浙江公司印章管理制度

浙江公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浙江公司总部及所属各部门、分公司、子公司。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由相关部门提出申请，经公司领导审批后，由行政管理部门统一办理。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并附上相关证明文件。3.行政管理部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应进行登记备案，填写《印章启用登记表》，注明印章名称、启用日期、保管人等信息。2.印章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围和管理要求。3.印章启用后，原印章如有变更或废止，应及时办理相关手续，并在公司内部进行公告。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公司公章、法定代表人章由行政管理部门负责人指定专人保管。2.合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管。3.财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。4.部门章由各部门负责人指定专人保管。5.印章保管人应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。如因特殊原因需要委托他人代管，应经印章保管部门负责人批准，并办理书面委托手续。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人离职或调动时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章。2.确保印章使用的真实性、合法性和有效性。（二）使用范围1.公司公章：用于以公司名义对外发布的重要文件、信函、合同、协议等。2.法定代表人章：用于以公司法定代表人名义签署的文件、信函、合同、协议等。3.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等。5.部门章：用于各部门内部文件、通知、报表等的发布。（三）审批程序1.填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并附上相关证明文件。2.按照以下审批流程进行审批：一般性文件用印：由部门负责人审核，行政管理部门负责人审批。重要文件、合同用印：由部门负责人审核，分管领导审批，总经理批准。涉及重大事项或金额较大的文件、合同用印：由部门负责人审核，分管领导审批，总经理批准后，报董事长备案。3.审批通过后，印章保管人方可在《印章使用申请表》上加盖印章，并登记《印章使用登记表》。（四）使用要求1.印章使用应在公司内部进行，不得携带印章外出使用。如因特殊情况需要外出用印，应经公司领导批准，并安排专人陪同。2.印章使用时，应确保用印文件内容清晰、准确，不得在空白纸张、表格、合同上加盖印章。3.印章使用后，印章保管人应及时将《印章使用申请表》和用印文件归档保存，以备查阅。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政管理部门提出申请，经公司领导审批后，办理停用手续。2.印章停用后，应及时在公司内部发布停用通知，并收回印章。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，防止印章流失。2.印章销毁时，应由行政管理部门会同相关部门共同进行，并填写《印章销毁登记表》，注明印章名称、销毁日期、销毁方式等信息。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等方式，确保印章无法恢复使用。六、监督与检查（一）监督职责1.行政管理部门负责对公司印章管理制度的执行情况进行监督检查。2.审计部门负责对公司印章使用情况进行审计监督。（二）检查内容1.印章的保管情况，包括保管人是否符合规定、保管设施是否安全可靠等。2.印章的使用情况，包括使用范围是否符合规定、审批程序是否健全、用印文件是否真实有效等。3.印章的停用与销毁情况，包括停用手续是否齐全、销毁过程是否规范等。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