企划活动管理制度

企划活动管理制度一、总则（一）目的为加强公司企划活动的管理，规范企划活动流程，提高企划活动质量和效果，确保活动能够达成预期目标，提升公司品牌形象和市场竞争力，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门组织或参与的各类企划活动，包括但不限于市场推广活动、品牌宣传活动、促销活动、公关活动等。（三）基本原则1.目标导向原则：企划活动应围绕公司战略目标和业务需求展开，明确活动目标，并通过有效的策划和执行确保目标实现。2.创新性原则：鼓励在活动策划和执行过程中积极创新，采用新颖的形式、内容和手段，以吸引目标受众的关注，提升活动效果。3.系统性原则：企划活动是一个系统工程，涉及多个环节和部门，各环节应紧密配合、协同工作，确保活动整体的系统性和连贯性。4.成本效益原则：在保证活动质量和效果的前提下，合理控制活动成本，提高活动的投入产出比，实现资源的优化配置。5.风险可控原则：对活动过程中可能出现的各种风险进行充分评估和分析，并制定相应的风险应对措施，确保活动安全、顺利进行。二、活动策划（一）活动发起1.各部门根据公司业务发展需要或市场形势变化，认为有必要开展企划活动时，应填写《企划活动发起申请表》，详细说明活动的背景、目的、时间、地点、参与人员、预算等信息，并提交至企划部。2.企划部收到申请表后，对活动的必要性、可行性进行初步审核。对于符合公司战略目标和业务需求的活动申请，予以受理；对于不符合要求的申请，及时反馈给申请部门并说明原因。（二）活动策划小组组建1.经审核通过的活动申请，由企划部牵头组建活动策划小组。策划小组成员应包括企划部、市场部、销售部、财务部、法务部等相关部门的人员，必要时可邀请外部专业机构或人员参与。2.策划小组应明确各成员的职责分工，确保活动策划工作能够有序进行。其中，企划部负责活动的整体策划和创意设计；市场部负责市场调研、目标受众分析和活动宣传推广方案制定；销售部负责活动对销售业绩的影响评估和销售策略制定；财务部负责活动预算的编制和成本控制；法务部负责活动相关合同、协议等法律文件的审核。（三）活动策划方案制定1.策划小组应围绕活动目标，开展深入的市场调研和分析，了解目标受众的需求、喜好、消费习惯等信息，收集竞争对手的活动动态和市场反馈，为活动策划提供依据。2.在充分调研的基础上，策划小组制定详细的活动策划方案，内容应包括但不限于活动主题、活动形式、活动内容、活动流程、活动宣传推广计划、活动现场布置方案、人员安排、预算明细等。3.活动策划方案应具有可操作性和可衡量性，明确活动的各项执行细节和预期效果指标。同时，应针对可能出现的风险制定相应的应对措施，确保活动能够按照计划顺利进行。4.策划小组完成活动策划方案初稿后，组织内部评审会议，邀请公司领导、相关部门负责人等参加。与会人员对策划方案进行讨论和评审，提出修改意见和建议。策划小组根据评审意见对方案进行修改完善，形成最终的活动策划方案。（四）活动预算编制1.财务部根据活动策划方案，负责编制活动预算。预算内容应涵盖活动所需的各项费用，包括场地租赁、设备租赁、物料采购、人员薪酬、宣传推广费用、礼品费用、餐饮费用等。2.在编制预算时，应充分考虑活动的规模、形式、持续时间等因素，确保预算的合理性和准确性。同时，应预留一定的弹性预算，以应对活动过程中可能出现的突发情况。3.活动预算编制完成后，提交至公司领导审批。经审批通过的预算作为活动费用控制的依据，各部门应严格按照预算执行，不得擅自超支。三、活动审批（一）审批流程1.活动策划方案和预算经策划小组内部评审通过后，由企划部填写《企划活动审批表》，连同活动策划方案、预算明细等相关材料一并提交至公司领导审批。2.公司领导根据活动的重要性、规模、预算等因素进行审批。