交接资料管理制度

交接资料管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部资料交接行为，确保资料的完整性、准确性和保密性，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间、部门与员工之间以及员工与员工之间涉及的各类资料交接活动。（三）基本原则1.真实性原则：交接资料应真实反映业务情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：交接资料应齐全，涵盖业务相关的各类文件、记录、数据等。3.准确性原则：资料内容应准确无误，避免模糊不清或歧义。4.及时性原则：在规定的时间内完成资料交接，不得拖延。5.保密性原则：对涉及公司机密的资料，交接双方应严格保密，防止泄露。二、交接资料的分类及范围（一）行政类资料1.公司证照、印章、资质文件等。2.办公用品采购记录、库存清单等。3.办公场地租赁合同、物业相关文件等。（二）财务类资料1.会计凭证、账簿、报表等。2.发票、收据存根等。3.财务预算、决算文件等。（三）业务类资料1.项目文档，包括项目计划、进度报告、成果文件等。2.客户资料，如客户档案、合作协议等。3.市场调研资料、销售数据等。（四）人事类资料1.员工档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录等。2.考勤记录、绩效考核文件等。3.人事任免文件、薪酬福利资料等。三、交接流程（一）交接准备1.交接方应提前整理好需交接的资料，确保资料清晰、有序，并编制资料清单。2.接收方应明确交接资料的用途和要求，如有疑问及时与交接方沟通。（二）现场交接1.交接双方应在规定的时间和地点进行面对面交接。2.交接过程中，交接方应向接收方详细介绍资料的内容、背景及相关注意事项。3.接收方应认真核对资料清单与实际资料是否一致，对资料的完整性、准确性进行检查。（三）签字确认1.交接完成后，双方应在《资料交接清单》上签字确认，注明交接日期。2.《资料交接清单》应一式两份，双方各执一份。（四）特殊情况处理1.若因特殊原因无法当场完成交接，交接方应向接收方说明情况，并约定后续交接时间。2.对于重要且紧急的资料交接，可采用电子传输等方式进行，但需确保传输的安全性和完整性，并在后续及时进行书面确认。四、交接资料的保管与使用（一）保管责任1.接收方负责对交接资料进行妥善保管，确保资料的安全和完整。2.如需对资料进行存储，应选择合适的存储介质和方式，并做好备份。（二）使用限制1.接收方应按照规定的用途使用交接资料，不得擅自将资料用于其他目的。2.如需借阅、复制交接资料，应按照公司相关规定办理审批手续。（三）资料销毁1.对于已无保存价值的交接资料，应按照公司的资料销毁流程进行处理。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、资料内容等。五、保密规定（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等的交接资料。2.公司明确规定需保密的其他资料。（二）保密措施1.交接双方应对保密资料严格保密，不得向无关人员透露。2.在使用保密资料过程中，应采取必要的安全措施，防止资料泄露。3.如发现保密资料有泄露迹象，应立即采取措施，并及时向公司报告。（三）违约责任1.若交接双方违反保密规定，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.公司将视情节轻重，对违反保密规定的人员给予相应的纪律处分。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部负责对资料交接情况进行监督检查。（二）检查内容1.交接流程是否符合规定。2.交接资料是否完整、准确。3.交接双方是否履行保密义务。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部应及时向相关部门或人员发出整改通知。2.责任部门或人员应在规定的时间内完成整改，并将整改情况反馈给行政部。七、培训与宣传（一）培训计划公司人力资源部应定期组织资料交接相关的培训，提高员工的交接意识和技能。（二）培训内容1.交接流程、规范及要求。2.资料保管与使用的注意事项。3.保密知识与责任。（三）宣传推广通过公司内部公告、邮件等方式，宣传资料交接管理制度，确保员工知晓并遵守。八、附则（一）制度