测绘成果档案管理制度

测绘成果档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘成果档案的科学管理，确保测绘成果档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥测绘成果档案在公司生产、经营、管理及技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘成果档案管理的部门和人员，包括但不限于测绘项目组、地理信息部门、工程部门以及相关行政管理人员等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司测绘成果档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整性原则应保证测绘成果档案的齐全完整，涵盖从测绘项目的策划、实施到成果交付等各个环节所形成的各类文件材料，包括原始数据、观测记录、计算成果、图件、报告等。3.准确性原则测绘成果档案中的各项数据和信息必须准确无误，如实反映测绘项目的实际情况，确保其具有可靠性和权威性。4.保密性原则测绘成果往往涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等敏感信息，必须严格遵守国家有关保密法律法规，采取有效的保密措施，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则档案管理应充分考虑公司各部门和人员对测绘成果档案的利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便快捷地提供档案信息服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定档案管理制度负责制定和完善公司测绘成果档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求，并监督制度的贯彻执行。2.档案收集与整理组织开展测绘成果档案的收集工作，指导各部门和项目组及时、准确地移交档案材料；对收集到的档案进行分类、整理、编目，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管与维护负责档案库房的建设和管理，配备必要的保管设施设备，确保档案的安全存放；定期对档案进行检查、清点、修复和数字化处理，延长档案的使用寿命。4.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对到期或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。5.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案动态，为公司决策提供数据支持。6.档案利用服务负责接待公司内部人员对测绘成果档案的查阅、借阅和复制申请，按照规定办理相关手续，提供优质高效的档案利用服务；积极拓展档案利用渠道，为公司生产经营和技术创新提供有力保障。（二）项目负责人职责1.项目档案管理规划在测绘项目策划阶段，应明确项目档案管理的目标、任务和要求，制定项目档案管理工作计划，确保项目档案管理工作与项目实施同步进行。2.文件材料收集与整理组织项目组人员及时收集、整理项目实施过程中形成的各类文件材料，对重要文件进行审核把关，保证文件材料的质量；督促项目组成员按照档案管理要求，做好文件材料的分类、编号和装订等工作。3.档案移交在项目结束后，负责组织项目组将整理好的项目档案及时移交公司档案管理部门，并办理交接手续，确保档案移交的完整性和准确性。4.档案利用协调协助档案管理部门做好项目档案的利用工作，根据公司内部人员的利用需求，提供必要的项目背景信息和技术支持，确保档案能够被合理有效地利用。（三）档案形成部门职责1.文件材料形成各部门和项目组在开展测绘工作过程中，应严格按照国家有关测绘法律法规和公司档案管理要求，及时、准确地形成各类文件材料，并确保文件材料的真实性、完整性和规范性。2.文件材料初步整理对本部门或项目组形成的文件材料进行初步整理，按照档案分类标准进行分类、编号，编制文件材料目录，为档案移交做好准备。3.配合档案管理工作积极配合档案管理部门的档案收集、整理、鉴定、利用等工作，及时提供相关信息和资料，协助解决档案管理工作中出现的问题。（四）档案利用人员职责1.遵守利用规定严格遵守公司测绘成果档案管理制度，按照规定的程序和要求申请查阅、借阅和复制档案，不得擅自更改、损毁、丢失档案。2.保护档案安全在利用档案过程中，应妥善保管档案，防止档案受到损坏、污染或丢失；不得在非规定场所查阅档案，不得将档案转借他人或带出公司。3.保守档案机密对在利用档案过程中知悉的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。三、测绘成果档案的收集与整理（一）收集范围1.测绘项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、项目设计书、技术方案、合同协议等。2.测绘过程文件涵盖原始观测记录、测量计算资料、绘图底图、数据处理成果、质量检查报告、技术总结等。3.测绘成果文件如地形图、地籍图、房产图、地理信息数据、测绘报告等各类最终测绘成果。4.其他相关文件与测绘项目有关的会议纪要、来往信函、照片、录像等资料。（二）收集要求1.及时性项目组应在文件材料形成后及时整理并移交档案管理部门，确保档案收集的时效性。2.完整性收集的文件材料应齐全完整，能够全面反映测绘项目的全过程和实际情况，不得遗漏重要文件。3.准确性文件材料的内容应准确无误，数据记录清晰，签字盖章齐全，符合相关技术标准和规范要求。（三）整理方法1.分类按照测绘成果的类型、专业领域、形成时间等因素进行分类，一般可分为地形测绘档案、地籍测绘档案、房产测绘档案、地理信息系统档案等类别。2.编号为每一份档案或一组相关档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整，便于检索利用。4.