it库房管理制度

it库房管理制度一、总则（一）目的为了加强公司IT库房的管理，确保IT资产的安全、完整和有效使用，提高资产利用率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有IT库房及相关设备、物资的管理。（三）管理原则1.统一管理原则：IT库房由公司指定部门统一管理，确保资产调配的合理性和规范性。2.责任到人原则：明确各岗位在IT库房管理中的职责，做到责任清晰，奖惩分明。3.高效利用原则：优化IT资产配置，提高资产使用效率，避免资源浪费。4.安全保障原则：采取必要的安全措施，确保IT资产的安全，防止资产丢失、损坏和数据泄露。二、库房管理职责（一）库房管理部门职责1.负责制定和完善IT库房管理制度，并监督执行。2.负责IT资产的采购、验收、入库、存储、发放、调配、盘点、报废等日常管理工作。3.建立IT资产台账，详细记录资产的名称、型号、规格、数量、购置时间、使用部门、维护情况等信息，并定期更新。4.定期对IT库房进行检查，确保库房环境符合要求，资产存放安全有序。5.负责与其他部门沟通协调，及时了解资产需求，合理安排资产调配。6.组织开展IT资产清查盘点工作，编制盘点报告，对盘盈、盘亏资产进行分析和处理。7.负责IT资产的报废鉴定和报废手续办理，对报废资产进行妥善处理。（二）使用部门职责1.负责本部门IT资产的使用、保管和日常维护，确保资产的正常运行。2.配合库房管理部门做好资产清查盘点工作，及时提供资产使用情况信息。3.根据工作需要，向库房管理部门提出资产购置、调配、报废等申请，并说明理由。4.对本部门新增资产进行验收，发现问题及时反馈给库房管理部门。5.负责本部门资产的标识管理，确保资产标识清晰、准确。（三）采购部门职责1.根据公司需求和库房管理部门提供的资产信息，负责IT资产的采购工作。2.选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购资产的质量和售后服务。3.及时将采购的资产交付库房管理部门，并提供相关采购凭证。（四）财务部门职责1.负责审核IT资产采购、报废等相关费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度。2.参与IT资产清查盘点工作，对资产的价值进行核算和监督。3.根据库房管理部门提供的资产台账和盘点报告，进行财务账务处理。三、资产采购与验收（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《IT资产采购申请表》，详细说明采购资产的名称、型号、规格、数量、用途等信息，并提交给库房管理部门。2.库房管理部门对采购申请进行审核，根据库存情况和实际需求，提出审核意见。如申请合理，报公司领导审批；如库存有可调配资产，建议使用部门优先调配。（二）采购实施1.经公司领导审批同意后，采购部门按照采购申请要求，选择合格的供应商进行采购。2.采购部门与供应商签订采购合同，明确采购资产的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购部门负责跟踪采购进度，确保资产按时、按质、按量交付。（三）验收1.资产到货前，库房管理部门通知使用部门准备验收工作。2.资产到货时，采购部门、库房管理部门和使用部门共同对资产进行验收。验收内容包括资产的数量、规格、型号、外观、质量等是否与采购合同一致，随机附件、资料是否齐全。3.验收合格后，填写《IT资产验收单》，验收人员签字确认。如发现资产存在问题，采购部门负责与供应商协商解决，直至资产符合要求。4.验收合格的资产，由库房管理部门办理入库手续，登记资产台账，并按照规定进行存放。四、资产入库与存储（一）入库1.验收合格的IT资产，库房管理人员按照资产类别、型号、规格等进行分类存放，并在资产上粘贴标识牌，注明资产名称、型号、规格、购置时间、使用部门等信息。2.库房管理人员根据《IT资产验收单》，在资产台账上详细记录资产的入库日期、存放位置等信息。（二）存储1.IT库房应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合资产存储要求。2.资产应按照类别、型号、规格等有序存放，便于查找和管理。贵重设备和关键资产应单独存放，并采取必要的安全防护措施。3.库房管理人员应定期对资产进行检查，查看资产是否有损坏、丢失等情况，发现问题及时报告并处理。4.库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性等危险物品，确保资产存储安全。五、资产发放与调配（一）发放1.使用部门因工作需要领用IT资产时，填写《IT资产领用申请表》，注明资产名称、型号、规格、数量、用途等信息，并提交给库房管理部门。2.库房管理部门对领用申请进行审核，核实库存情况和使用部门需求。如库存有相应资产，办理资产发放手续；如库存无资产，告知使用部门并说明情况。3.库房管理人员根据《IT资产领用申请表》，从库房中取出相应资产，与使用部门人员进行交接，并在资产台账上记录资产发放日期、领用部门、领用人等信息。4.领用人在《IT资产领用登记表》上签字确认，领取资产后负责资产的使用和保管。（二）调配1.因公司内部机构调整、工作任务变化等原因，需要对IT资产进行调配时，由库房管理部门提出调配方案，报公司领导审批。2.经公司领导审批同意后，库房管理部门负责组织资产调配工作。调配资产时，填写《IT资产调配申请表》，注明资产名称、型号、规格、数量、原使用部门、调入部门等信息。3.原使用部门和调入部门按照调配方案进行资产交接，库房管理人员在资产台账上更新资产使用部门信息。六、资产使用与维护（一）使用1.使用部门应按照资产的使用说明和操作规程正确使用IT资产，不得擅自更改资产配置和用途。2.领用人负责资产的日常保管，确保资产安全完整。如发现资产损坏或故障，应及时报告库房管理部门。3.使用部门应定期对资产进行清洁、保养，延长资产使用寿命。（二）维护1.库房管理部门负责制定IT资产维护计划，定期组织对资产进行维护保养。2.对于一般性故障，由库房管理部门安排技术人员进行维修；对于复杂故障或需要专业技术支持的，联系供应商或专业维修机构进行维修。3.维修完成后，维修人员填写《IT资产维修记录》，记录维修时间、故障原因、维修情况等信息。库房管理部门对维修后的资产进行验收，确保资产正常运行。4.使用部门应配合库房管理部门做好资产维护工作，提供必要的协助和信息。七、资产清查盘点（一）清查盘点计划1.库房管理部门每年制定IT资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等。2.清查盘点计划报公司领导审批后实施。（二）清查盘点实施1.按照清查盘点计划，库房管理部门组织相关人员对IT资产进行清查盘点。清查盘点人员应认真核对资产台账与实物，确保账实相符。2.清查盘点过程中，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《IT资产盘盈盘亏报告单》。3.对于盘盈的资产，应核实资产来源，按照规定进行入账处理；对于盘亏的资产，应查明责任，根据情况进行处理。（三）清查盘点报告1.清查盘点工作结束后，库房管理部门编制《IT资产清查盘点报告》，报告内容包括清查盘点的基本情况、账实相符情况、盘盈盘亏原因及处理结果等。2.《IT资产清查盘点报告》报公司领导审批后存档。库房管理部门根据审批意见，对资产台账进行调整，确保账实一致。八、资产报废（一）报废鉴定1.对于已损坏无法修复、技术落后无使用价值、超过使用年限等符合报废条件的IT资产，由使用部门提出报废申请，填写《IT资产报废申请表》，并提交相关证明材料。2.库房管理部门组织技术人员对申请报废的资产进行鉴定，核实资产状况和报废原因，提出鉴定意见。（二）报废审批1.《IT资产报废申请表》和鉴定意见报公司领导审批。公司领导根据资产实际情况和公司财务状况，做出是否同意报废的决定。2.经公司领导审批同意报废的资产，方可进行下一步报废处理。（三）报废处理1