对于重大活动或涉及金额较大的活动，需经公司管理层集体决策。3.审批通过后的活动策划方案和预算作为活动执行的依据。如在活动执行过程中需要对方案或预算进行调整，应按照原审批流程重新提交审批。（二）审批要点1.活动目标是否明确，是否与公司战略目标和业务需求相一致。2.活动策划方案是否具有创新性、可行性和可操作性，活动形式和内容是否能够吸引目标受众的关注，达到预期效果。3.活动预算是否合理，费用支出是否符合公司财务制度和相关规定。4.活动风险评估及应对措施是否完善，是否能够有效降低活动过程中可能出现的风险。5.活动对公司品牌形象和市场竞争力的提升是否具有积极作用。四、活动执行（一）活动筹备1.根据活动策划方案和审批意见，企划部负责组织召开活动筹备会议，明确各部门的筹备工作任务和时间节点，确保活动筹备工作有序进行。2.各部门按照筹备会议的安排，开展各项筹备工作。其中，市场部负责活动宣传推广物料的设计、制作和投放；销售部负责客户邀约、销售团队培训等工作；财务部负责活动费用的支付和报销管理；法务部负责活动相关合同、协议等法律文件的签订和审核；行政部负责活动场地的租赁、布置，设备的租赁、调试，餐饮、住宿等后勤保障工作；其他相关部门根据活动需要提供相应的支持和配合。3.在活动筹备过程中，策划小组应定期对筹备工作进展情况进行检查和评估，及时发现问题并解决问题。如遇重大问题或需要调整活动方案，应及时向公司领导汇报，并按照审批流程进行处理。（二）活动现场执行1.活动现场执行由企划部负责总体协调和指挥，各部门按照职责分工做好现场各项工作。活动现场应设置明显的指示标识，确保参与人员能够顺利找到活动区域。2.活动现场布置应按照策划方案进行，营造出与活动主题相符的氛围。同时，要确保现场设施设备的安全和正常运行，做好现场的安全保卫工作，防止发生意外事故。3.活动过程中，应按照活动流程有序进行各项环节，确保活动的顺利开展。工作人员应热情、周到地为参与人员提供服务，及时解答疑问，处理突发情况。4.活动现场应安排专人负责摄影、摄像等工作，记录活动的精彩瞬间，为后续的活动总结和宣传推广提供素材。（三）活动宣传推广1.市场部根据活动策划方案制定详细的活动宣传推广计划，明确宣传渠道、宣传内容、宣传时间节点等。宣传渠道应包括公司官网、社交媒体平台、线下媒体、电子邮件、短信等多种形式，确保活动信息能够广泛传播。2.在活动宣传推广过程中，应注重宣传内容的创意和针对性，突出活动的亮点和特色，吸引目标受众的关注。同时，要及时收集和分析宣传效果数据，根据反馈情况调整宣传策略，提高宣传效果。3.活动宣传推广应与活动执行紧密配合，形成良好的互动效应。例如，在活动现场设置互动环节，引导参与人员关注公司社交媒体账号，分享活动体验，扩大活动影响力。（四）活动效果评估1.活动结束后，策划小组应及时组织开展活动效果评估工作。评估内容应包括活动目标达成情况、活动参与人数、活动满意度、活动媒体曝光度、活动对销售业绩的影响等方面。2.通过问卷调查、现场访谈、数据分析等方式收集活动效果评估所需的数据和信息，并进行综合分析。评估结果应以书面报告的形式呈现，总结活动的成功经验和不足之处，提出改进建议。3.活动效果评估报告提交至公司领导和相关部门，作为公司后续活动策划和执行的参考依据。同时，对在活动中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行批评和整改。五、活动费用管理（一）费用报销1.活动费用报销应严格按照公司财务制度执行。报销人员应在活动结束后及时整理相关票据，填写费用报销单，并附上活动审批表、活动策划方案、发票等原始凭证。2.财务部对报销单据进行审核，重点审核费用支出是否符合预算、发票是否真实有效、报销流程是否合规等。对于审核通过的报销单据，按照公司财务审批流程进行审批后予以报销。