仓储发放管理制度

仓储发放管理制度总则目的本制度旨在规范公司仓储发放流程，确保物资的准确、及时发放，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高仓储管理效率，降低成本，维护公司资产的安全与完整。适用范围本制度适用于公司内所有涉及仓储物资收发的部门和人员，包括但不限于采购部门、生产部门、销售部门、仓库管理部门等。基本原则1.准确性原则：确保发放物资的品种、规格、数量准确无误，与领料单或相关审批文件一致。2.及时性原则：在规定时间内完成物资发放工作，不延误生产、销售等业务需求。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规、公司内部规章制度以及相关财务制度，规范发放行为。4.责任明晰原则：明确各环节人员的职责，做到责任到人，便于追溯和考核。仓储物资的分类与编码物资分类根据物资的用途、性质、特点等因素，将公司仓储物资分为以下几类：1.原材料：用于生产制造过程的各种基本原料，如钢材、木材、塑料颗粒等。2.辅助材料：协助生产过程的材料，如润滑油、清洁剂、包装材料等。3.半成品：经过部分加工工序，但尚未成为最终产品的物资。4.成品：已完成全部生产工序，可直接销售的产品。5.办公用品：如文具、办公设备、耗材等，供公司日常办公使用。6.固定资产：价值较高、使用期限较长的资产，如机器设备、运输工具、办公家具等。7.劳保用品：为保障员工工作安全和健康而发放的用品，如安全帽、工作服、防护手套等。物资编码为便于物资的管理与识别，对每一类物资赋予唯一的编码。编码规则如下：1.编码结构：采用[类别代码（2位）+顺序号（6位）]的结构。2.类别代码：根据物资分类确定，如原材料为“01”，辅助材料为“02”等。3.顺序号：按照物资入库的先后顺序依次编排，从“000001”开始。物资编码应保持稳定性和唯一性，如有新增物资类别或对现有编码规则进行调整，需经相关部门审核批准，并及时通知各相关部门。仓储发放流程领料申请1.生产部门根据生产计划和物料需求，填写《领料单》，详细注明所需物资的编码、名称、规格、数量、用途等信息。《领料单》由车间主管签字审核，确保领料需求与生产计划相符，且数量合理。将审核后的《领料单》提交至仓库管理部门。2.其他部门因办公、销售、维修等需求领料时，同样填写《领料单》，经部门负责人签字审批后，交仓库管理部门。仓库审核1.仓库管理人员收到《领料单》后，首先核对领料部门、物资编码、名称、规格等信息是否清晰准确。2.检查库存物资是否有足够数量：若库存充足，仓库管理人员在《领料单》上签字确认，并注明实发数量和库存结余数量。若库存不足，仓库管理人员应及时与领料部门沟通，说明情况，并在《领料单》上注明“库存不足”字样，退回领料单。3.对于贵重物资或限量发放物资：仓库管理人员需进一步审核领料申请的合理性，如有必要，可要求领料部门提供详细的使用说明或相关审批文件。经审核无误后，方可进行发放操作。物资发放1.仓库管理人员根据审核通过的《领料单》进行物资发放。按照物资编码顺序逐一查找所需物资，确保发放物资的准确性。在发放过程中，严格执行先进先出原则，优先发放先入库的物资，以保证物资质量。2.发放物资时，仓库管理人员应仔细核对物资的品种、规格、数量等信息与《领料单》一致。将物资交予领料人，并要求领料人在《领料单》的“实发数量”栏签字确认，同时在仓库管理系统中记录物资发放的时间、数量、去向等信息。3.对于可拆分的物资：仓库管理人员应按照领料单要求进行拆分发放，并做好记录，确保拆分后的物资数量准确、可追溯。4.发放完成后：仓库管理人员及时更新库存台账和仓库管理系统，调整库存数量，做到账实相符。将《领料单》的财务联、仓库联等分别整理归档，以备后续查询和核对。特殊情况处理1.临时紧急领料当生产或其他业务面临紧急需求，无法提前填写《领料单》时，领料部门应通过电话或其他即时通讯工具向仓库管理部门说明情况，并尽快补办《领料单》手续。仓库管理人员在接到紧急领料通知后，应立即核实库存情况，在确保有足够物资的前提下，优先满足紧急需求。发放物资后，督促领料部门尽快补办相关手续，并做好记录。2.超计划领料若领料部门的领料数量超出生产计划或正常需求范围，仓库管理人员需拒绝发放，并及时向上级领导汇报。上级领导应组织相关部门进行调查核实，分析超计划领料的原因。如确属必要，经审批后，仓库方可发放超计划部分的物资，并在《领料单》上注明“超计划领料，审批单号：[具体审批单号]”字样。3.物资质量问题领料人在领取物资时，如发现物资存在质量问题，应立即停止领取，并与仓库管理人员一同对问题物资进行检查确认。仓库管理人员应将质量问题物资单独存放，并及时通知采购部门或质量管理部门处理。同时，在《领料单》上注明“物资质量问题，已通知相关部门处理”字样。