会员合同管理制度

会员合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司会员合同管理，规范会员合同的签订、履行、变更、终止等行为，维护公司和会员的合法权益，提高公司会员服务质量和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与会员签订的各类会员合同，包括但不限于线上会员服务合同、线下会员权益合同等。（三）基本原则1.合法性原则：会员合同的签订、履行等活动应符合国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：公司与会员在签订会员合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。3.全面履行原则：公司与会员应按照会员合同约定全面履行各自的义务。4.及时处理原则：对于会员合同履行过程中出现的问题，应及时进行处理，避免损失扩大。二、会员合同的签订（一）合同起草1.业务部门根据公司会员服务内容和市场需求，起草会员合同文本初稿。2.合同文本应明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、费用标准、违约责任等条款。（二）审核会签1.业务部门将起草好的会员合同文本提交给法务部门进行法律审核。2.法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等，提出修改意见。3.业务部门根据法务部门的意见对合同文本进行修改完善后，提交给财务部门、运营部门等相关部门会签。4.各会签部门应从各自专业角度对合同条款进行审核，提出意见和建议。（三）合同签订1.经审核会签通过的会员合同，由公司法定代表人或其授权代表与会员签订。2.签订合同时，应确保合同双方签字（或盖章）齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，公司相关部门留存备份。三、会员合同的履行（一）服务提供1.业务部门按照会员合同约定的服务内容和标准，为会员提供优质、高效的服务。2.运营部门负责组织协调相关资源，确保服务的顺利实施。3.服务过程中，应及时记录会员反馈的问题和意见，以便及时改进服务。（二）费用收取1.财务部门按照会员合同约定的费用标准和支付方式，及时、准确地收取会员费用。2.对于会员逾期未支付费用的情况，财务部门应及时通知业务部门，并按照合同约定采取相应的催款措施。（三）信息沟通1.公司应建立与会员的信息沟通机制，及时向会员传达公司的服务信息、活动通知等。2.会员如有疑问或建议，可通过客服热线、在线客服、电子邮件等方式与公司进行沟通。3.公司应及时回复会员的咨询和反馈，确保会员满意度。四、会员合同的变更（一）变更情形1.因公司业务调整、市场需求变化等原因，需要对会员合同的服务内容、费用标准等条款进行变更的。2.会员因自身情况变化，需要对会员合同的相关条款进行变更的。（二）变更程序1.提出变更申请：业务部门或会员应向对方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容等。2.协商一致：双方就变更事项进行协商，达成一致意见后签订变更协议。3.审核会签：变更协议签订后，按照合同签订时的审核会签程序进行审核。4.备案存档：变更协议审核通过后，双方各执一份，公司相关部门留存备份，并对会员合同档案进行更新。五、会员合同的终止（一）终止情形1.会员合同约定的服务期限届满，双方未续签合同的。2.会员提前解除会员合同，且符合合同约定的解除条件的。3.公司因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，无法继续履行会员合同的。4.会员违反会员合同约定，公司按照合同约定行使解除权的。（二）终止程序1.通知对方：公司或会员应提前[X]天书面通知对方会员合同即将终止。2.清理结算：双方按照会员合同约定进行服务清理和费用结算，确保双方权利义务的清晰。3.办理手续：会员合同终止后，双方应办理相关的交接手续，如退还会员资料、设备等。4.备案存档：会员合同终止后，公司应将相关资料进行备案存档，以备查阅。六、会员合同的档案管理（一）档案收集1.业务部门负责收集会员合同签订、履行、变更、终止过程中产生的各类文件资料，包括合同文本、审核意见、变更协议、终止通知等。2.财务部门负责收集会员费用支付凭证、发票等相关资料。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的文件资料进行分类整理，按照合同编号、签订时间等顺序进行排列。2.对每份文件资料进行编号、编目，建立档案目录清单。（三）档案保管1.档案管理人员应将整理好的会员合同档案存放在专门的档案柜中，确保档案的安全和完整。2.档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会员合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅会员合同档案的，应按照公司相关规定办理审批手续，并提供有效证明文件。七、会员合同的监督与检查（一）监督机制1.公司建立会员合同监督机制，由法务部门、财务部门、审计部门等相关部门组成监督小组，定期对会员合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、检查方式、检查时间等。（二）检查内容1.会员合同的签订是否符合法律法规和公司规定。2.会员合同的履行情况，包括服务质量、费用收取等。3.会员合同变更、终止的程序是否合规。4.会员合同档案管理是否规范。（三）问题处理1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时向公司管理层汇报，并提出整改建议。2.相关部门应按照整改建议及时进行整改，确保会员合同管理工作的规范运行。八、违约责任（一）公司违约责任1.公司未按照会员合同约定提供服务的，应承担相应的违约责任，如退还部分或全部会员费用、赔偿会员因此遭受的损失等。2.公司违反会员合同约定的保密义务、安全保障义务等，应承担相应的法律责任。（二）会员违约责任1.会员未按照会员合同约定支付费用的，应按照合同约定支付逾期违约金。2.会员违反会员合同约定的使用规则、保密义务等，公司有权解除会员合同，并要求会员承担相应的违约责任。九、争议解决（一）协商解决公司与会员在履行会员合同过程中发生争议的，应首