介质使用管理制度

介质使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司各类介质的使用行为，确保公司信息资产的安全、有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在工作中涉及的各类介质，包括但不限于纸质文件、电子文档、存储设备、办公软件等。（三）职责分工1.公司管理层负责审批重要介质使用决策，提供资源支持，监督制度执行情况。2.各部门负责人负责本部门介质使用的日常管理和监督，确保员工遵守制度规定。3.员工严格按照本制度要求使用各类介质，妥善保管个人使用的介质，对涉及公司机密的介质负有保密责任。二、介质分类及使用规范（一）纸质文件1.文件起草与审批员工起草纸质文件时应确保内容准确、清晰、格式规范。文件起草完成后，按照公司规定的审批流程提交相关领导审批。审批通过的文件应及时编号、登记，注明文件名称、文号、起草部门、起草人、审批人、印发日期等信息。2.文件印发与分发根据审批意见，由行政部门安排文件印发。印发数量应根据实际需求严格控制，避免浪费。文件分发应按照规定的分发范围和流程进行，确保文件及时、准确地送达相关部门和人员。对于重要文件，应进行签收登记，记录签收人、签收日期等信息。3.文件使用与保管员工在使用纸质文件时应妥善保管，不得随意涂改、损坏、丢失。如需借阅文件，应按照公司规定的借阅流程办理借阅手续，借阅期限届满后及时归还。各部门应定期清理纸质文件，对于已失效或无需留存的文件，应按照公司档案管理规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、文件名称、数量、销毁方式等信息。（二）电子文档1.文档创建与编辑员工应使用公司指定的办公软件创建和编辑电子文档，确保文档格式统一、规范。文档内容应准确、完整、清晰，符合公司业务要求。在编辑电子文档过程中，应定期保存文档，防止数据丢失。保存路径应符合公司文件存储规范，便于查找和管理。2.文档共享与权限管理对于需要共享的电子文档，应按照公司规定设置共享权限。共享权限分为只读、可编辑等不同级别，根据文档的敏感程度和使用需求进行合理设置。涉及公司机密的电子文档，应严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能访问。授权方式可以采用密码、数字证书等技术手段。3.文档备份与存储公司应定期对重要电子文档进行备份，备份方式可以采用本地备份、外部存储设备备份或云存储备份等多种方式。备份数据应存储在安全可靠的位置，定期进行检查和验证，确保数据的完整性和可用性。电子文档的存储应遵循公司的文件存储规范，按照部门、项目、时间等维度进行分类存储，便于查找和管理。同时，应建立电子文档索引目录，提高文档检索效率。（三）存储设备1.设备购置与登记因工作需要购置存储设备的，应提前向部门负责人提出申请，经审批同意后由行政部门统一购置。购置的存储设备应符合公司的安全要求和性能指标。新购置的存储设备应进行登记，记录设备名称、型号、规格、购置日期、使用部门、保管人等信息。2.设备使用与保管员工应妥善保管个人使用的存储设备，不得随意转借他人。在使用存储设备过程中，应注意防止病毒感染和数据丢失，定期对存储设备进行杀毒和数据备份。对于涉及公司机密数据的存储设备，应采取加密等安全措施进行保护。设备丢失或被盗后，应立即报告部门负责人，并采取相应的措施防止数据泄露。3.设备报废与处置存储设备达到报废年限或因损坏无法继续使用的，应由使用部门提出报废申请，经审批同意后由行政部门统一处置。报废的存储设备应进行数据清除和物理销毁，确保存储设备中的数据无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、设备名称、型号、数量、销毁方式等信息。（四）办公软件1.软件安装与使用公司统一安装和配置的办公软件，员工应按照规定的方式和权限使用。未经许可，不得私自安装其他软件。在使用办公软件过程中，应遵守软件的使用许可协议，不得进行非法复制、传播等侵权行为。2.软件升级与维护公司应定期对办公软件进行升级，以确保软件的安全性和稳定性。员工应及时配合公司进行软件升级操作，不得拒绝或拖延。如办公软件出现故障或问题，员工应及时向公司信息技术部门报告，由信息技术部门进行维护和修复。三、介质安全管理（一）安全意识培训1.公司应定期组织员工参加介质安全意识培训，提高员工对介质安全重要性的认识，增强员工的安全防范意识和技能。2.培训内容包括但不限于介质使用规范、信息安全法律法规、数据保护知识、网络安全防范措施等。（二）安全防护措施1.对于涉及公司机密的介质，应采取加密、访问控制、防火墙等安全防护措施，防止数据泄露和非法访问。2.在介质传输过程中，应采用安全可靠的传输方式，如加密邮件、VPN等，确保数据传输的安全性。（三）安全检查与审计1.公司应定期对介质使用情况进行安全检查，检查内容包括介质的保管情况、使用记录、安全防护措施等。对于检查中发现的问题，应及时责令相关责任人进行整改。2.建立介质使用审计机制，对员工的介质使用行为进行审计。审计内容包括文件的创建、修改、删除、访问等操作记录。通过审计，发现潜在的安全风险，及时采取措施进行防范。四、介质保密管理（一）保密责任1.公司全体员工对涉及公司机密的介质负有保密责任，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密信息。2.在离职或岗位调动时，员工应将涉及公司机密的介质全部归还公司，并办理相关的交接手续。（二）保密措施1.对于涉及公司机密的介质，应明确标识“机密”字样，并采取加密、访问控制等保密措施。2.在处理涉及公司机密的介质时，应在公司内部指定的安全区域进行操作，不得在公共场所或不安全的网络环境中处理机密介质。（三）保密协议1.对于接触公司机密介质的员工，公司应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应符合国家法律法规的要求。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。员工违反保密协议的，应承担相应的法律责任。五、介质使用监督与考核（一）监督机制1.公司各部门负责人应定期对本部门员工的介质使用情况进行监督检查，确保员工遵守本制度规定。2.公司信息技术部门应加强对公司网络和信息系统的监控，及时发现和处理介质使用过程中的安全问题。（二）考核办法1.将介质使用情况纳入员工绩效考核体系，对遵守制度规定、介质使用安全规范的员工给予奖励；对违反制度规定、造成介质安全事故或信息泄露的员工给予相应的处罚。2.考核内容包括介质的保管情况、使用