中燃合同管理制度

中燃合同管理制度总则目的为加强中国燃气控股有限公司（以下简称“中燃”或“公司”）合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。适用范围本制度适用于中燃及其所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）与自然人、法人及其他组织签订的各类合同。基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动应遵守国家法律法规及政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的内容应符合公平、公正的要求，合理确定双方的权利和义务，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。5.全程管控原则：对合同从订立前的谈判、意向书签订，到合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程进行严格管理和监控，确保合同管理的各个环节规范有序。合同管理机构及职责合同管理委员会1.组成：公司设立合同管理委员会，由公司董事长担任主任，总经理担任副主任，各部门负责人为成员。2.职责审议合同管理制度、流程及重大合同管理事项；协调合同管理中的重大问题，决定合同管理中的重要事项；对重大合同的签订、变更、解除等进行决策。合同管理部门1.设置：公司设立合同管理部门，作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定、执行、监督和指导。合同管理部门可根据公司实际情况在各单位设置相应的合同管理岗位或指定专人负责合同管理工作。2.职责制定和完善公司合同管理制度，规范合同管理流程；参与合同的谈判、起草、审核、签订等工作，提供法律支持和专业意见；对合同进行统一编号、登记、归档，建立合同管理台账；跟踪合同的履行情况，督促合同双方按时履行合同义务，及时处理合同履行中的问题和纠纷；定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议；负责合同管理人员的培训和考核，提高合同管理水平。合同承办部门1.定义：各单位中具体负责与合同对方进行谈判、起草、签订、履行等相关事宜的部门为合同承办部门。2.职责负责本部门合同的前期调研、谈判、起草工作，并将合同文本提交合同管理部门审核；按照合同管理部门的审核意见修改合同文本；负责合同的签订、履行、变更、终止等工作，并及时向合同管理部门反馈合同履行情况；配合合同管理部门处理合同纠纷和诉讼案件；对本部门合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。合同审批部门1.权限划分：根据合同金额、性质等因素，公司明确不同层级的合同审批部门及审批权限。一般情况下，合同金额较小的由部门负责人审批；合同金额较大或涉及重要事项的，按公司规定的审批流程依次经部门负责人、分管领导、总经理、董事长审批。2.职责：按照规定的审批权限和流程，对合同进行严格审核，重点审查合同内容的合法性、合规性、合理性、完整性以及风险防范措施等，提出审批意见。合同的签订与审批合同签订流程1.合同立项：合同承办部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、内容、金额、对方当事人等基本情况，以及签订合同的必要性和可行性。2.合同谈判：合同承办部门负责与合同对方进行谈判，明确双方的权利义务，协商合同条款。谈判过程中，应充分了解对方的资信状况、履约能力等，必要时可要求对方提供相关证明材料。3.合同起草：合同承办部门根据谈判结果起草合同文本。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰、合法。如因特殊情况需要使用非标准合同模板的，应经合同管理部门同意。4.合同审核：合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门重点从法律、业务、合规等方面进行审核，提出修改意见。合同承办部门应根据审核意见及时修改合同文本。5.合同审批：修改后的合同文本按照公司规定的审批流程提交相关审批部门进行审批。审批部门应认真审查合同内容，签署审批意见。未经审批或审批未通过的合同不得签订。6.合同签订：合同经审批通过后，由合同承办部门与合同对方当事人正式签订合同。签订合同应使用公司统一的印章管理制度，确保合同签订的真实性、合法性和有效性。合同签订后，合同承办部门应将合同正本一份交合同管理部门存档，副本若干份交相关部门留存。合同审批要点1.合法性审查：审查合同是否符合国家法律法规及政策的规定，合同条款是否存在违反法律法规的内容。2.合规性审查：审查合同是否符合公司的各项规章制度，是否履行了必要的审批程序。3.合理性审查：审查合同条款是否公平合理，双方的权利义务是否对等，合同价格是否合理。4.完整性审查：审查合同条款是否完整，是否涵盖了合同履行过程中可能涉及的各项事项，如标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等。5.风险防范审查：审查合同是否存在风险，如信用风险、市场风险、法律风险等，并提出相应的风险防范措施。合同的履行与监督合同履行1.履约责任：合同签订后，合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，及时全面地履行合同项下的各项责任。合同履行过程中，应密切关注对方的履约情况，及时发现并解决问题。2.进度跟踪：合同承办部门应建立合同履行进度跟踪台账，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时掌握合同履行进度，确保合同按计划履行。如发现合同履行可能出现问题或存在风险，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施进行防范和处理。合同监督1.管理部门监督：合同管理部门负责对合同履行情况进行定期或不定期的监督检查。通过调阅合同履行记录、与合同承办部门沟通等方式，了解合同履行情况，发现问题及时督促合同承办部门整改。2.