中海合同管理制度

中海合同管理制度总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理、副总经理、财务总监、法务总监等相关人员组成。职责审议公司重大合同的签订、变更、解除等事项。协调解决合同管理过程中出现的重大问题。监督检查合同管理制度的执行情况。2.合同管理部门设置：公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责合同的统一管理。职责制定和完善合同管理制度。参与合同的起草、审核、签订、履行等工作。负责合同的登记、归档、统计等管理工作。监督检查合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。处理合同纠纷，维护公司合法权益。3.合同承办部门职责负责本部门合同的起草、初审工作。配合合同管理部门做好合同的审核、签订、履行等工作。及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的情况。合同的签订1.合同签订流程立项：合同承办部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、内容、金额、对方当事人等信息。起草：合同承办部门负责起草合同文本，合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。审核：合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性和可行性等方面。审核通过后，合同管理部门出具《合同审核意见书》。审批：合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善后，提交公司领导审批。公司领导根据合同的性质、金额等情况进行审批，审批通过后在《合同审批表》上签字。签订：合同承办部门凭公司领导的审批意见与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。2.合同签订的授权委托公司法定代表人可以直接签订合同，也可以授权委托他人签订合同。授权委托他人签订合同的，应当签订《授权委托书》，明确授权委托的事项、权限和期限等。被授权人应当在授权范围内签订合同，不得超越授权范围签订合同。合同的履行1.合同履行的原则合同双方应按照合同约定全面履行自己的义务。在合同履行过程中，如遇不可抗力等不可预见、不可避免的因素，导致合同无法履行或者部分无法履行的，应及时通知对方，并提供相关证明文件，协商解决办法。2.合同履行的跟踪与监督合同承办部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行跟踪记录，包括合同的签订时间、履行期限、履行进度、付款情况等。合同管理部门应定期对合同的履行情况进行检查和监督，发现问题及时通知合同承办部门，并跟踪落实解决情况。3.合同变更与解除合同履行过程中，如需变更合同内容的，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的《合同变更协议》。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同履行过程中，如遇下列情形之一的，合同可以解除：因不可抗力致使不能实现合同目的。在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的。法律规定的其他情形。合同解除的，合同承办部门应及时通知对方当事人，并签订书面的《合同解除协议》。合同解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。合同的归档与保管1.合同归档合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，并移交合同管理部门。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同进行分类、编号、装订等处理，建立合同档案。合同档案应包括以下资料：《合同立项申请表》。合同文本及附件。《合同审核意见书》。《合同审批表》。《授权委托书》（如有）。合同履行过程中的相关文件，如补充协议、变更协议、解除协议、往来信函、付款凭证等。2.合同保管合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放在专门的档案柜中，并按照类别、年度等进行分类存放，便于查阅和管理。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。合同纠纷的处理1.合同纠纷的预防合同承办部门在签订合同前，应充分了解对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等情况，对合同条款进行认真审查，避免合同纠纷的发生。在合同履行过程中，合同承办部门应严格按照合同约定履行自己的义务，加强与对方当事人的沟通与协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的扩大。2.合同纠纷的处理程序合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应会同法务部门进行分析研究，提出处理意见。对于一般性合同纠纷，合同管理部门可以与对方当事人进行协商解决。协商解决不成的，可以根据合同约定的仲裁条款或者向有管辖权的人民法院提起诉讼。对于重大合同纠纷，公司应成立专门的处理小组，负责合同纠纷的处理工作。处理小组应制定具体的处理方案，明确处理目标、步骤和措施等，并组织实施。3.合同纠纷处理的证据收集与保存在合同纠纷处理过程中，公司应注重证据的收集与保存。合同承办部门应及时收集与合同纠纷有关的各种证据，如合同文本、履行记录、往来信函、付款凭证、证人证言等，并妥善保管。法务部门应指导合同承办部门进行证据收集与保存工作，并对收集到的证据进行审查和分析，确保证据的合法性、真实性和关联性。合同管理的信息化建设1.建立合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化和科学化。合同管理信息系统应涵盖合同的签订、履行、变更、解除、归档、查询等各个环节，为合同管理提供便捷、高效的支持。2.合同信息的录入与维护合同承办部门应负责将合同的相关信息录入合同管理信息系统，并及时更新合同的履行情况等信息。合同管理部门应定期对合同信息进行维护和管理，确保合同信息的准确性和完整性。3.合同管理信息系统的安全与保密公司应加强合同管理信息系统的安全与保密工作，采取必要的安全措施，防止合同信息的泄露、篡改和丢失。合同管理信息系统的操作人员应严格遵守公司的保密制度，不得擅自将合同信息提供给他人。合同管理的考核与奖惩1.考核内容对合同承办部门的考核内容包括合同签订的及时性、准确性、合法性，合同履行的情况，合同纠纷的处理情况，合同档案的管理情况等。对合同管理人员的考核内容包括合同管理工作的履行情况，合同管理制度的执行情况，合同审核的质量和效率等。2.考核方式合同管理部门定期对合同承办部门和合同管理人员进行考核，并将考核结果报公司领导。考核方式可以采用自评、互评、上级评价等相结合的方式进行。3.奖惩措施对于合同管理工作表现优秀的合同承办部门和合同管理人员，公司给予表