中心会议管理制度

中心会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司中心会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各中心、部门召开的各类中心会议，包括但不限于工作例会、专题研讨会、项目推进会等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕明确的主题，精简议程，提高效率，注重解决实际问题。2.充分沟通原则：营造开放、平等的沟通氛围，确保与会人员充分发表意见和建议，促进信息共享与交流。3.严格纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，认真听讲，积极发言，不得随意打断他人。二、会议组织与管理（一）会议召集1.公司高层领导可根据工作需要直接召集相关会议。2.各中心、部门负责人如需召开中心会议，应提前向分管领导报备，经同意后组织实施。（二）会议安排1.会议召集人应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员及议程，并提前[X]个工作日通知参会人员。2.重要会议应提前准备会议资料，包括但不限于会议议题、相关报告、数据统计等，确保参会人员提前熟悉会议内容。（三）会议主持1.会议一般由召集人或指定的主持人主持。2.主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，把控会议进度，引导会议讨论方向，确保会议有序进行。（四）会议记录1.每次会议应安排专人负责记录，记录内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项及责任人等。2.会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息。会议结束后，记录人应及时整理会议记录，并在[X]个工作日内将会议纪要发送给参会人员及相关部门。三、不同类型会议管理（一）工作例会1.会议周期：公司工作例会原则上每周[X]召开一次，各中心、部门工作例会可根据实际情况自行确定召开周期。2.参会人员：公司工作例会参会人员为公司高层领导、各中心、部门负责人；各中心、部门工作例会参会人员为本部门全体员工。3.会议内容：工作例会主要汇报上周工作进展、存在问题及解决方案，安排本周工作计划。各中心、部门应重点汇报重要工作、项目推进情况及需要协调解决的事项。（二）专题研讨会1.会议召集：根据公司业务发展需要，由相关部门或领导召集专题研讨会。2.参会人员：专题研讨会参会人员应根据会议主题确定，一般包括相关部门负责人、业务骨干及专家等。3.会议内容：专题研讨会主要针对公司特定业务领域的重大问题、难点问题进行深入研讨，分析原因，提出解决方案和建议。（三）项目推进会1.会议召集：项目负责人根据项目进展情况适时召集项目推进会。2.参会人员：项目推进会参会人员包括项目团队成员、相关部门负责人及公司领导。3.会议内容：项目推进会主要汇报项目进展情况、阶段性成果、存在问题及下一步工作计划，协调解决项目推进过程中遇到的困难和问题。四、参会人员职责（一）会议召集人及主持人职责1.明确会议主题和目的，合理安排会议议程和时间。2.确保参会人员按时参会，营造良好的会议氛围，引导会议顺利进行。3.对会议讨论结果进行总结和归纳，形成明确的决议事项，并落实责任人。（二）参会人员职责1.提前了解会议主题和议程，准备相关资料，按时参会。2.认真听取他人发言，积极参与讨论，充分发表自己的意见和建议。3.遵守会议纪律，不得随意接听电话、离场或从事与会议无关的事情。4.按照会议决议，认真落实相关工作任务，及时反馈工作进展情况。五、会议纪律与要求（一）参会纪律1.参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议召集人请假。2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或发送短信。如有紧急情况需要处理，应先向主持人请假，经同意后在会议室外接听电话。3.参会人员应认真听讲，积极发言，不得交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。（二）资料管理1.会议资料应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。会议结束后，参会人员应将会议资料整理好带回本部门保存。2.如需借阅会议资料，应经会议召集人或资料保管人同意，并办理相关借阅手续。借阅人应按时归还资料，不得转借他人或擅自复制资料。（三）决议执行1.会议形成的决议事项，相关责任人应认真组织实施，确保按时完成任务。2.负责跟踪决议执行情况的人员应定期向会议召集人汇报工作进展，对执行过程中出现的问题及时提出解决方案和建议。3.对未按会议决议执行或执行不力的责任人，将按照公司相关规定进行问责。六、会议费用管理（一）费用预算会议召集人在组织会议前，应根据会议规模、时长、地点等因素合理编制会议费用预算，报分管领导审批后执行。（二）费用标准1.会议场地租赁费用应根据会议规模和场地档次合理控制，不得超标准租赁。2.会议餐饮费用应根据参会人数和实际用餐标准进行安排，不得铺张浪费。3.会议资料印刷费用应根据会议实际需要进行印刷，避免浪费。（三）费用报销会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费用报销凭证，按照公司财务报销制度进行报销。报销凭证应包括发票、费用清单、会议通知、会议签到表等相关资料。七、会议评估与改进（一）会议评估1.定期对会议效果进行评估，评估内容包括会议组织情况、会议效率、会议决议执行情况等。2.采用问卷调查、面谈、会议记录分析等方式收集参会人员对会议的意见和建议，作为会议评估的依据。（二）改进措施1.根据会议评估结果，总结经验教训，针对存在的问题制定改进措施，不断完善会议管理制度。2.将会议评估结果与会议召集人、参会人员的绩效考核挂钩，激励相关人员提高会议质量