中铁档案管理制度

中铁档案管理制度一、总则（一）目的为加强中铁档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中铁总部及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则中铁档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理企业在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门中铁设立专门的档案管理部门，负责全公司档案管理工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立科学的档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.为企业各部门提供档案查询、借阅等服务，积极开发利用档案信息资源。6.参与企业重大活动的文件材料收集、整理和归档工作。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作。3.严格执行档案借阅、保密等制度，确保本部门档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.企业在筹备、设立、经营、变更、终止等过程中形成的各类文件材料。2.企业生产经营活动中产生的合同、协议、计划、报表、技术文件、财务资料等。3.企业召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。4.企业领导公务活动中形成的文件材料，如批示、讲话、调研报告等。5.企业员工的人事档案、培训档案、考核档案等。6.企业获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式多份，分别存放于档案库房、档案查阅室等。4.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊和装订，确保档案的整齐美观。四、档案的归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档。2.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。3.工程档案应在项目竣工验收后三个月内归档。4.科研项目档案应在项目鉴定、验收后归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应一式两份，双方各执一份。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案凡是反映企业一般工作活动，在较短时间内对企业有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，明确档案管理人员的职责和工作流程。2.对档案进行定期清查、核对，确保档案的安全和完整。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。3.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，分别存放于不同的地点。同时，应定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的可读性和可用性。六、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅档案。2.企业员工因个人需要查阅本人的人事档案等相关档案。3.外单位因工作需要查阅中铁档案，须经中铁相关部门批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据查阅者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅者应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等。档案利用登记应长期保存，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.对已过保管期限的档案，应根据其历史价值、现实利用价值等情况进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，应予以销毁。失去保存价值的档案包括：重复文件、无查考利用价值的文件、已被新文件替代的旧文件等。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报企业主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立中铁档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.制定档案信息化管理制度，明确档案数字化处理、数据录入、系统维护等工作流程和要求。2.配备必要的计算机设备、扫描设备、存储设备等信息化硬件设施，满足档案信息化管理的需要。3.对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并进行分类存储。电子档案应与纸质档案具有同等效力。4.建立档案管理信息系统，实现档案的在线