会务督办管理制度

会务督办管理制度一、总则（一）目的为了确保公司会议决策和工作部署得到有效贯彻执行，提高工作效率，加强沟通协调，特制定本会务督办管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议（包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题会议等）相关决议、事项的督办管理。（三）基本原则1.明确责任：明确各项会议决议、事项的责任部门和责任人，确保事事有人负责。2.高效执行：以提高工作效率为目标，及时、准确地传达会议精神，推动工作落实。3.跟踪反馈：对会议决议、事项的执行情况进行全程跟踪，及时反馈进展情况和存在的问题。4.考核问责：将会议决议、事项的执行情况纳入绩效考核体系，对执行不力的部门和个人进行问责。二、督办机构及职责（一）督办领导小组成立以公司总经理为组长，各副总经理为副组长，各部门负责人为成员的督办领导小组。负责对公司重要会议决议、事项的督办工作进行统筹领导和决策。（二）督办工作小组督办工作小组设在公司行政部，行政部负责人兼任组长，成员由行政部相关人员组成。负责具体组织实施会议决议、事项的督办工作，包括任务分解、跟踪检查、协调沟通、反馈汇报等。（三）职责分工1.总经理：对公司重要会议决议、事项的执行情况负总责，负责协调解决督办过程中出现的重大问题。2.副总经理：按照分工负责对所分管领域会议决议、事项的执行情况进行督促检查，协助总经理解决相关问题。3.部门负责人：作为本部门会议决议、事项的第一责任人，负责组织实施本部门的工作任务，确保按时、高质量完成，并及时向督办工作小组反馈执行情况。4.督办工作小组：负责制定会议决议、事项的督办计划，明确督办内容、责任部门、责任人、完成时间等。定期对会议决议、事项的执行情况进行跟踪检查，通过现场检查、书面汇报、电话沟通等方式，及时掌握工作进展。协调解决督办过程中出现的问题，对涉及多个部门的事项，组织相关部门进行协调沟通。定期向督办领导小组汇报会议决议、事项的执行情况，对执行不力的部门和个人提出处理建议。三、会议决议、事项的收集与整理（一）会议记录1.各类会议均应安排专人负责记录，会议记录应准确、完整地记录会议讨论的内容、形成的决议和工作部署。2.会议记录应包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、会议内容、决议事项、责任部门、责任人、完成时间等要素。（二）决议整理1.会议结束后，会议记录人员应及时对会议记录进行整理，形成会议纪要。会议纪要应明确会议决议事项、责任部门、责任人、完成时间等，并经会议主持人审核签字后印发。2.对于重要会议的决议，应单独整理成册，作为督办工作的重要依据。（三）任务分解1.督办工作小组根据会议纪要，对会议决议事项进行任务分解，明确各项任务的具体工作内容、责任部门、责任人、完成时间等，并形成《会议决议事项督办任务清单》。2.《会议决议事项督办任务清单》应经督办领导小组审核后印发给各责任部门和责任人。四、督办流程（一）任务下达1.督办工作小组将《会议决议事项督办任务清单》下达给各责任部门和责任人，明确工作要求和完成时间。2.责任部门和责任人应在收到《会议决议事项督办任务清单》后，及时组织本部门人员进行工作安排，确保任务顺利推进。（二）执行跟踪1.责任部门和责任人应按照《会议决议事项督办任务清单》的要求，定期向督办工作小组汇报工作进展情况。汇报方式可采用书面报告、电子邮件、电话汇报等。2.督办工作小组应定期对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，可通过现场查看、查阅资料、听取汇报等方式，了解工作进展情况，发现存在的问题。3.对于执行过程中出现的问题，责任部门和责任人应及时分析原因，采取有效措施加以解决，并将问题解决情况及时向督办工作小组汇报。（三）协调沟通1.对于涉及多个部门的会议决议事项，督办工作小组应组织相关部门进行协调沟通，明确各部门的职责分工，确保工作协同推进。2.在协调沟通过程中，各部门应顾全大局，积极配合，共同解决问题，不得推诿扯皮。（四）反馈汇报1.责任部门和责任人应在规定的时间内，将会议决议事项的执行情况向督办工作小组进行反馈汇报。反馈汇报应包括工作进展、取得的成效、存在的问题及下一步工作计划等内容。2.督办工作小组应定期对各责任部门和责任人的反馈汇报情况进行汇总分析，形成会议决议事项执行情况报告，向督办领导小组汇报。3.会议决议事项执行情况报告应包括整体执行情况、存在的问题及建议、下一步工作安排等内容，为公司领导决策提供参考依据。（五）结果验收1.会议决议事项完成后，责任部门和责任人应及时向督办工作小组提交验收申请。验收申请应包括工作完成情况、取得的成效、相关证明材料等内容。2.督办工作小组收到验收申请后，应组织相关人员对会议决议事项的完成情况进行验收。验收可采用现场检查、资料审查、听取汇报等方式进行。3.对于验收合格的会议决议事项，督办工作小组应出具验收报告；对于验收不合格的会议决议事项，应责令责任部门和责任人限期整改，直至验收合格。五、考核与问责（一）考核标准1.将会议决议事项的执行情况纳入公司绩效考核体系，制定明确的考核标准。考核标准应包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、协作配合等方面。2.对于按时、高质量完成会议决议事项的责任部门和责任人，给予相应的绩效加分；对于未按时完成、完成质量不高或拒不执行会议决议事项的责任部门和责任人，给予相应的绩效扣分。（二）问责措施1.对于因执行不力导致会议决议事项未能按时完成或造成严重后果的责任部门和责任人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等问责措施。2.对多次出现执行不力情况的部门和个人，公司将进行重点关注，采取进一步的管理措施，如调整工作岗位、限制晋升等。六、信息沟通与共享（一）建立沟通机制1.建立定期沟通机制，督办工作小组定期组织召开会议，通报会议决议事项的执行情况，协调解决存在的问题。2.建立即时沟通机制，各责任部门和责任人在执行过程中遇到问题或需要协调沟通时，可随时与督办工作小组联系。（二）信息共享平台1.搭建公司内部信息共享平台，用于发布会议决议事项、工作进展情况、问题反馈等信息，方便各部门和人员及时了解相关情况。2.各责任部门和责任人应及时将会议决议事项的