人老印章管理制度VIP

人老印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司等所有使用公司印章的部门和人员。印章种类1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书、证明信函等重要事项。2.法定代表人印章：用于特定的财务票据、税务申报等相关业务。3.合同专用章：专门用于签订各类经济合同。4.部门印章：各部门根据工作需要，经公司批准后刻制的印章，用于部门内部文件、资料、报表等的盖章确认。5.财务专用章：用于公司财务结算、票据支付等财务相关业务。印章的刻制与启用印章刻制申请1.因工作需要刻制公司印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.涉及公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制申请，需经公司总经理批准。印章刻制1.经审批同意刻制印章后，由公司行政部门或指定专人负责联系具有合法资质的印章制作单位进行刻制。2.印章制作单位应严格按照公司提供的式样、规格、材质等要求进行制作，确保印章质量清晰、规范。印章启用1.新印章刻制完成后，由行政部门负责组织启用仪式，填写《印章启用登记表》，详细记录印章启用日期、启用范围、保管人等信息。2.印章启用前，应在公司内部进行公示，确保相关人员知晓新印章已启用，并明确其使用范围和管理要求。印章的保管保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。原则上，公司公章、法定代表人印章、合同专用章由公司办公室主任指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；部门印章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章转借他人使用或带出公司办公区域。保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱中，钥匙由保管人员妥善保管，不得随意交予他人。2.对于重要印章，如公司公章、法定代表人印章等，原则上应实行双人保管制度，即由两名保管人员分别持有钥匙，共同开启保险柜。保管人员职责1.负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全，无丢失、被盗等情况发生。2.严格按照印章使用流程和审批权限进行用印操作，不得擅自使用印章。3.做好印章使用登记记录，详细记录用印日期、用印事由、用印文件名称、批准人等信息，并及时归档保存。4.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按照规定程序申请更换印章。印章的使用使用流程1.申请：需使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的重要程度和审批权限，报公司相关领导审批。具体审批权限如下：涉及公司重大决策、对外投资、融资、担保等重要事项的用印，需经公司总经理批准。涉及公司日常经营业务合同、协议等用印，需经公司分管领导批准。涉及部门内部文件、资料等用印，由部门负责人审批。3.用印：印章保管人员在收到经审批后的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的各项信息，确保准确无误。在确认无误后，方可在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印情况。4.登记：用印完成后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》归档保存，以备查阅。使用范围1.公司公章：仅限于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书、证明信函等重要事项使用。严禁用于任何违法违规或损害公司利益的行为。2.法定代表人印章：用于特定的财务票据、税务申报等相关业务。使用时需严格按照财务管理制度和相关规定执行。3.合同专用章：专门用于签订各类经济合同。签订合同前，应确保合同条款符合公司利益和法律法规要求，并经公司法律部门或法律顾问审核通过。4.部门印章：仅限于部门内部文件、资料、报表等的盖章确认，不得对外使用。5.财务专用章：用于公司财务结算、票据支付等财务相关业务。使用时需严格遵守财务管理制度和相关规定。印章的停用、更换与销毁停用1.因公司机构调整、业务范围变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.经审批同意停用的印章，由行政部门负责收回，并在公司内部发布停用公告，通知相关部门和人员。更换1.因印章磨损、损坏、样式变更等原因需要更换印章时，由印章保管部门填写《印章更换申请表》，详细说明更换原因、新印章样式、材质等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.经审批同意更换印章后，按照印章刻制与启用的相关规定进行操作。新印章启用后，原印章同时停用。销毁1.对于停用的印章，除公司另有规定外，原则上应进行销毁处理。由行政部门负责组织实施印章销毁工作，填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、销毁日期、销毁方式等信息。2.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.印章销毁后，相关销毁记录应作为重要档案资料长期保存。监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对印章管理情况进行审计检查，包括印章的保管、使用、登记等方面。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。定期检查公司行政部门定期对印章保管情况进行检查，确保印章存放安全、使用规范。对于检查中发现的问题，应及时督促印章保管人员进行整改。违规处理1.对于违反本制度规定，擅自使用印章或因保管不善导致印章丢失、被盗等情况的，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究其法律责任。2.因印章使用不当