中建资料管理制度

中建资料管理制度总则1.目的为了加强中国建筑（以下简称“公司”）资料管理工作，规范资料的收集、整理、归档、保管和利用，确保资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、项目部等所有部门和员工。3.基本原则真实性原则：资料应如实反映公司各项活动和业务情况，确保真实可靠。完整性原则：涵盖公司运营管理的各个方面，保证资料无遗漏。准确性原则：数据准确、表述清晰，避免模糊和歧义。及时性原则：及时收集、整理和归档资料，防止信息滞后。保密性原则：对于涉及公司机密的资料，严格保密，防止泄露。资料分类与编号1.资料分类行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决定等。人事档案类：员工个人基本信息、履历、考核记录、培训档案等。财务资料类：会计凭证、账簿、报表、财务分析报告等。工程技术资料类：工程项目规划、设计图纸、施工方案、技术交底、质量检验报告等。市场营销资料类：市场调研报告、项目投标书、合同文件、客户资料等。其他资料类：不属于上述分类的其他各类资料。2.编号规则采用分层分类编号法，每类资料赋予特定的编号范围。例如，行政文件类编号为A001A999，人事档案类编号为P001P999，以此类推。具体编号由四位数字组成，前两位表示资料所属大类，后两位表示该大类下的顺序号。如A010表示行政文件类中的第10份文件。资料收集1.各部门职责行政部门：负责收集公司行政文件、会议纪要、大事记等资料。人力资源部门：负责收集员工人事档案资料、招聘与培训记录、绩效考核结果等。财务部门：负责收集财务相关资料，如会计凭证、报表等，并定期整理归档。工程部门：负责工程项目前期文件、施工过程中的技术资料、竣工验收资料等的收集。市场营销部门：负责市场调研、项目投标、合同等资料的收集。其他部门：负责本部门业务范围内相关资料的收集，并及时移交归口管理部门。2.收集要求各部门应指定专人负责资料收集工作，确保资料及时、准确、完整。收集的资料应具有原件或原始记录，如因特殊原因无法提供原件，需有相应的复印件，并注明原件存放处及复印日期。对重要资料应进行备份，防止丢失或损坏。备份资料应与原件同时保存，并定期检查备份的完整性。资料整理1.整理原则根据资料的分类和编号规则，对收集到的资料进行分类整理。同一类资料应按时间顺序或重要程度进行排列，便于查找和使用。去除重复、无效的资料，确保资料的简洁性和有效性。2.整理方法行政文件类：按文件的发文日期、文号、标题等要素进行排序，编制文件目录。人事档案类：对员工个人资料进行汇总，更新履历信息，将考核、培训等记录按时间顺序插入相应位置，并编制档案目录。财务资料类：按照会计科目和时间顺序整理会计凭证，编制账簿、报表索引。工程技术资料类：根据工程项目的阶段和专业，对图纸、施工记录、试验报告等进行分类整理，建立资料台账。市场营销资料类：将市场调研报告、投标文件、合同等资料按项目或客户进行分类，标注关键信息，方便查询。资料归档1.归档时间各类资料应在形成后的规定时间内归档，一般行政文件、人事档案、财务资料等应在次年第一季度内完成归档；工程技术资料应在项目竣工后[X]个月内归档；市场营销资料在业务完成后[X]周内归档。对于紧急或重要资料，应随时归档，确保资料的时效性和安全性。2.归档流程资料整理完成后，由资料收集责任人填写《资料归档申请表》，详细说明资料名称、类别、数量、形成时间等信息，并经部门负责人审核签字。将申请表及整理好的资料一并提交给公司档案室。档案室管理人员对资料进行核对，确认无误后办理归档手续，在档案目录及相关登记簿上登记，并赋予档案编号。对于电子资料，应进行备份存储，并建立电子档案索引，确保与纸质档案对应一致，便于查询和使用。资料保管1.保管场所公司设立专门的档案室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案安全存放。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.保管要求档案应分类存放，不同类别的档案之间应设置明显的标识。纸质档案应直立存放，避免折叠或弯曲；电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。定期对档案进行清查核对，确保账实相符。发现档案丢失、损坏或霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。严格限制非档案管理人员进入档案室，因工作需要查阅档案的，应办理相关手续，并在档案室管理人员的监督下查阅。资料利用1.借阅规定公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称及数量等，经部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、抽换，不得擅自复制档案内容。如有特殊需要复制档案，应另行填写《档案复制申请表》，经公司领导批准后方可复制。借阅人归还档案时，档案室管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。2.查阅规定外单位人员查阅公司档案的，应持有单位介绍信及本人有效身份证件，经公司分管领导批准后，由档案室管理人员陪同查阅。查阅档案应在档案室指定地点进行，查阅内容如需记录的，应经档案室管理人员同意，并按照规定的方式进行记录，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.保密规定涉及公司机密的档案资料，未经公司领导批准，任何人不得对外泄露。在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保公司机密信息安全。如发现泄密情况，应及时采取措施，并追究相关人员的责任。资料销毁1.销毁范围已超过保管期限且无继续保存价值的档案资料。因保管不善导致损坏、变质，无法修复且无参考价值的档案资料。根据法律法规或公司规定，需要销毁的其他档案资料。2.销毁流程由档案室管理人员定期对档案进行清查，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并附上销毁档案清单。申请表经部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责，并在两人以上监督下进行。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底消除。销毁完成后，监督人员和销毁人员应在《档案销毁记录》上签字确认，并存档备查。监督与考核1.监督检查公司定期对资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料收集、整理、归档、保管、利用等各个环节的执行情况。监督检查可采用现场检查、资料查阅、问卷调查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价将资料管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对资料管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。