现金出纳印鉴管理制度

现金出纳印鉴管理制度一、总则（一）目的为加强公司现金出纳印鉴的管理，规范印鉴的使用流程，确保公司资金安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务部现金出纳印鉴的管理，包括财务专用章、法定代表人章等相关印鉴。（三）基本原则1.安全性原则：确保印鉴存放安全，使用过程可追溯、可监控，防止印鉴被盗用、冒用。2.规范性原则：明确印鉴的使用范围、审批流程和保管要求，严格按照规定执行。3.不相容岗位分离原则：印鉴保管、使用与审核等岗位相互分离，形成有效的制衡机制。二、印鉴的种类及保管（一）印鉴种类1.财务专用章：用于公司财务结算、票据背书、资金支付等相关财务业务。2.法定代表人章：代表公司法定代表人行使职权，用于特定财务文件签署等。3.出纳个人名章：用于办理现金收付、银行结算等具体业务操作。（二）保管要求1.财务专用章和法定代表人章应由不同人员分别保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。2.印鉴保管人员应配备单独的保险柜存放印鉴，保险柜钥匙由保管人员自行妥善保管，不得随意交予他人。3.印鉴存放的保险柜应放置在安全可靠的地点，所在办公室应具备完善的安全防护措施，如门禁系统、监控设备等。4.如遇特殊情况需临时将印鉴带出公司，必须经财务部门负责人和公司分管领导批准，并办理相关登记手续，由两人以上共同携带外出，且在规定时间内归还。三、印鉴的使用（一）使用范围1.财务专用章主要用于各类付款凭证、收款收据、发票、银行结算凭证等财务票据的加盖。2.法定代表人章用于财务报表、重大财务决策文件、对外担保文件等需要法定代表人签署的文件。3.出纳个人名章用于现金支票、银行汇票、本票等票据的出票及背书，以及涉及现金收付、银行结算业务的相关凭证签署。（二）使用流程1.申请：涉及印鉴使用的业务部门或个人应填写《印鉴使用申请表》，详细注明使用印鉴的事项、金额、支付方式、收款单位等信息，并签字确认。2.审核：申请表提交后，先由部门负责人进行审核，确认业务的真实性、合理性和必要性；对于重大资金支出或涉及重要财务决策的事项，还需经财务部门负责人、公司分管领导审核签字。3.用印：经审核通过后，印鉴保管人员根据审批意见进行印鉴加盖操作。加盖印鉴时应确保清晰、端正，与预留印鉴一致。4.登记：每次印鉴使用后，印鉴保管人员应在《印鉴使用登记簿》上详细记录使用日期、申请人、使用事项、印鉴种类、金额等信息，并由使用人签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇紧急资金支付业务，无法及时按照正常流程审批的，经电话请示公司主要领导同意后，可先行用印，但事后必须及时补办审批手续，并在《印鉴使用申请表》上注明紧急情况及领导批示内容。2.对于批量性、常规性的印鉴使用业务，如每月固定的工资发放、税费缴纳等，可制定统一的用印审批模板和流程，但仍需按照规定进行审批和登记。四、印鉴的交接（一）交接情形1.印鉴保管人员因工作调动、离职等原因不再负责印鉴保管工作时，应进行印鉴交接。2.因工作需要临时调整印鉴保管人员的，也应办理交接手续。（二）交接流程1.交接前准备：原保管人员应整理好印鉴及相关资料，对印鉴的使用情况进行核对和清理，确保账实相符。2.交接过程：由财务部门负责人或指定的监交人负责监交，原保管人员和新保管人员在监交人的见证下，当面清点印鉴数量、检查印鉴是否完好，并对《印鉴使用登记簿》等相关资料进行核对。双方在交接清单上签字确认，交接清单应一式三份，原保管人员、新保管人员和财务部门各留存一份。3.交接后的工作：交接完成后，新保管人员应按照本制度规定重新调整印鉴存放位置和保管方式，并及时通知相关部门和人员印鉴保管人员变更事宜。五、印鉴的挂失与补办（一）挂失情形1.发现印鉴遗失、被盗或损坏时，应立即办理挂失手续。2.因印鉴使用违规或存在风险隐患，经公司研究决定需要更换印鉴的，也应进行挂失操作。（二）挂失流程1.发现印鉴异常情况后，印鉴保管人员应及时向财务部门负责人报告，并填写《印鉴挂失申请表》，详细说明挂失原因、印鉴种类、遗失或被盗时间、可能造成的影响等信息。2.财务部门负责人审核后，报公司分管领导批准。经批准后，由财务部门负责在公司内部发布印鉴挂失通知，并及时通知开户银行办理挂失手续。（三）补办流程1.在完成挂失手续后，如需补办印鉴，应按照公司印章刻制管理规定，向公安部门指定的具有资质的印章刻制机构提出申请，并提交相关证明文件。2.刻制新印鉴时，应严格按照公司原预留印鉴的样式、规格进行制作，确保新印鉴与原印鉴一致。3.新印鉴刻制完成后，由财务部门负责人或指定人员进行验收，确认无误后，按照印鉴交接流程办理入库保管和启用手续，并在公司内部发布新印鉴启用通知。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对印鉴管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查印鉴的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督管理财务部门负责人应定期对印鉴保管和使用情况进行检查，确保印鉴管理工作符合制度要求。同时，应加强对印鉴保管人员和使用人员的培训和教育，提高其风险防范意识和责任意识。（三）违规处理对于违反印鉴管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚：1.对于因保管不善导致印鉴遗失、被盗或损坏的，责令相关责任人限期找回或补办印鉴，并给予警告处分；如造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。2.对于未经审批擅自使用印鉴或违规使用印鉴的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分；如构成违法犯罪的，依法移交司法机关处理。