装订对纸质档案进行规范化装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、测绘成果档案的保管（一）保管场所1.档案库房建设档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，具备良好的温湿度控制条件和安全防护设施。2.库房布局库房内设置档案架、柜等存储设备，按照档案分类顺序进行排列，便于档案的存放和查找；同时，应划分出办公区、整理区、查阅区等功能区域，满足档案管理工作的需要。（二）保管设备1.温湿度控制设备配备温湿度调节设备，如空调、除湿机、加湿器等，确保库房内温度保持在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全防护设备安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设备，如火灾自动报警系统、监控摄像头、防虫药品、防鼠器具等，保障档案的安全。3.存储设备购置符合档案保管要求的档案架、柜、盒等存储设备，确保档案存放整齐、有序，便于管理和保护。（三）保管期限1.永久保管涉及国家机密、重要基础地理信息数据、具有长期历史价值或对公司发展具有重大影响的测绘成果档案，应永久保管。2.定期保管其他测绘成果档案根据其重要程度和使用价值，确定保管期限，一般分为30年、10年等不同档次。（四）档案保管措施1.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，包括档案的数量、质量、保管状况等，及时发现并处理档案存在的问题。2.清点核对每年对档案进行一次全面清点核对，确保档案账实相符；对档案的借阅、归还情况进行核对，防止档案丢失或损坏。3.修复与数字化处理对破损、褪色、字迹模糊等有质量问题的档案，应及时进行修复；同时，根据公司档案管理信息化建设的需要，逐步对档案进行数字化处理，提高档案管理效率和利用水平。五、测绘成果档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、技术专家等组成，负责对到期或失去保存价值的档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.文件内容审查文件内容是否已无参考价值，是否与公司当前业务和发展方向无关。2.时间因素根据档案保管期限的规定，判断档案是否已达到保管期限。3.利用情况统计档案的利用频率，对多年未被利用且无潜在利用价值的档案进行重点鉴定。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门根据鉴定标准，对到期或可能失去保存价值的档案进行初步筛选，列出需要鉴定的档案清单。2.小组审查档案鉴定小组对筛选出的档案进行逐一审查，详细分析档案的内容、价值和保管状况，提出鉴定意见。3.审批确定将鉴定小组的鉴定意见提交公司主管领导审批，确定需要销毁的档案清单。（四）销毁实施1.制定销毁计划根据审批确定的销毁清单，制定详细的销毁计划，明确销毁的时间、地点、方式等。2.实施销毁按照销毁计划，采用适当的方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程的安全、彻底。3.销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，由销毁人员和监销人员签字确认，并存档备查。六、测绘成果档案的利用（一）利用范围1.公司内部利用公司各部门因生产、经营、管理、技术创新等工作需要，可查阅、借阅和复制测绘成果档案。2.外部利用根据国家有关法律法规和公司规定，经公司主管领导批准，可向外部单位或个人提供测绘成果档案的查阅、借阅和复制服务，但必须严格履行相关手续，确保档案信息安全。（二）利用流程1.申请公司内部人员需要查阅、借阅和复制测绘成果档案时，应填写《测绘成果档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.审批档案管理部门对利用申请进行审核，根据档案的密级、保管期限和利用情况等因素，确定是否批准利用申请；对于涉及重要档案或外部利用申请，需报公司主管领导审批。3.查阅与借阅经批准后，利用人员凭有效证件到档案管理部门查阅或借阅档案；查阅档案应在指定的查阅场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。4.复制如需复制档案，利用人员应填写《测绘成果档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门审核批准后，由档案管理人员按照规定的方式进行复制，并加盖档案管理部门印章。（三）利用监督1.现场监督档案管理部门在提供档案利用服务时，应对利用现场进行监督，确保利用人员遵守档案利用规定，保护档案安全和机密。2.利用记录建立档案利用记录台账，详细记录利用人员的姓名、部门、利用时间、档案名称、利用方式等信息，以便对档案利用情况进行跟踪和统计分析。3.违规处理对于违反档案利用规定的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理；如造成档案损坏、丢失或泄露等严重后果的，将依法追究相关人员的责任。七、保密管理（一）保密制度1.保密责任明确公司全体员工在测绘成果档案保密工作中的责任和义务，签订保密承诺书，确保保密工作落实到每一个人。2.保密措施采取多种保密措施，如物理隔离、加密存储、访问控制、保密培训等，防止测绘成果档案信息的泄露。3.保密监督建立保密监督检查机制，定期对公司保密制度的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题，确保保密工作有效开展。（二）密级划分根据测绘成果档案涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息的敏感程度，将档案划分为不同的密级，一般分为绝密、机密、秘密三个等级。（三）保密期限保密期限根据档案的密级和实际情况确定，一般与档案的保管期限相同；对于涉及重要商业秘密或国家机密的