会务服务管理制度

会务服务管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会务服务工作，提高会务服务质量和效率，确保各类会议的顺利召开，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于董事会、股东会、管理层会议、部门会议、员工大会等。（三）基本原则1.高效原则：以快速、准确的服务，保障会议按时、有序进行。2.专业原则：会务服务人员应具备专业的知识和技能，提供优质、规范的服务。3.细致原则：注重细节，从会议筹备到结束，确保各项服务无差错。4.保密原则：对会议涉及的机密信息严格保密，不得泄露。二、会务服务职责分工（一）会务服务团队1.团队组成：由资深会务主管、会务专员、技术支持人员、后勤保障人员等组成。2.职责分工会务主管全面负责会务服务团队的管理和协调工作。制定会务服务计划和流程，并监督执行。与会议组织者沟通，了解会议需求，确保服务符合要求。对重大会议进行现场指挥，及时解决突发问题。会务专员根据会议安排，负责会议场地的布置、设备调试等工作。会议期间，提供茶水、咖啡等饮品服务，做好会议记录等辅助工作。协助与会人员解决临时需求，维护会议秩序。技术支持人员负责会议所需的音响、灯光、投影仪等设备的安装、调试和维护。确保会议期间设备正常运行，及时处理技术故障。后勤保障人员负责会议场地的清洁卫生、餐饮安排等后勤保障工作。准备会议所需的文具、文件袋等物品。协助会务专员进行会议场地的布置和清理。（二）会议组织者1.负责提出会议需求，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。2.与会务服务团队沟通会议细节，确保服务方案符合要求。3.对会议效果进行评估，提出改进建议。三、会议筹备（一）会议需求沟通1.会议组织者提前[X]个工作日将会议需求以书面形式提交给会务服务团队。2.会务服务团队接到需求后，及时与会议组织者沟通，确认会议的各项细节，如有疑问及时反馈。（二）场地安排1.根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。2.提前检查场地的设施设备，确保其正常运行。3.按照会议要求进行场地布置，包括桌椅摆放、横幅悬挂、资料摆放等。（三）设备准备1.根据会议需要，准备好音响、灯光、投影仪、麦克风等设备。2.提前调试设备，确保其性能良好，画面清晰、声音正常。3.准备好备用设备，以防万一。（四）资料准备1.根据会议议程，准备好相关的文件、资料、发言稿等。2.将资料分类整理，装入文件袋，并标明会议名称、参会人员等信息。3.在会议开始前，将资料发放到参会人员手中。（五）餐饮安排1.根据会议时间和参会人数，确定餐饮标准和形式。2.选择合适的餐饮供应商，提前预订餐饮。3.在会议期间，按时提供餐饮服务，确保食品卫生和质量。（六）人员培训1.对会务服务人员进行培训，使其熟悉会议流程和服务要求。2.培训内容包括服务礼仪、沟通技巧、设备操作等。3.定期组织培训，不断提高会务服务人员的业务水平。四、会议服务（一）会前服务1.提前[X]分钟到达会议场地，进行最后的准备工作。2.检查设备运行情况，确保会议按时开始。3.在会议室门口迎接参会人员，引导其就座，并提供茶水、咖啡等饮品。（二）会中服务1.会议期间，保持会议室的安静和整洁，及时清理垃圾。2.关注会议进程，根据需要提供文具、文件等物品。3.协助会议组织者进行会议记录，如有需要及时提供技术支持。4.注意观察参会人员的需求，及时提供帮助。（三）会后服务1.会议结束后，引导参会人员有序离开会议室。2.清理会议场地，整理桌椅，关闭设备电源。3.对会议设备进行检查和维护，如有损坏及时报修。4.将会议资料收集整理，交回会议组织者。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会务专员负责会议记录工作，记录内容应准确、完整。2.记录会议的时间、地点、参会人员、议程、发言内容、决议等。3.采用电子记录和纸质记录相结合的方式，确保记录的准确性和可追溯性。（二）会议纪要1.会议结束后，会务专员应及时整理会议纪要。2.会议纪要应突出会议的重点内容和决议，语言简洁明了。3.会议纪要经会议组织者审核后，发送给参会人员和相关部门。六、会议保密管理（一）保密要求1.会务服务人员应对会议涉及的机密信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.会议期间，严禁在会议场地内使用手机等电子设备进行拍照、录音、录像等行为。3.对会议资料和文件要妥善保管，不得随意丢弃或外传。（二）保密措施1.对会议场地进行保密管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.在会议资料上标明保密标识，提醒参会人员注意保密。3.对会议记录和纪要进行加密存储，只有授权人员才能访问。七、会议评估与改进（一）评估方式1.会议结束后，会议组织者应对会议服务进行评估，填写评估表。2.评估内容包括服务质量、设备运行情况、会议效果等方面。3.参会人员也可对会议服务提出意见和建议。（二）改进措施1.会务服务团队根据评估结果和意见建议，分析存在的问题和不足。2.制定改进措施，明确责任人和时间节点，及时进行整改。3.定期对改进措施的执行情况进行检查和评估，不断提高会务服务质量。八、费用管理（一）费用预算1.会务服务团队根据会议需求，编制会务服务费用预算。2.费用预算包括场地租赁、设备租赁、餐饮、文具、资料等费用。3.费用预算经会议组织者审核后，报公司领导审批。（二）费用报销1.会务服务结束后，会务服务团队应及时整理费用报销凭证。2.费用报销凭证应包括发票、合同、清单等，确保其真实、合法、有效。3.按照公司财务制度的规定，办理费用报销手续。九、应急处理（一）应急预案制定1.针对可能出现的突发情况，如设备故障、人员突发疾病等，制定应急预案。2.应急预案应明确应急处理流程、责任人和联系方式。（二）应急处理措施1.发生突发情况时，会务服务人员应立即按照应急预案进行处理