仓储采购管理制度

仓储采购管理制度一、总则1.1目的本制度旨在规范公司仓储采购管理工作，确保采购活动的顺利进行，保障公司生产经营的物资需求，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，防范采购风险，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司内所有仓储物资的采购活动，包括原材料、零部件、办公用品、设备及备品备件等的采购。1.3基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划、销售订单及实际需求，合理安排采购，确保物资及时供应，避免积压和浪费。2.质量优先原则：严格把控采购物资质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产经营要求及相关标准。3.成本效益原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，通过科学的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，严格按照规定的程序和标准进行操作，确保所有供应商享有平等的竞争机会。5.廉洁自律原则：参与采购活动的工作人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，杜绝商业贿赂等违法违规行为。二、采购组织与职责2.1采购决策机构公司成立采购决策小组，由总经理担任组长，财务总监、运营总监、仓储部门负责人等为成员。采购决策小组负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策及供应商选择等重要事项。2.2采购执行部门仓储采购部负责具体的采购业务执行工作，其主要职责包括：1.根据公司需求制定采购计划，经审批后组织实施采购活动。2.开展供应商开发、评估与管理工作，建立和维护供应商数据库。3.负责采购合同的起草、签订、执行与跟踪，协调解决合同执行过程中的问题。4.参与采购物资的验收工作，确保物资符合采购要求。5.收集、整理采购相关信息，进行采购数据分析与报告，为公司决策提供支持。2.3其他部门职责1.需求部门：提出物资需求申请，明确物资规格、数量、质量要求等详细信息，配合采购部进行供应商选择、采购合同审核及物资验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款，监督采购资金的使用情况，办理采购款项的支付手续。3.质量部门：制定采购物资的质量检验标准，参与采购物资的验收工作，对不合格物资提出处理意见。4.仓储部门：负责采购物资的接收、存储、保管及发放工作，配合采购部进行物资盘点，反馈物资库存信息。三、采购计划管理3.1采购计划的编制1.各需求部门应于每月[具体日期]前向仓储采购部提交次月物资需求计划，详细说明所需物资的名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。2.仓储采购部根据各部门提交的需求计划，结合库存情况、生产计划、销售订单等因素，进行综合分析和平衡，编制月度采购计划。月度采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并经部门负责人审核后报采购决策小组审批。3.对于临时性、紧急性物资需求，需求部门应填写《紧急采购申请表》，详细说明需求原因、物资信息等，经部门负责人签字后提交仓储采购部。仓储采购部应优先安排采购，确保紧急需求得到及时满足。3.2采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整、设计变更等原因需要对采购计划进行调整，需求部门应及时向仓储采购部提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.仓储采购部收到调整申请后，应对调整内容进行审核，并根据实际情况对采购计划进行相应调整。调整后的采购计划经部门负责人审核后报采购决策小组审批。3.采购计划调整后，仓储采购部应及时通知相关部门和供应商，确保采购活动的顺利进行。四、供应商管理4.1供应商开发1.仓储采购部根据公司采购需求和供应商管理要求，制定供应商开发计划。通过市场调研、行业推荐、网络搜索、供应商自荐等方式，收集潜在供应商信息。2.对收集到的潜在供应商进行初步筛选，筛选内容包括供应商的资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。符合基本要求的供应商进入供应商评估环节。3.成立供应商评估小组，由仓储采购部、质量部门、需求部门等相关人员组成。评估小组按照制定的供应商评估标准，对进入评估环节的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、价格竞争力、交货期保证能力、售后服务承诺等方面。4.根据评估结果，对供应商进行评分排序，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并将合格供应商名单报采购决策小组审批。审批通过后，与合格供应商签订《供应商合作协议》，建立合作关系。4.2供应商评估1.仓储采购部定期（每季度）对供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.质量部门负责对采购物资的质量进行检验和评估，根据检验结果对供应商的质量表现进行评价。3.需求部门根据供应商的交货情况、物资使用情况等，对供应商的交货期和合作配合度进行评价。4.仓储采购部汇总各部门的评价意见，结合采购数据分析，对供应商进行综合评估打分。对于评估得分较低的供应商，发出《供应商整改通知书》，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的供应商，暂停或终止合作。4.3供应商考核1.建立供应商考核指标体系，包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等。具体考核指标及权重如下：质量指标（40%）：主要考核采购物资的合格率、退货率等。交货期指标（30%）：主要考核按时交货率、交货延迟次数等。价格指标（15%）：主要考核采购价格与市场价格的比较情况、价格调整的及时性等。服务指标（15%）：主要考核售后服务响应速度、解决问题的能力等。2.