3.如发现报销单据存在问题，财务部应及时与报销人员沟通，要求其补充或更正相关材料。对于不符合报销规定的费用，不予报销，并向报销人员说明原因。（二）费用控制1.各部门应严格按照活动预算控制费用支出，不得擅自超支。如因特殊情况需要调整预算，应按照原审批流程重新提交审批。2.企划部在活动执行过程中应密切关注费用支出情况，定期与财务部核对费用明细，及时发现并解决费用超支问题。对于费用支出较大的项目，应提前向公司领导汇报。3.财务部应加强对活动费用的监控和分析，定期对活动费用进行统计和分析，为公司成本控制提供数据支持。同时，应建立活动费用预警机制，当费用支出接近或超过预算时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施控制费用。六、活动风险管理（一）风险识别1.在活动策划阶段，策划小组应对活动过程中可能出现的风险进行全面识别，包括但不限于市场风险、法律风险、安全风险、人员风险、技术风险、财务风险等。2.针对不同类型的风险，分析其可能产生的原因、影响程度和发生概率，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时了解市场动态和竞争对手情况，制定灵活的活动策略，根据市场变化适时调整活动方案。2.法律风险应对：法务部在活动策划和执行过程中全程参与，对活动相关合同、协议等法律文件进行严格审核，确保活动合法合规。同时，关注法律法规的变化，及时调整活动方案，避免法律风险。3.安全风险应对：制定详细的活动安全预案，明确安全责任人和安全措施。活动现场应配备必要的安全设施和人员，加强安全检查和巡逻，确保参与人员的人身安全和财产安全。如遇突发安全事件，应立即启动应急预案，妥善处理。4.人员风险应对：加强活动工作人员的培训和管理，明确各岗位人员的职责和工作流程，提高工作人员的专业素质和业务能力。同时，合理安排人员，避免因人员不足或人员变动导致活动出现问题。5.技术风险应对：在活动策划和执行过程中，充分考虑技术因素，选择可靠的技术方案和合作伙伴。对活动中使用的技术设备进行提前测试和调试，确保技术系统的稳定运行。如遇技术故障，应及时组织技术人员进行抢修，尽量减少对活动的影响。6.财务风险应对：严格控制活动预算，加强费用管理和监控，确保费用支出符合预算要求。合理安排资金，避免因资金短缺或资金周转不畅导致活动无法顺利进行。同时，对活动的财务状况进行定期分析，及时发现和解决财务风险问题。（三）风险监控1.在活动执行过程中，应建立风险监控机制，定期对活动风险进行评估和监控，及时发现风险变化情况。2.如发现风险指标超出预警范围或出现新的风险因素，应及时采取措施进行调整和应对，并向上级领导汇报。同时，对风险应对措施的执行效果进行评估，总结经验教训，不断完善风险管理制度。七、活动档案管理（一）档案收集1.活动结束后，企划部负责收集活动过程中形成的各类文件资料，包括活动策划方案、活动审批表、活动预算明细、活动宣传推广材料、活动现场照片和视频、活动效果评估报告、活动费用报销单据等。2.各部门应积极配合企划部做好档案收集工作，及时将本部门在活动中产生的相关文件资料移交至企划部。（二）档案整理与归档1.企划部对收集到的活动档案进行整理和分类，按照活动名称、活动时间、文件类型等进行编号和排序，确保档案的完整性和系统性。2.将整理好的活动档案进行归档，建立电子档案和纸质档案，并存放在专门的档案柜中。电子档案应进行备份，确保数据安全。（三）档案查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅活动档案时，应填写《活动档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到企划部查阅。