中心印鉴管理制度

中心印鉴管理制度一、总则（一）目的为加强公司中心印鉴的管理，规范印鉴的使用流程，确保印鉴使用的安全、准确、规范，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及使用中心印鉴的相关活动。（三）定义本制度所称中心印鉴，是指公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。二、印鉴的刻制与启用（一）刻制1.公司因业务需要刻制印鉴时，由使用部门填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门审核《印鉴刻制申请表》，确保申请信息准确无误后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政部门统一安排到公安机关指定的具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。4.新刻制的印鉴必须符合国家法律法规和公司规定的样式、规格要求，同时要在印鉴上预留印模，以备存档。（二）启用1.新印鉴刻制完成后，行政部门应填写《印鉴启用申请表》，注明印鉴名称、启用日期、启用范围等内容，并附上印模，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政部门负责将印鉴启用的相关信息通知到各部门，并在公司内部发布正式公告，告知全体员工新印鉴已启用及使用注意事项。3.印鉴启用后，原相关印鉴同时废止。废止的印鉴由行政部门妥善保管，并按照公司档案管理规定进行封存，以备查阅。三、印鉴的保管（一）保管原则1.中心印鉴必须指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印鉴安全。2.印鉴保管人员不得擅自将印鉴转借他人使用，不得在未办理审批手续的情况下将印鉴带出公司。3.印鉴保管人员应妥善保管印鉴，防止印鉴丢失、被盗或损坏。如发现印鉴有异常情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。（二）保管职责1.公章保管职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全。严格按照公司规定的流程和审批权限使用公章，对盖章的文件、合同等进行认真审核，确保内容合法、合规、准确。登记公章使用情况，详细记录用印日期、用印事项、批准人等信息，并妥善保管相关资料。定期检查公章的使用情况，发现问题及时向公司领导汇报，并协助进行调查处理。2.合同专用章保管职责负责合同专用章的保管，确保印章存放安全。根据合同审批流程，在合同原件上加盖合同专用章，并对盖章的合同进行编号登记。对已盖章的合同进行妥善保管，按照公司合同档案管理规定进行归档，以便查阅和追溯。监督合同执行情况，发现合同执行过程中出现问题及时向公司领导汇报，并协助相关部门进行处理。3.财务专用章保管职责负责财务专用章的保管，确保印章存放安全。严格按照财务制度和审批流程使用财务专用章，对涉及财务收支、结算等业务的票据、文件等进行盖章确认。登记财务专用章使用情况，详细记录用印日期、用印事项、金额、批准人等信息，并妥善保管相关资料。定期与财务部门核对印章使用情况，确保财务印鉴使用规范、准确。4.法定代表人章保管职责负责法定代表人章的保管，确保印章存放安全。根据公司规定和法定代表人授权，在相关文件、合同等上加盖法定代表人章。对法定代表人章的使用情况进行详细登记，记录用印日期、用印事项、批准人等信息，并妥善保管相关资料。协助法定代表人办理涉及印章使用的其他事项，确保公司业务顺利进行。（三）保管地点1.公章、合同专用章、财务专用章应存放于公司专门设立的印鉴保管柜中，保管柜应具备防盗、防火、防潮等功能。2.法定代表人章应由法定代表人或其授权的专人负责保管，存放于安全可靠的地方。（四）保管交接1.印鉴保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印鉴时，必须办理严格的交接手续。交接双方应填写《印鉴交接清单》，详细列出交接的印鉴名称、数量、交接日期等信息，并签字确认。2.《印鉴交接清单》一式三份，交接双方各执一份，一份交行政部门备案。交接过程中，应由行政部门派人进行监交，确保交接工作准确无误。3.交接完成后，原保管人员应将印鉴的使用情况、保管注意事项等向新保管人员进行详细说明，确保新保管人员能够熟练掌握印鉴的使用和保管要求。四、印鉴的使用（一）使用流程1.申请各部门或员工因工作需要使用中心印鉴时，应填写《印鉴使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用途等信息，并经部门负责人签字确认。涉及合同签订、重要文件发布等重大事项的用印申请，还需经公司领导审批。2.审核行政部门对《印鉴使用申请表》进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、文件内容是否合法合规、审批手续是否齐全等。对于不符合规定或存在疑问的申请，行政部门应及时与申请部门沟通，要求其补充完善相关资料或作出合理解释。3.用印经审核通过的《印鉴使用申请表》，由印鉴保管人员按照规定在相应文件、合同等上加盖印鉴，并确保印鉴清晰、端正、完整。用印过程中，印鉴保管人员应严格遵守用印规定，不得擅自更改用印内容或超越权限用印。4.登记印鉴使用完成后，印鉴保管人员应及时在《印鉴使用登记簿》上进行登记，详细记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、批准人、用印人等信息。《印鉴使用登记簿》应妥善保管，以备查阅和追溯。（二）使用审批权限1.一般性文件、资料的盖章，由部门负责人审批。2.涉及合同签订、重要文件发布、对外担保、贷款申请等重大事项的盖章，需经公司领导审批。3.法定代表人章的使用，必须经法定代表人本人或其授权的专人批准。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印鉴，且无法及时办理审批手续时，使用部门应电话请示公司领导同意后先予用印，但事后必须及时补办审批手续。2.对于异地用印的情况，应通过传真、邮件等方式将《印鉴使用申请表》及相关文件发送至公司总部，经审批同意后，由印鉴保管人员通过邮寄或专人送达等方式将印鉴送至指定地点，并做好交接记录。（四）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖中心印鉴。2.未经公司领导批准，不得将中心印鉴用于与公司业务无关的事项。五、印鉴的废止与销毁（一）废止1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止印鉴时，由行政部门填写《印鉴废止申请表》，详细说明废止原因、废止印鉴名称等信息，并附上印模，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政部门负责将废止印鉴的相关信息通知到各部门，并在公司内部发布正式公告，告知全体员工废止印鉴已停止使用。3.废止的印鉴应及时交回行政部门，行政部门负责对废止印鉴进行封存保管。（二）销毁1.对于废止的印鉴，行政部门应定期进行清理，按照公司档案管理规定进行封存保管。2.封存保管一定期限后（一般为一年），经公司领导批准，行政部门会同相关部门共同对废止印鉴进行销毁。3.印鉴销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人等信息，并由参与销毁的人员签字确认。记录应妥善保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督职责1.公司行政部门负责对中心印鉴的管理和使用情况进行定期监督检查，确保印鉴管理规范、使用安全。2.公司审计部门有权对中心印鉴的使用情况进行不定期审计，检查印鉴使用是否符合公司规定和审批流程，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.印鉴保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管地点是否安全、保管交接手续是否齐全等。2.印鉴使用情况，包括用印申请是否规范、审批手续是否齐全、用印登记是否准确等。3.印鉴废止与销毁情况，包括废止印鉴是否及时封存、销毁过程是否合规等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照《整改通知书》的要求，认真分析问题原因，制定切实可行的整改措施，并在规定期限内完成整改。3.整改完成后，责任部门应向行政部门提交整改报告，行政部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。七、违规处理（一）违规情形1.未按本制度规定的流程和审批权限使用印鉴。2.将印鉴转借他人使用或在未办理审批手续的情况下将印鉴带出公司。3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖中心印鉴。4.擅自更改用印内容或超越权限用印。5.因保管不善导致印鉴丢失、被盗或损坏。6.未按规定进行印鉴保管交接。7.对印鉴使用情况隐瞒不报或提供虚假信息。（二）处理措施1.对于违反本制度规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