伙食采购管理制度

伙食采购管理制度总则1.目的为规范公司伙食采购工作，确保采购食材的质量安全，降低采购成本，满足公司员工的用餐需求，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部食堂食材及相关用品的采购活动。3.基本原则质量第一原则：优先采购符合食品安全标准、新鲜优质的食材，保障员工饮食健康。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁规定，杜绝不正当交易行为。采购职责分工1.采购部门负责制定伙食采购计划，根据食堂用餐人数、菜品需求等因素，合理安排采购数量和频率。选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行定期评估和管理。执行采购任务，按照采购计划与供应商进行洽谈、签订采购合同，并确保合同的有效履行。负责采购食材及用品的验收工作，对不符合质量要求的食材及时与供应商沟通处理。定期对采购成本进行分析，寻找降低成本的途径和方法。2.食堂管理部门协助采购部门制定采购计划，根据员工口味和季节变化，提供菜品建议和需求信息。参与供应商的评估和选择，对采购食材的质量进行监督和检查。负责食堂食材的库存管理，定期盘点库存，确保食材的合理储备和使用。收集员工对伙食质量的反馈意见，及时反馈给采购部门，以便改进采购工作。3.财务部门负责审核采购费用的报销凭证，确保采购支出的合理性和合规性。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助采购部门控制成本。监督采购资金的使用情况，确保资金安全。4.审计部门对伙食采购活动进行定期审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购成本的控制情况等。对采购过程中发现的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议，促进采购工作的规范管理。采购流程1.采购计划制定食堂管理部门应根据每日用餐人数、菜品供应情况以及库存状况，每周制定下周的伙食采购计划，并提交给采购部门。采购计划应明确采购食材的种类、数量、规格、质量要求等详细信息。采购部门根据食堂管理部门提交的采购计划，结合市场行情和库存情况，对采购计划进行审核和调整，确保采购计划的合理性和可行性。2.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道寻找合格的供应商，如网络搜索、行业推荐、实地考察等。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品检验报告等相关证件的审核。实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、卫生状况、管理水平等，评估其供应能力和质量保障能力。选择至少三家符合要求的供应商作为候选供应商，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、供应产品种类、价格、质量情况等。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.采购订单下达采购部门根据审核后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确采购食材的种类、数量、规格、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。采购订单应经采购部门负责人审核签字后生效，并加盖公司公章或合同专用章。采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。4.采购验收采购食材及用品到货后，采购部门应及时通知食堂管理部门、质量检验人员等相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和质量要求，对采购食材的品种、数量、规格、质量、包装等进行逐一核对。对采购食材进行感官检验和理化检验，确保食材符合食品安全标准。对于肉类、禽类、水产品等食材，应检查其检疫证明；对于蔬菜、水果等食材，应检查其农药残留情况。验收合格的食材及用品，验收人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的食材及用品，应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。5.采购付款采购部门应在收到供应商提供的发票和送货单后，及时提交给财务部门进行审核。财务部门应根据采购合同和验收情况，对发票和送货单进行审核，确保发票金额与采购合同一致，送货单上的验收签字齐全。审核通过后，财务部门按照公司财务制度办理采购付款手续。付款方式应根据采购合同约定执行，一般采用银行转账方式支付。财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，确保采购资金的合理使用。采购质量控制1.建立质量标准采购部门应根据国家食品安全标准和公司实际需求，制定采购食材及用品的质量标准。质量标准应明确食材的品种、规格、等级、外观、口感、理化指标、卫生指标等详细要求。质量标准应及时传达给供应商，要求供应商严格按照质量标准组织生产和供应。2.加强供应商管理采购部门应与供应商签订质量保证协议，明确双方在质量方面的权利和义务。质量保证协议应包括质量标准、检验方法、验收程序、退换货规定、违约责任等内容。定期对供应商进行质量培训，提高供应商的质量意识和质量管理水平。要求供应商建立完善的质量管理体系，加强对原材料采购、生产加工、储存运输等环节的质量控制。加强对供应商的日常监督和检查，定期对供应商供应的食材进行抽检。对于质量不稳定或出现质量问题的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。3.严格验收把关验收人员应严格按照质量标准和验收程序对采购食材及用品进行验收，确保验收工作的准确性和公正性。加强对验收过程的监督和管理，防止验收人员与供应商串通作弊。对于验收不合格的食材及用品，应坚决予以拒收，并及时通知采购部门与供应商协商处理。建立验收记录档案，记录采购食材的品种、数量、规格、质量情况、验收人员、验收时间等信息。验收记录档案应保存至少两年，以备查阅。采购成本控制1.价格调研与分析采购部门应定期对市场价格进行调研，了解各类食材及用品的价格走势和市场行情。通过多种渠道收集价格信息，如市场询价、供应商报价、行业网站、农产品批发市场等。对收集到的价格信息进行分析和比较，找出价格波动的规律和影响因素。根据市场价格变化情况，及时调整采购策略，合理安排采购时机，降低采购成本。2.供应商谈判与议价在选择供应商时，采购部门应与供应商进行充分的谈判和议价，争取最优惠的采购价格。谈判过程中，应明确采购数量、交货期、质量要求、付款方式等条款，确保双方的利益得到保障。定期与供应商进行价格协商，根据市场价格变化和公司采购成本控制目标，要求供应商适当降低价格。对于长期合作的供应商，可以通过签订年度采购合同、批量采购等方式，争取更有利的价格条款。建立供应商价格评估机制，对供应商的价格表现进行定期评估。对于价格合理、质量稳定的供应商给予适当的奖励和支持，对于价格过高或质量不稳定的供应商进行调整或淘汰。3.采购成本核算与分析财务部门应定期对采购成本进行核算和分析，计算采购食材及用品的单位成本、总成本等指标。通过与预算成本、历史成本等进行对比分析，找出采购成本控制的薄弱环节和存在的问题。采购部门应根据财务部门提供的采购成本分析报告，采取有效措施进行成本控制。如优化采购计划、调整采购渠道、降低库存成本、加强与供应商的合作等。定期召开采购成本分析会议，由采购部门、财务部门、食堂管理部门等相关人员参加。会议上，各部门应汇报采购成本控制情况，分析存在的问题，共同研究制定改进措施，不断提高采购成本控制水平。采购监督与考核1.内部监督审计部门应定期对伙食采购活动进行审计，检查采购流程是否规范、采购合同是否有效履行、采购成本是否合理控制、采购质量是否符合要求等。审计部门应加强对采购人员的监督，防止采购人员利用职务之便谋取私利。对于发现的违规行为，应及时进行调查和处理，并追究相关人员的责任。食堂管理部门应加强对采购过程的日常监督，参与供应商的评估和选择，对采购食材的质量进行检查和验收。发现问题及时与采购部门沟通，督促采购部门进行整改。2.员工监督鼓励公司员工对伙食采购工作进行监督，如发现采购食材质量问题、价格不合理、采购人员违规行为等情况，可向采购部门、食堂管理部门或公司领导反映。公司应设立举报邮箱或举报电话，对员工的举报信息进行及时受理和调查。对于经查实的举报内容，应给予举报人适当的奖励，并对违规行为进行严肃处理。3.考核机制建立采购人员考核机制，对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。考核指标包括采购任务完成情况、采购质量控制情况、采购成本控制情况、供应商管理情况、合同执行情况等。采购人员的考核结果应与绩效奖金、晋升、评优等挂钩。对于考核优秀的采购人员，给予表彰和奖励