中新采购管理制度

中新采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动的合规性、高效性，保障公司生产经营的顺利进行，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及下属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规定，确保采购过程合法合规。2.经济性原则：在满足公司需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，实现经济效益最大化。3.公正性原则：采购决策应基于客观公正的标准，对所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。4.透明性原则：采购过程应保持透明，接受公司内部监督和审计，确保采购信息公开、公平、公正。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立采购部，负责公司采购活动的统一管理与执行。采购部根据业务需求，可下设不同的采购小组，分别负责不同类型物资或服务的采购。（二）采购部职责1.制定并执行公司采购管理制度、流程和标准。2.负责供应商的开发、评估、选择、管理和考核工作。3.组织采购项目的实施，包括采购计划制定、采购订单下达、合同签订、交货跟踪等。4.参与采购项目的预算编制和成本控制工作，进行采购成本分析与核算，提出降低采购成本的建议和措施。5.收集市场信息，分析市场动态，为公司采购决策提供参考依据。6.协调与其他部门的关系，解决采购过程中出现的问题和纠纷。7.负责采购文件的整理、归档和保管工作，确保采购资料的完整性和可追溯性。（三）其他部门职责1.需求部门：负责提出物资或服务的采购需求，明确规格、数量、质量要求等，并对需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算、合同付款条款、报销凭证等，监督采购资金的使用情况，进行采购成本的核算与分析。3.质量部门：负责对采购物资或服务的质量进行检验和验收，参与供应商质量管理工作，提出质量改进意见。4.法务部门：负责审查采购合同的合法性和合规性，提供法律意见和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据生产计划、项目进度或业务需要，填写《采购申请表》，详细注明物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购申请表》后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并经采购部负责人审核签字。（三）供应商选择与评估1.根据采购计划，采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，包括供应商推荐、行业展会、网络搜索、采购平台等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料，建立供应商信息库。3.采购部组织相关部门对符合条件的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、财务状况、信誉度等方面。4.根据供应商评估结果，采购部确定合格供应商名单，并与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。（四）采购订单下达1.采购部根据采购计划和供应商选择结果，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等条款。2.采购订单经采购部负责人审核签字后，加盖公司公章或合同专用章，并以书面、邮件、电子订单等方式发送给供应商。（五）采购合同签订1.对于金额较大、采购周期较长或涉及重要物资和服务的采购项目，采购部应与供应商签订采购合同。采购合同应符合《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购合同签订前，采购部应将合同草案提交至法务部门进行审核，法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审查，并提出修改意见。采购部根据法务部门的意见对合同草案进行修改完善后，提交至公司领导审批。3.采购合同经公司领导审批通过后，由采购部与供应商签订正式合同，并加盖双方公章或合同专用章。合同签订后，采购部应将合同副本分别送交需求部门、财务部门、质量部门等相关部门备案。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，需求部门和质量部门按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写《采购物资验收单》，并由验收人员签字确认。3.如发现采购物资存在数量短缺、质量不合格等问题，需求部门和质量部门应及时通知采购部与供应商协商解决。供应商应负责更换、补货或采取其他补救措施，直至采购物资符合要求为止。（七）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部应及时整理相关资料，包括采购申请表、采购计划、采购订单、采购合同、验收单等，提交至财务部门办理付款手续。2.财务部门根据采购合同约定的付款方式和付款期限，对采购部提交的付款资料进行审核。审核无误后，按照公司财务管理制度的规定办理付款业务，并进行账务处理。3.对于预付款项，采购部应在签订采购合同后，按照合同约定向财务部门提交预付款申请，并提供相关合同文件。财务部门审核通过后，按照规定支付预付款项。预付款项支付后，采购部应跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保预付款项的安全使用。四、采购方式（一）集中采购1.对于公司通用的、批量较大的物资或服务，由采购部组织实施集中采购。集中采购应通过招标、询价、竞争性谈判等方式进行，以获得更优惠的采购价格和更好的采购服务。2.采购部应制定集中采购方案，明确采购范围、采购方式、采购流程、供应商选择标准等内容，并报公司领导审批。3.集中采购过程中，采购部应严格按照采购方案执行，确保采购活动的公开、公平、公正。采购结束后，采购部应及时将采购结果通知各需求部门，并办理相关物资或服务的交接手续。（二）分散采购1.对于公司非通用的、零星的物资或服务，由需求部门根据实际情况自行组织采购。需求部门应在采购前填写《采购申请表》，经部门负责人审核签字后，按照本制度规定的采购流程进行采购。2.需求部门在采购过程中，应选择具有良好信誉和质量保证的供应商，并与供应商签订采购合同。采购合同签订后，需求部门应将合同副本送交采购部备案。3.采购部应对需求部门的分散采购活动进行监督和指导，确保采购活动符合公司规定和法律法规要求。（三）紧急采购1.因生产经营急需、突发事件等原因，无法按照正常采购流程进行采购时，可进行紧急采购。