每月对供应商进行考核评分，根据考核结果对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于考核不合格的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作等措施。3.定期对供应商考核结果进行分析总结，针对存在的问题提出改进措施和建议，不断优化供应商管理工作。4.4供应商激励与淘汰1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，激励供应商不断提高产品质量、服务水平和供应能力。激励方式包括物质奖励、荣誉证书、优先合作机会等。2.对于出现下列情况之一的供应商，公司将予以淘汰：连续两次考核不合格的。提供虚假资质文件或产品质量严重不符合要求的。发生严重违约行为，给公司造成重大损失的。因经营不善等原因无法正常供货的。3.供应商淘汰后，仓储采购部应及时清理相关信息，停止与该供应商的合作，并启动新供应商开发工作，确保采购活动不受影响。五、采购流程5.1采购申请1.各需求部门根据生产经营计划、库存情况及实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间、用途等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交仓储采购部。5.2采购审批1.仓储采购部收到《采购申请表》后，根据采购物资的金额、类别等进行分类汇总，按照公司规定的审批权限进行审批。2.对于金额较小的一般性采购申请，由仓储采购部负责人审批；对于金额较大的重要采购申请，报采购决策小组审批。3.审批通过的采购申请进入采购执行环节，未通过审批的采购申请，仓储采购部应及时反馈给需求部门，并说明原因。5.3采购实施1.仓储采购部根据审批通过的采购申请，在合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于批量较大、金额较高的采购项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等采购方式，确保采购活动的公平、公正、公开。2.与选定的供应商进行商务谈判，明确采购物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，并签订采购合同。采购合同应符合法律法规及公司相关规定，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，仓储采购部应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。5.4物资验收1.采购物资到货前，仓储采购部应提前通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量部门按照既定的质量检验标准进行检验，检验内容包括物资的规格型号、数量、外观质量、性能指标等。对于重要物资或关键零部件，必要时可委托专业检测机构进行检验。3.需求部门和仓储部门共同对物资的数量、规格型号等进行核对验收。如验收合格，填写《物资验收单》；如发现不合格物资，质量部门应出具《不合格品报告》，说明不合格原因及处理意见。4.对于不合格物资，根据不合格情况的严重程度，采取退货、换货、补货、降价处理等方式解决。处理结果应及时通知供应商，并做好记录。5.5采购付款1.采购物资验收合格后，仓储采购部应及时整理相关发票、合同、验收单等资料，提交财务部门办理付款手续。2.财务部门按照采购合同约定的付款方式和付款期限，对相关资料进行审核，审核无误后办理付款。3.在付款过程中，如发现合同执行存在问题或争议，财务部门应及时与仓储采购部和需求部门沟通协调，共同解决问题后再办理付款。六、采购风险管理6.1风险识别与评估1.仓储采购部定期组织相关人员对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险识别应涵盖采购计划、供应商管理、采购合同、采购验收、采购付款等各个环节。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，并根据评估结果对风险进行排序。6.2风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于风险发生可能性较低且影响程度较小的风险，采取风险接受策略；对于风险发生可能性较高或影响程度较大的风险，采取风险规避、风险降低、风险转移等策略。2.建立采购风险预警机制，设定关键风险指标和风险阈值。当风险指标接近或超过阈值时，及时发出预警信号，提醒相关人员采取措施防范风险。3.加强采购人员的风险管理培训，提高其风险意识和应对风险的能力。同时，建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保各项风险应对措施得到有效执行。七、采购信息管理7.1采购文档管理1.仓储采购部负责采购文档的收集、整理、归档和保管工作。采购文档包括采购申请表、采购合同、供应商资料、验收单、发票、付款凭证等。2.采购文档应按照类别和时间顺序进行分类存放，确保文档的完整性和可查阅性。同时，建立电子档案库，对重要采购文档进行电子备份，便于长期保存和查询。3.制定采购文档借阅制度，严格规范借阅流程。因工作需要借阅采购文档的，需填写《采购文档借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅，并按时归还。归还时，应检查文档的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。7.2采购数据分析1.定期对采购数据进行收集、整理和分析，分析内容包括采购金额、采购数量、采购价格、供应商供货情况、采购周期等方面。2.通过采购数据分析，总结采购活动的规律和趋势，发现采购过程中存在的问题和潜在风险，为采购决策提供依据。3.根据采购数据分析结果，提出改进采购工作的建议和措施，如优化采购计划、调整供应商结构、改进采购方式等，不断提高采购管理水平和采购效益。八、监督与检查8.1内部监督1.公司内部审计部门定期对仓储采购部的采购活动进行审计监督，审计内容包括采购计划的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况、供应商管理情况等。2.仓储采购部应定期开展内部自查工作，对采购业务流程进行梳理和检查，及时发现问题并进行整改。3.接受公司其他部门和员工的监督举报，对举报事项进行