企业记录管理制度

企业记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司记录管理，确保记录的真实性、完整性和可追溯性，规范记录的形成、收集、整理、归档、保管和利用等活动，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经营管理活动中形成的各类记录。（三）基本原则1.真实性原则：记录应如实反映公司经营管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：记录应涵盖公司经营管理活动的各个环节，确保信息全面。3.规范性原则：记录的格式、内容、填写要求等应符合公司统一规定，保证记录的一致性和规范性。4.及时性原则：记录应在经营管理活动发生时及时形成，不得拖延积压。5.可追溯性原则：记录应能够清晰地反映经营管理活动的过程和结果，便于查询和追溯。二、记录的分类与编号（一）记录分类1.行政办公类：包括文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、办公用品领用记录等。2.人事管理类：员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核记录、薪酬发放记录等。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、资金收支记录等。4.市场营销类：市场调研报告、客户信息记录、销售合同、订单记录、促销活动记录等。5.生产管理类：生产计划、生产报表、质量检验记录、设备维护记录、原材料出入库记录等。6.采购管理类：采购申请、采购合同、供应商评价记录、采购订单执行记录等。7.质量管理类：质量体系文件、质量检验报告、不合格品处理记录、质量改进记录等。8.其他类：根据公司实际情况，可增设其他记录类别，如法务文件记录、项目管理记录等。（二）记录编号1.记录编号应具有唯一性，便于识别和查询。2.编号规则：采用“部门代码+年份+流水号”的形式。例如，行政部2023年第10号文件记录，编号为“XZ2023010”。其中，部门代码按照公司部门设置统一规定，如行政部为“XZ”，财务部为“CW”等；年份为记录形成的年份；流水号为该部门当年记录的顺序号，从001开始依次编排。三、记录的形成与填写（一）责任部门与人员1.各部门负责本部门职责范围内记录的形成和填写工作，并指定专人负责记录的日常管理。2.记录填写人员应熟悉相关业务流程和记录要求，确保记录内容准确、完整、清晰。（二）填写要求1.记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔。2.填写内容应真实、准确、完整，字迹工整，不得随意涂改。如有错误需要更正，应在错误处划一条横线，在其上方填写正确内容，并由更正人签字确认。3.记录中的日期应填写完整，精确到年、月、日；数字应按照国家有关规定书写规范。4.对于需要签字确认的记录，相关人员应在规定位置签字，签字应清晰可辨，不得代签。四、记录的收集与整理（一）收集时间1.各部门应定期收集本部门形成的记录，一般每周或每月进行一次集中收集。2.对于时效性较强的记录，如紧急文件、重要会议纪要等，应及时收集，确保信息传递的及时性。（二）收集方式1.记录填写人员应将填写好的记录及时提交给本部门指定的记录管理人员。2.记录管理人员可通过定期巡查、现场收取、电子文件传输等方式收集记录。（三）整理要求1.记录管理人员应对收集到的记录进行初步整理，检查记录的完整性和准确性。2.按照记录分类和编号规则，对记录进行分类整理，确保同一类记录集中存放。3.对于纸质记录，应去除不必要的附件，如订书钉、回形针等，并按照顺序排列整齐。4.对于电子记录，应按照统一的文件夹结构进行存储，文件夹命名应清晰反映记录的类别和年份，文件命名应与记录编号一致。五、记录的归档（一）归档时间1.记录整理完成后，应及时进行归档。一般情况下，月度记录应在次月上旬归档，年度记录应在次年一季度内归档。2.对于重大项目或特殊事件形成的记录，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档流程1.记录管理人员填写《记录归档清单》，详细记录归档记录的类别、编号、名称、数量、形成时间等信息。2.将整理好的记录移交至公司档案室，档案室管理人员按照《记录归档清单》进行核对验收，确认无误后办理交接手续。3.档案室管理人员将归档记录按照档案管理要求进行存放，建立档案索引，便于查询和检索。六、记录的保管（一）保管期限1.公司记录的保管期限根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为13年，适用于一般性的经营管理记录，如月度报表、临时性通知等。3.中期保管期限一般为310年，适用于重要的经营管理记录，如年度财务报表、重要合同等。4.长期保管期限一般为10年以上，适用于具有长期保存价值的记录，如公司章程、营业执照副本、税务登记证等。（二）保管方式1.纸质记录应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止记录受潮、发霉、虫蛀等。2.电子记录应进行定期备份，备份存储介质应妥善保管，可采用光盘、磁带、移动硬盘等多种形式，并分别存储在不同地点。3.档案室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保记录的安全保管。（三）保管要求1.档案室管理人员应定期对记录进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对于超过保管期限的记录，应按照公司档案销毁制度进行鉴定和销毁，确保记录信息的安全。3.严格限制无关人员进入档案室，查阅记录应履行必要的审批手续。七、记录的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅记录的，应填写《记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.涉及公司机密的记录，查阅人员还需经公司保密管理部门批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司记录的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《记录查阅申请表》，经公司分管领导审批后，在档案室管理人员的陪同下查阅。（二）查阅方式1.纸质记录一般应在档案室现场查阅，如需复印或摘录，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。2.电子记录可根据实际情况，由档案室管理人员提供查阅权限或协助查阅，查阅人员不得擅自复制、传播电子记录。（三）借阅管理1.公司内部人员因工作需要借阅记录的，应填写《记录借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的记录，不得转借他人，不得在记录上涂改、损坏、丢失。借阅期满后，应及时归还档案室。4.涉及公司机密的记录，原则上不得借阅。如因特殊情况确需借阅的，应按照公司保密管理规定进行审批，并采取必要的保密措施。八、记录的销毁（一）销毁鉴定1.对于超过保管期限或已失去保存价值的记录，由档案室管理人员定期进行清理，并填写《记录销毁鉴定表》，详细记录拟销毁记录的类别、编号、名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.组织相关部门和人员对拟销毁记录进行鉴定，确认是否符合销毁条件。鉴定人员应在《记录销毁鉴定表》上签字确认。（二）销毁审批1.《记录销毁鉴定表》经鉴定人员签字确认后，报公司分管领导审批。2.对于涉及公司机密或重要信息的记录，销毁前还需经公司保密管理部门审核。（三）销毁实施1.经审批同意销毁的记录，由档案室管理人员负责组织实施销毁。2.纸质记录可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；电子记录应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。3.在记录销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，监督人员应在《记录销毁登记表》上签字确认。九、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门负责定期对各部门记录管理工作进行监督检查，检查内容包括记录的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.监督检查可采用现场检查、查阅记录、询问相关人员等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将记录管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的记录管理工作进行考核评价。2.考核指标包括记录的完整性、准确性、规范性、及时性，记录的归档率、保管完好率、利用效率等。3.根据考核结果，对记录管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对记录管理工作存在问题