审计监督：公司内部审计部门负责对合同履行情况进行审计监督。定期对合同履行情况进行审计，检查合同的执行情况是否符合合同约定，是否存在违规行为，发现问题及时提出审计意见，并督促整改。合同的变更、转让与终止合同变更1.变更情形：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，合同双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。常见的合同变更情形包括合同标的变更、数量变更、质量变更、价款变更、履行期限变更、履行地点变更等。2.变更流程：合同变更的申请、审核、审批流程与合同签订流程基本一致。合同承办部门应填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并经合同管理部门审核、相关审批部门批准后，签订合同变更协议。合同转让1.转让规定：合同一方如需将合同权利义务转让给第三方，须经对方书面同意，并签订合同权利义务转让协议。合同转让后，原合同当事人的权利义务随之转移给受让方。2.转让流程：合同承办部门提出合同转让申请，填写《合同转让申请表》，经合同管理部门审核、相关审批部门批准后，与受让方及合同对方签订合同权利义务转让协议。合同终止1.终止原因：合同终止的原因主要包括合同履行完毕、合同解除、合同无效、债务相互抵销、债权人免除债务、债权债务同归于一人等。2.终止流程：合同终止时，合同承办部门应及时通知合同管理部门，并办理相关手续。如合同因履行完毕而终止的，应进行合同履行情况的总结和验收；如合同因解除等原因终止的，应按照合同约定或法律规定办理相关手续，如支付违约金、返还财产等。合同终止后，合同承办部门应将合同终止情况及时反馈给合同管理部门，并将合同档案整理归档。合同纠纷处理纠纷预防1.风险预警：合同管理部门和合同承办部门应加强对合同履行情况的监控，及时发现潜在的合同纠纷风险，并发出风险预警。2.沟通协调：在合同履行过程中，合同双方应保持良好的沟通与协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化导致合同纠纷。纠纷处理1.协商解决：发生合同纠纷后，合同承办部门应首先与合同对方进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应保持冷静、理智，遵循平等、自愿、公平、公正的原则，积极沟通，争取达成一致意见。2.第三方调解：如协商不成，合同双方可根据合同约定或协商一致，选择由第三方调解机构进行调解。调解机构应具备相应的资质和信誉，能够公正、客观地进行调解。3.仲裁或诉讼：如第三方调解仍无法解决合同纠纷，合同双方可根据合同约定的仲裁条款或事后达成的仲裁协议，将合同纠纷提交仲裁机构进行仲裁；也可依法向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，合同承办部门应积极配合，提供相关证据材料，维护公司的合法权益。合同档案管理档案收集合同管理部门负责收集合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、合同审批表、谈判记录、往来信函、补充协议、履行情况记录、纠纷处理文件等。合同承办部门应及时将相关资料提交给合同管理部门。档案整理与归档合同管理部门对收集到的合同资料进行整理、分类、编号，按照档案管理的要求进行归档。合同档案应按照年度、类别、保管期限等进行分类存放，便于查阅和管理。档案查阅与借阅1.查阅规定：公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅过程中，应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案。2.借阅规定：因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、合同管理部门负责人及分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人应妥善保管合同档案，不得转借他人，按时归还。合同管理信息化建设建设目标建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、自动化和规范化，提高合同管理效率和水平，加强合同风险防控能力。系统功能1.合同起草与审批：提供合同模板在线编辑功能，合同承办部门可根据实际情况填写合同信息，系统自动按照预设的审批流程进行流转，相关审批人员可在线进行审批，提高审批效率。2.合同签订管理：记录合同签订的时间、地点、双方当事人等信息，生成合同编号，并将合同文本进行电子存档，方便查询和管理。3.合同履行跟踪：实时跟踪合同履行进度，提醒合同承办部门及时履行合同义务，对合同履行过程中出现的问题进行预警和提示。4.合同变更与终止管理：在线办理合同变更、转让、终止等手续，记录相关信息，确保合同管理的各个环节规范有序。5.合同查询与统计分析：提供强大的查询功能，可根据合同编号、合同名称、当事人、签订时间等条件查询合同信息。同时，系统能够对合同数据进行统计分析，生成各类报表，为公司决策提供数据支持。6.合同风险预警：设置合同风险评估指标体系，对合同进行风险评估，当合同风险达到设定的阈值时，系统自动发出预警信息，提醒相关人员采取措施防范风险。系统维护与管理1.系统维护：指定专人负责合同管理信息系统的日常维护和管理，确保系统的稳定运行。定期对系统进行数据备份，防止数据丢失。2.权限管理：根据不同的岗位和职责，设置系统操作权限，严格控制用户对系统的访问和使用。确保只有授权人员能够进行相应的操作，保证系统数据的安全性和保密性。合同管理人员培训与考核培训1.培训内容：定期组织合同管理人员参加法律法规、合同管理知识、业务技能等方面的培训，提高合同管理人员的综合素质和业务能力。培训内容包括国家最新法律法规解读、合同起草与审核技巧、合同风险防范、合同纠纷处理等。2.培训方式：培训方式可以多样化，包括内部培训、外部培训、线上学习、案例分析、经验交流等。鼓励合同管理人员参加相关行业的培训和研讨会，及时了解行业动态和先进的合同管理理念。考核1.考核标准：制定合同管理人员考核标准，从工作业绩、业务能力、职业素养等方面进行全面考核。工作业绩主要考核合同管理工作的完成情况、合同风险防控效果等；