会务财务管理制度

会务财务管理制度总则1.目的为加强公司会务财务管理，规范会务经费的使用，提高资金使用效益，确保会务活动的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议、培训、研讨会、庆典活动等会务相关的财务事项。3.基本原则预算控制原则：会务活动应编制详细预算，严格按照预算执行，确保经费支出合理、合规。专款专用原则：会务经费应专款专用，不得挪作他用。勤俭节约原则：在保证会务活动质量的前提下，厉行节约，降低成本。合规合法原则：会务经费的使用必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定。会务预算管理1.预算编制责任部门：会务活动主办部门负责编制会务预算草案。编制依据：根据会务活动的规模、内容、预计参会人数、场地租赁、餐饮安排、资料印刷、设备租赁等各项费用支出情况进行编制。预算内容：会务预算应包括但不限于以下项目：场地租赁费用：包括会议室、培训场地、活动场地等的租赁费用。餐饮费用：如午餐、晚餐、茶歇等的费用。资料印刷费用：会议资料、培训教材、宣传册等的印刷费用。设备租赁费用：投影仪、音响设备、电脑、桌椅等设备的租赁费用。交通费用：接送参会人员的车辆租赁费用等。其他费用：如嘉宾礼品、证书制作、摄影摄像等费用。预算审批：会务预算草案编制完成后，经主办部门负责人审核签字，报公司财务部门审核，最后提交公司管理层审批。预算一经批准，必须严格执行。2.预算调整调整情形：在会务活动实施过程中，如因特殊情况需要调整预算，必须提前提出书面申请，说明调整原因和调整金额。调整流程：申请部门填写《会务预算调整申请表》，经主办部门负责人、财务部门负责人审核，报公司管理层审批后执行。未经批准，不得擅自调整预算。会务费用报销管理1.报销凭证要求合法合规：报销凭证必须是合法有效的发票或财政监制的收据，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、项目、金额、盖章等信息。内容完整：报销凭证应注明会务活动名称、日期、地点、参会人数等相关信息，并由经办人、证明人签字确认。附件齐全：报销时应附相关的会议通知、签到表、费用明细清单等附件，确保报销事项真实、完整。2.报销流程经办人整理：会务活动结束后，经办人应及时整理报销凭证，并按照公司财务报销流程填写报销单。部门负责人审核：报销单经主办部门负责人审核签字，确认费用支出的合理性和真实性。财务部门审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，审核无误后签字。公司领导审批：报销单报公司领导审批，审批通过后交财务部门报销。财务报销：财务部门根据审批后的报销单进行报销，将款项支付给经办人或相关供应商。3.报销时间限制经办人应在会务活动结束后[X]个工作日内完成报销手续，逾期不予受理（特殊情况除外）。会务资金支付管理1.支付方式会务资金支付方式主要包括支票、银行转账、现金等。具体支付方式应根据实际情况和公司财务规定确定。对于金额较大的会务费用支出，原则上应采用银行转账方式支付，以确保资金安全。2.支付审批会务资金支付前，必须经过严格的审批流程。支付申请应附相关的合同、发票、报销单等凭证，经部门负责人、财务部门负责人、公司领导审批后，方可办理支付手续。财务部门应严格按照审批后的支付申请进行支付，不得擅自更改支付金额、支付对象等信息。3.支付记录与核对财务部门应建立会务资金支付记录台账，详细记录每笔支付的日期、金额、支付对象、支付方式等信息。定期与银行对账单进行核对，确保支付记录的准确性和一致性。如有差异，应及时查明原因并进行调整。会务物资管理1.物资采购采购计划：会务活动主办部门根据预算和实际需求，编制会务物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额等信息。采购审批：采购计划经主办部门负责人审核签字后，报公司财务部门审核，最后提交公司管理层审批。采购实施：采购部门按照批准的采购计划进行采购，选择合格的供应商，签订采购合同，并确保采购物资的质量和价格合理。物资验收：物资到货后，由主办部门组织相关人员进行验收，核对物资的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，填写《会务物资验收单》，并由验收人员签字确认。2.物资保管专人负责：会务物资应指定专人负责保管，建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况。分类存放：物资应按照类别、规格、型号等进行分类存放，确保物资存放有序，便于查找和使用。安全保管：保管人员应妥善保管物资，做好防潮、防火、防盗等工作，确保物资安全无损。3.物资领用领用审批：会务活动期间，如需领用物资，领用人应填写《会务物资领用申请表》，经主办部门负责人审批后，到保管人员处领取。领用登记：保管人员应按照审批后的领用申请表进行发放，并在物资保管台账上做好领用记录，注明领用日期、领用人、物资名称、规格、数量等信息。剩余物资处理：会务活动结束后，对于剩余的物资，应及时清理并交回保管人员处。保管人员应核对剩余物资的数量、规格等信息，并在物资保管台账上做好记录。对于可重复使用的物资，应妥善保管，以备下次使用；对于不再使用的物资，应按照公司相关规定进行处理。会务财务审计与监督1.内部审计公司内部审计部门定期对会务财务进行审计，检查会务经费的使用是否符合预算、财务制度和相关法律法规的规定。审计内容包括预算执行情况、费用报销凭证的真实性和合法性、物资采购与管理情况、资金支付情况等。审计结束后，审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门应加强对会务财务的日常监督，定期对会务经费的收支情况进行检查和分析，及时发现和纠正存在的问题。对于违反会务财务管理制度的行为，财务部门有权拒绝报销或支付相关费用，并及时向公司管理层报告。3.外部监督接受上级主管部门、财政部门、审