会务招待管理制度

会务招待管理制度一、总则（一）目的为规范公司会务及招待管理工作，提高工作效率，节约经费开支，确保各项活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议、商务洽谈、业务接待等活动的组织与管理。（三）基本原则1.规范有序原则：会务及招待工作应严格按照规定的程序和标准进行，确保各项活动有序开展。2.勤俭节约原则：在保证活动质量的前提下，合理控制费用支出，杜绝铺张浪费。3.热情周到原则：以热情、礼貌、周到的服务，展现公司良好形象，满足参会人员和来访客人的需求。二、会务管理（一）会议分类1.公司级会议：包括年度总结会、季度工作会、月度例会等，由公司高层领导主持，各部门负责人参加。2.部门会议：由各部门自行组织召开，传达公司精神，安排部门工作，部门全体人员参加。3.专项会议：针对特定业务或项目召开的会议，如项目研讨会、技术交流会等，相关人员参加。（二）会议组织1.会议申请需召开会议的部门或个人应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。《会议申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.会议通知会议组织部门根据审批后的《会议申请表》，提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知。会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、注意事项等内容，可采用邮件、内部办公系统等方式发送。3.会议准备会议组织部门负责会议场地的预订、布置，设备的调试，资料的准备等工作。会议场地应根据会议规模和性质进行选择，确保环境舒适、设施齐全。会议资料应包括会议议程、相关文件、汇报材料等，提前发放给参会人员。4.会议记录会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应准确、完整，会后及时整理成会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员。（三）会议费用管理1.费用预算会议组织部门应根据会议规模和实际需求，编制会议费用预算，包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、交通等费用。会议费用预算经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.费用报销会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费用报销凭证，按照公司财务制度进行报销。报销凭证应包括发票、费用清单、会议通知、会议纪要等，确保费用支出真实、合理、合规。三、招待管理（一）招待分类1.商务招待：用于接待客户、合作伙伴等来访人员，促进业务合作与交流。2.工作招待：用于接待上级领导、兄弟单位等来访人员，沟通工作情况，协调工作关系。（二）招待申请1.需进行招待的部门或个人应提前填写《招待申请表》，详细说明招待对象、时间、地点、事由、陪同人员等内容。2.《招待申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。（三）招待安排1.根据审批后的《招待申请表》，招待部门负责安排招待事宜，包括场地预订、餐饮安排、交通接送等。2.招待场地应根据招待对象和招待规格进行选择，确保环境舒适、档次适宜。3.餐饮安排应根据招待对象的饮食习惯和招待规格进行选择，注重菜品质量和服务水平。4.如需安排交通接送，应提前与专业的租车公司或司机联系，确保车辆安全、整洁、准时。（四）招待费用管理1.费用预算招待部门应根据招待对象和招待规格，编制招待费用预算，包括餐饮、住宿、交通、礼品等费用。招待费用预算经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.费用报销招待结束后，招待部门应及时整理招待费用报销凭证，按照公司财务制度进行报销。报销凭证应包括发票、费用清单、招待申请表、接待清单等，确保费用支出真实、合理、合规。四、会议及招待用品管理（一）用品采购1.会议及招待用品由公司行政部门统一采购，采购前应填写《用品采购申请表》，经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.行政部门应根据审批后的《用品采购申请表》，选择合格的供应商进行采购，确保用品质量和价格合理。（二）用品领用1.各部门因工作需要领用会议及招待用品时，应填写《用品领用申请表》，经部门负责人审核后，到行政部门领取。2.行政部门应建立用品领用台账，详细记录用品名称、规格、数量、领用部门、领用人、领用时间等信息。（三）用品保管1.行政部门应指定专人负责会议及招待用品的保管，确保用品存放安全、有序。2.定期对用品进行盘点，核对库存数量与台账记录是否一致，如有差异应及时查明原因并进行处理。五、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对会务及招待费用进行审计，检查费用支出是否符合本制度规定，是否存在违规行为。（二）日常检查公司行政部门定期对会议及招待活动的组织与管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。（三）投诉处理公司设立投诉举报电话和邮箱，接受员工对会务及招待管理工作的投诉和举报。对投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。六、违规处理（一）对违反本制度规定的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。（二）