游戏公司采购管理制度

游戏公司采购管理制度一、总则1.目的为规范游戏公司采购管理工作，确保采购活动的合法性、合理性、高效性，保障公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于游戏开发所需的硬件设备、软件工具、办公用品、服务器租赁等物资及服务的采购。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行采购合同。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、财务负责人、相关业务部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。2.采购执行部门采购部为公司采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：制定采购计划和预算，报采购决策委员会审批。收集采购需求，进行供应商筛选、评估和管理。组织采购谈判、签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。建立采购档案，整理和保管采购相关文件和资料。3.需求部门各业务部门为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购部进行供应商选择、采购合同评审等工作，并对采购物资的质量、性能等进行验收和评价。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。2.采购审批采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，确认需求的合理性和必要性。对于金额较小的常规采购项目，由采购部经理审批；对于金额较大或重要的采购项目，采购部应提交采购决策委员会进行审批。采购审批通过后，采购部方可开展后续采购工作。3.供应商选择与管理采购部根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行筛选和评估，建立供应商库。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果调整供应商库，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。4.采购谈判与合同签订采购部选择合适的供应商进行采购谈判，与供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。谈判达成一致后，采购部起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同经公司法律顾问审核后，提交采购决策委员会审批。采购合同审批通过后，由采购部与供应商签订合同，并加盖公司公章。5.采购执行与跟踪采购部按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。在采购执行过程中，如出现变更采购需求、交货延迟等情况，采购部应及时与供应商沟通协调，签订补充协议或采取其他补救措施。6.验收与入库采购物资到货后，采购部通知需求部门、质量控制部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，并填写《入库单》。《入库单》应注明物资名称、规格、数量、供应商等信息。验收不合格的物资，采购部应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。7.付款采购部根据采购合同和《入库单》，填写《付款申请单》，附上相关发票、验收报告等资料，提交至财务部门。财务部门对《付款申请单》进行审核，确认无误后，按照公司财务制度办理付款手续。对于预付款项，采购部应在采购合同中明确约定预付款的比例和支付条件，并跟踪预付款的使用情况，确保预付款的安全。四、采购预算管理1.预算编制采购部应根据公司年度经营计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容。采购预算编制过程中，采购部应与各需求部门充分沟通，了解采购需求的变化情况，确保预算的准确性和合理性。年度采购预算经采购决策委员会审批后，作为公司年度预算的一部分，下达至各部门执行。2.预算执行与控制各部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因和调整金额，经采购决策委员会审批后执行。采购部应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题，确保采购预算的有效执行。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，采购部应制定相应的风险应对措施。对于高风险事件，应制定详细的应急预案，明确应急处理流程和责任分工；对于中风险事件，应加强监控和管理，采取适当的防范措施；对于低风险事件，应保持关注，定期进行评估。在采购合同中，应明确约定风险分担条款，如质量保证、违约责任、不可抗力等，以降低采购风险。3.风险监控与预警采购部应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。当风险指标达到预警值时，采购部应及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理，防止风险扩大。六、采购绩效评估1.评估指标采购成本：衡量采购价格的合理性和采购成本的控制效果。采购质量：评估采购物资或服务的质量是否符合要求。采购效率：考察采购周期的长短和采购任务的完成情况。供应商管理：评价供应商的选择、评估、考核等管理工作的成效。合规性：检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求。2.评估方法采购绩效评估采用定性与定量相结合的方法，通过数据分析、问卷调查、实地考察等方式收集评估信息。定期对采购绩效进行评估，评估周期为季度或年度。评估结果应形成书面报告，提交至采购决策委员会和公司管理层。3.激励与改进根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和部门进行表彰和奖励，对存在问题的采购人员和部门提出改进意见和建议。将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核、薪酬调整、晋升等挂钩，激励采购人员不断提高采购工作水平。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、采购订单、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。2.档案整理与归档采购部应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，并妥善保管。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理人员处