紧急采购由需求部门填写《紧急采购申请表》，详细说明紧急采购的原因、物资或服务的名称、规格、型号、数量等信息，并经部门负责人和公司领导审批。2.审批通过后，需求部门应在确保质量和价格合理的前提下，尽快组织实施紧急采购。紧急采购可采用直接采购、询价采购等方式进行，但应在采购完成后及时补办相关手续。3.采购部应对紧急采购活动进行跟踪和监督，确保紧急采购物资或服务及时满足公司需求，并对紧急采购的原因、过程和结果进行记录和分析，以便总结经验教训，完善采购管理工作。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部定期收集市场供应商信息，分析市场动态和供应商情况，制定供应商开发计划。2.根据供应商开发计划，采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，包括供应商推荐、行业展会、网络搜索、采购平台等。3.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料，建立供应商信息库。4.采购部组织相关部门对符合条件的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、财务状况、信誉度等方面。（二）供应商评估与选择1.采购部定期对供应商进行评估，评估周期原则上为每年一次，特殊情况可根据实际需要缩短评估周期。2.供应商评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合作配合度等方面。采购部应组织相关部门对供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》，并根据评估结果对供应商进行分类管理。3.根据供应商评估结果，采购部选择优秀供应商作为公司的合格供应商，并建立合格供应商名单。合格供应商应与公司签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.对于新开发的供应商，采购部应根据供应商的评估情况，给予一定的试用期。试用期内，采购部对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行跟踪评估。试用期结束后，如供应商表现良好，可正式纳入合格供应商名单；如表现不佳，采购部应及时终止合作。（三）供应商考核与激励1.采购部建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行考核。考核结果作为供应商续期、调整采购份额、暂停合作等的重要依据。2.供应商考核指标包括产品合格率、交货及时率、价格波动情况、售后服务满意度等。采购部应根据考核指标制定具体的考核评分标准，定期对供应商进行评分，并将考核结果反馈给供应商。3.对于考核优秀的供应商，采购部可给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作机会、提供优质服务等；对于考核不达标或出现严重问题的供应商，采购部应及时采取措施进行整改，如暂停合作、降低采购份额、取消合格供应商资格等。4.采购部应定期与供应商进行沟通交流，了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。同时，采购部应鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，提高自身竞争力。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险识别应涵盖采购流程的各个环节，包括供应商选择、采购合同签订、采购物资验收、采购付款等。2.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度进行分级，确定风险等级。对于高风险事项，采购部应制定相应的风险应对措施，并报公司领导审批。（二）风险应对措施1.供应商风险：通过加强供应商开发、评估和管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务；定期对供应商进行考核，及时发现和解决供应商存在的问题等措施，降低供应商风险。2.市场风险：关注市场动态，及时收集市场信息，分析市场价格波动趋势；通过与供应商协商签订价格调整条款、采用套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。3.质量风险：加强采购物资验收环节的管理，严格按照采购合同和相关标准对采购物资进行检验；要求供应商提供质量保证文件，对供应商的质量管理体系进行审核；定期对采购物资的质量进行抽检，及时发现和解决质量问题等措施，降低质量风险。4.合同风险：加强采购合同的审核和管理，确保合同条款的合法性、完整性和可操作性；要求法务部门对采购合同进行审核，提出修改意见；建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题等措施，降低合同风险。5.付款风险：严格按照采购合同约定的付款方式和付款期限进行付款；加强对采购付款的审核，确保付款资料的真实性、完整性和合法性；建立付款风险预警机制，及时发现和解决付款过程中出现的问题等措施，降低付款风险。（三）风险监控与预警1.采购部建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.对于风险等级较高的事项，采购部应设置风险预警指标，当预警指标达到设定值时，及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施。3.采购部应定期对采购风险管理工作进行总结和分析，评估风险应对措施的有效性，不断完善采购风险管理体系，提高采购风险管理水平。七、采购信息化管理（一）采购信息系统建设1.公司建立采购信息系统，实现采购流程的信息化管理。采购信息系统应涵盖采购需求管理、采购计划制定、供应商管理、采购订单下达、采购合同签订、采购物资验收、采购付款等环节，提高采购工作效率和管理水平。2.采购部负责采购信息系统的日常维护和管理，确保系统数据的准确性、完整性和安全性。同时，采购部应定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（二）信息共享与沟通1.采购信息系统应与公司其他相关系统进行集成，实现信息共享和实时沟通。例如，采购信息系统应与财务系统集成，实现采购付款信息的自动传递；与库存管理系统集成，实现库存信息的实时更新，为采购计划制定提供准确依据。2.采购部应定期将采购信息系统中的数据进行整理和分析，生成采购报表和分析报告，为公司领导和相关部门提供决策支持。同时，采购部应及时向供应商反馈采购信息，加强与供应商的沟通与合作。八、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。2.采购部应积极配合内部审计部门的工作，及时提供相关资料和信息。对于内部审计部门提出的问题和建议，采购部应认真整改，并将整改情况及时反馈给内部审计部门。（二