采购部门或质量管理部门应根据问题情况，采取退换货、补货、维修等相应措施，并及时反馈处理结果。仓库管理人员根据处理结果调整库存记录。仓储发放的相关职责仓库管理部门职责1.负责制定和执行仓储管理制度，规范物资收发流程。2.负责仓库物资的日常管理，包括物资的验收、入库、存储、保管、发放等工作。3.负责维护库存台账和仓库管理系统，确保库存数据的准确、及时更新。4.定期对库存物资进行盘点，做到账实相符，发现问题及时向上级汇报并处理。5.配合其他部门做好物资需求预测和库存控制工作，提供相关数据和信息支持。6.负责仓库安全管理工作，保障物资存储安全，防止物资丢失、损坏、变质等情况发生。领料部门职责1.根据生产、办公、销售等实际需求，准确填写《领料单》，并按规定流程进行审批。2.严格按照批准后的《领料单》领取物资，不得擅自更改领料内容或超领物资。3.负责对领取物资的使用情况进行跟踪和管理，确保物资用于规定用途，避免浪费和滥用。4.及时反馈物资使用过程中出现的问题，如质量问题、需求变更等，以便及时调整物资供应和管理。采购部门职责1.根据公司物资需求计划，及时采购所需物资，确保物资供应的及时性和稳定性。2.负责与供应商沟通协调，跟踪采购物资的到货情况，保证物资按时、按质、按量入库。3.处理物资采购过程中的退换货、质量索赔等问题，维护公司利益。4.配合仓库管理部门做好物资验收工作，提供物资采购合同、质量证明文件等相关资料。财务部门职责1.负责审核《领料单》的财务联，确保领料手续符合公司财务制度和相关规定。2.根据仓库管理部门提供的物资发放数据，进行账务处理，准确记录物资的收发存情况。3.定期与仓库管理部门核对账目，发现差异及时查明原因并进行调整，保证账账相符、账实相符。4.对仓储发放过程中的成本费用进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。库存盘点盘点计划1.仓库管理部门应制定年度库存盘点计划，明确盘点范围、时间安排、人员分工等。盘点范围应涵盖公司所有仓库及各类物资。盘点时间一般安排在年末，如有特殊情况，可根据公司要求进行临时盘点。2.将盘点计划提前通知各相关部门，以便其做好准备工作。盘点执行1.盘点人员根据盘点计划，对库存物资进行逐一清点。采用实地盘点的方式，确保物资数量准确、质量完好。对于贵重物资、易损物资等，应重点进行盘点核实。2.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应详细记录差异物资的编码、名称、规格、数量、差异原因等信息。盘点结果处理1.盘点结束后，盘点人员应及时编制《库存盘点报告》，详细反映盘点情况，包括盘点结果、差异分析及处理建议等。2.仓库管理部门对盘点差异进行深入分析，查明原因。如因收发记录错误、物资丢失、损坏等原因导致差异，应追究相关人员责任，并采取相应的纠正措施。对于合理损耗部分，经审批后进行账务调整。3.财务部门根据《库存盘点报告》和相关审批文件，对库存账目进行调整，确保账实相符。仓储安全与环境管理安全管理1.仓库应配备必要的消防设备和器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查、维护和保养，确保其性能良好。2.仓库内严禁烟火，设置明显的禁烟标志。如需进行明火作业，必须办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。3.对仓库工作人员进行安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力。工作人员应熟悉仓库安全操作规程，掌握火灾、盗窃等突发事件的应急处理方法。4.加强仓库的防盗措施，安装必要的监控设备，确保仓库24小时处于监控范围内。环境管理1.保持仓库内环境整洁，物资摆放整齐有序，通道畅通无阻。2.对易产生粉尘、异味、污染的物资，应采取相应的防护和隔离措施，避免对其他物资造成污染。3.定期对仓库进行清洁消毒，防止虫害、鼠害滋生，确保物资存储安全。监督与考核监督检查1.公司成立仓储发放监督小组，定期对仓储发放工作进行检查。监督小组由仓库管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.检查内容包括物资收发流程的执行情况、库存管理情况、账目记录情况、安全与环境管理情况等。3.对检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。考核制度1.建立仓储发放工作考核制度，对仓库管理部门、领料部门、采购部门等相关部门和人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括物资发放准确性、及时性、库存管理水平、成本控制效果、安全与环境管理情况等