专用终端管理制度

专用终端管理制度一、总则（一）目的为了规范公司专用终端的使用与管理，确保公司信息安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要使用公司专用终端的外部人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保专用终端所存储和传输的公司信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失。2.规范使用原则：员工应按照规定的流程和方法使用专用终端，不得擅自更改系统设置和安装未经授权的软件。3.责任明确原则：明确专用终端使用过程中各环节的责任，做到责任到人。二、专用终端的配备与发放（一）配备标准根据员工的工作岗位和职责需求，由公司统一配备专用终端设备，包括但不限于笔记本电脑、台式电脑、平板电脑等。（二）发放流程1.员工所在部门根据工作需要填写《专用终端设备申请表》，详细说明申请设备的类型、数量及用途。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司人事部门。3.人事部门对申请表进行复核，确认无误后报公司领导审批。4.经领导批准后，人事部门通知行政部门按照申请内容发放专用终端设备，并做好发放记录。5.员工在收到专用终端设备后，需在《专用终端设备签收单》上签字确认。三、专用终端的使用规范（一）开机与关机1.按照正确的操作顺序开机，等待系统启动完成后再进行其他操作。2.工作结束后，应按照系统提示正常关机，不得直接切断电源。（二）用户账号与密码管理1.员工应使用公司分配的专用账号登录专用终端，不得擅自使用他人账号。2.妥善保管个人账号密码，不得将密码泄露给他人。密码应定期更换，且强度要符合公司要求，包含字母、数字和特殊字符的组合。3.若发现账号异常或密码可能泄露，应及时通知公司IT部门进行处理。（三）软件安装与使用1.未经公司IT部门批准，员工不得擅自安装、卸载或更改专用终端上的操作系统、办公软件及其他应用程序。2.因工作需要安装特定软件的，应提前向IT部门提交《软件安装申请表》，经审批通过后由IT部门负责安装。3.只能使用正版软件，不得使用未经授权的盗版软件。（四）网络使用1.专用终端应通过公司指定的网络接入方式连接公司内部网络或互联网，不得私自设置无线网络热点或使用其他非公司认可的网络连接方式。2.在使用网络过程中，应遵守国家法律法规和公司网络安全规定，不得进行非法网络活动，如网络攻击、恶意下载、传播病毒等。3.注意网络安全，避免在不安全的网络环境下处理公司敏感信息，如涉及财务、人事等重要数据的操作。（五）数据存储与备份1.员工应将工作数据存储在公司指定的存储设备或专用终端的指定分区内，不得私自将数据存储在个人移动存储设备或非公司认可的云存储服务中。2.定期对重要数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的位置，如公司的备份服务器或外部存储介质，并按照公司规定的备份周期进行操作。3.在进行数据传输时，应确保传输渠道的安全性，避免数据在传输过程中被窃取或篡改。（六）设备保养与维护1.保持专用终端设备的清洁，定期擦拭屏幕、键盘等部位，防止灰尘和污渍影响设备性能。2.避免在高温、潮湿、强磁场等恶劣环境下使用专用终端设备。3.如发现设备出现故障或异常情况，应及时停止使用，并向公司IT部门报告。严禁私自拆卸、维修专用终端设备。四、专用终端的安全管理（一）信息安全保护1.员工应严格遵守公司信息安全规定，对专用终端上存储的公司机密信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.在处理涉及公司机密信息的文件时，应采取加密、访问控制等安全措施，确保信息的安全性。3.不得将专用终端转借他人使用，如因工作需要必须转借的，需经所在部门负责人批准，并办理相关转借手续。转借期间，转借人对专用终端的安全使用负责。（二）病毒防范1.安装公司指定的正版杀毒软件，并定期更新病毒库，确保专用终端设备具备实时病毒防护能力。2.在使用外部存储设备或接收外来文件时，应先进行病毒扫描，确认无病毒后方可使用。3.如发现专用终端感染病毒，应立即断开网络连接，并向公司IT部门报告。IT部门应及时采取措施进行查杀和修复，防止病毒扩散。（三）数据安全审计1.公司IT部门有权对专用终端的使用情况进行审计，包括但不限于网络访问记录、文件操作记录、软件使用记录等。2.员工应配合IT部门的审计工作，如实提供相关信息和资料。对于审计中发现的违规行为，公司将按照相关规定进行处理。五、专用终端的维修与更换（一）维修流程1.员工发现专用终端设备出现故障后，应填写《专用终端设备维修申请表》，详细描述故障现象和发生时间。2.将申请表提交至公司IT部门，IT部门安排技术人员对故障进行诊断和维修。3.在维修过程中，技术人员应做好维修记录，记录维修时间、维修内容、更换的零部件等信息。4.维修完成后，技术人员应及时通知申请维修的员工进行验收。员工验收合格后，在《专用终端设备维修验收单》上签字确认。（二）更换流程1.若专用终端设备经维修后仍无法正常使用，或因设备老化、损坏严重等原因需要更换的，由IT部门填写《专用终端设备更换申请表》，说明更换原因和拟更换设备的规格型号。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司人事部门。3.人事部门对申请表进行复核，确认无误后报公司领导审批。4.经领导批准后，人事部门通知行政部门按照审批结果进行设备更换，并做好更换记录。六、专用终端的回收与处置（一）回收情形1.员工离职、调岗或退休时，应将所使用的专用终端设备交回公司。2.专用终端设备因损坏无法修复、技术淘汰等原因不再使用时，应进行回收。（二）回收流程1.员工在离职、调岗或退休前，需到公司IT部门办理专用终端设备回收手续。IT部门对设备进行检查，确认设备完好无损、数据已清除后，办理回收签收手续。2.对于因其他原因需要回收的专用终端设备，由使用部门填写《专用终端设备回收申请表》，经部门负责人审核签字后，交至公司IT部门进行回收处理。（三）处置方式1.回收的专用终端设备由公司IT部门进行统一评估，根据设备的实际情况确定处置方式。2.对于仍有使用价值的设备，可进行维修后重新分配给其他员工使用；对于已无使用价值的设备，可按照公司固定资产处置规定进行报废处理。3.在处置专用终端设备时，应确保设备中的公司信息已被彻底清除，防止信息泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.公司IT部门负责定期对专用终端的使用情况进行监督检查，检查内容包括但不限于设备安全、网络使用、软件安装、数据备份等方面。2.人事部门和各部门负责人有权对本部门员工专用终端的使用情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核机制1.将专用终端的使用与管理情况纳入员工绩效考核体系，对遵守本制度、正确使用专用终端设备的员工给予适当奖励；对违反本制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括但不限于警告、罚款、