至上原则：以服务公司内部活动为宗旨，提供优质、高效、便捷的会场服务。二、会场中心管理职责（一）行政部门职责1.负责会场中心的整体规划、建设和改造，确保会场设施满足公司发展需要。2.制定和完善会场中心管理制度，并监督执行。3.负责会场的日常调度和安排，根据活动需求合理分配会场资源。4.组织会场工作人员的培训，提高服务水平和业务能力。5.定期对会场设施进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。（二）会场工作人员职责1.负责会场的清洁卫生工作，保持会场整洁、舒适。2.按照活动要求，提前做好会场的布置和准备工作，包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪设置等。3.在活动期间，负责会场的服务工作，如茶水供应、设备操作、秩序维护等，确保活动顺利进行。4.活动结束后，及时清理会场，恢复原状，并对设备进行检查和整理。5.协助行政部门做好会场设施的维护和保养工作，及时反馈设备故障等问题。三、会场使用申请与审批（一）申请流程1.各部门如需使用会场，应提前填写《会场使用申请表》，详细说明活动名称、时间、规模、内容、参会人数等信息。2.将申请表提交至本部门负责人审核签字，确保活动内容符合公司规定和部门工作需要。3.部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门。（二）审批流程1.行政部门收到申请表后，根据活动的重要性、时间安排、会场资源等情况进行审批。2.对于重要活动或大型活动，行政部门可能会组织相关部门进行联合审批，确保活动的顺利进行。3.审批通过后，行政部门将以书面形式通知申请部门，并告知会场使用的相关注意事项。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要临时使用会场，申请部门应在第一时间向行政部门说明情况，并填写临时申请表。2.行政部门将根据实际情况进行紧急调配，尽量满足申请部门的需求。3.活动结束后，申请部门应及时补办相关手续，确保流程完整。四、会场布置与设备管理（一）会场布置1.申请部门应根据活动的主题、形式和要求，提前与行政部门沟通会场布置方案。2.会场工作人员按照确定的布置方案进行会场布置，确保布置效果符合活动要求。3.布置过程中应注意保护会场设施，避免损坏。如需使用特殊装饰材料或设备，应提前向行政部门申请并获得批准。（二）设备管理1.会场中心配备的音响设备、投影仪、灯光设备、空调设备等各类设施，由行政部门指定专人负责管理和维护。2.设备管理人员应定期对设备进行检查、调试和保养，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时维修或联系专业技术人员进行处理。3.使用部门在使用设备前，应提前通知设备管理人员进行调试，确保设备能够满足活动需求。在使用过程中，应按照操作规程正确使用设备，避免因操作不当造成设备损坏。4.活动结束后，使用部门应协助设备管理人员对设备进行清理和检查，如有损坏应及时报告并照价赔偿。五、会场服务与保障（一）茶水服务1.会场工作人员应在活动开始前15分钟为参会人员提供茶水服务，确保茶水供应充足。2.茶水应保持清洁、卫生，水温适中，满足参会人员的需求。3.在活动期间，应及时为参会人员续水，确保茶水供应不间断。（二）秩序维护1.会场工作人员应在活动期间维护会场秩序，确保参会人员遵守会场纪律。2.对于违反会场纪律的行为，如大声喧哗、随意走动、吸烟等，工作人员应及时进行劝阻和制止。3.如遇突发情况或紧急事件，工作人员应保持冷静，及时采取措施进行处理，并向相关部门报告。（三）安全保障1.行政部门应加强会场的安全管理，确保会场设施安全可靠，消防设施齐全有效。2.活动举办部门应提前对参会人员进行安全教育，提醒参会人员注意安全事项。3.在活动期间，工作人员应密切关注会场安全情况，发现安全隐患及时报告并处理。如遇火灾、地震等紧急情况，应按照应急预案组织参会人员有序疏散。六、会场费用管理（一）费用标准1.公司内部各部门使用会场，原则上不收取费用。但对于因特殊情况需要使用外部场地或设备租赁等产生的费用，由使用部门承担。2.外部单位使用公司会场中心，收费标准按照市场行情制定，并报公司领导审批后执行。（二）费用结算1.对于外部单位使用会场产生的费用，行政部门应在活动结束后及时与使用单位进行结算。结算时应提供详细的费用清单，经双方核对无误后开具发票。2.费用支付方式按照公司财务制度执行，一般采用银行转账等方式进行支付。七、会场清洁与卫生管理（一）日常清洁1.会场工作人员应每天对会场进行清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等，确保会场环境整洁。2.定期对会场的门窗、墙壁、天花板等进行清洁，保持会场整体卫生状况良好。（二）活动前后清洁1.在活动开始前，会场工作人员应再次对会场进行全面清洁，确保活动现场干净整洁。2.活动结束后，工作人员应及时清理会场内的垃圾、杂物，整理桌椅，关闭设备电源，恢复会场原状。3.对于活动中产生的特殊污渍或垃圾，应及时进行清理和处理，确保会场卫生达标。八、会场中心的维护与保养（一）定期维护1.行政部门应制定会场中心的定期维护计划，包括设施设备的检查、保养、维修等工作。2.定期对会场的地面、墙面、天花板等进行检查，发现损坏或老化及时进行修复或更换。3.对音响设备、投影仪、灯光设备等进行定期调试和保养，确保设备性能稳定。（二）故障维修1.当会场设施设备出现故障时，使用部门应及时向行政部门报告。行政部门接到报告后，应立即安排维修人员进行维修。2.维修人员应尽快到达现场，对故障进行诊断和修复。对于复杂故障或需要较长时间修复的情况，应及时向行政部门反馈进度。3.维修完成后，维修人员应填写维修记录，详细记录故障原因、维修过程和维修结果等信息。九、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对会场中心的管理和使用情况进行日常监督检查，确保各项制度的执行到位。2.设立意见箱或投诉电话，接受公司内部各部门和员工对会场中心服务质量的监督和投诉。对于收到的意见和投诉，行政部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关人员。（二）考核办法1.制定会场工作人员的考核标准，从服务态度、工作质量、工作效率等方面进行考核。2.考核方式采用定期考核与不定期考核相