河南大学合同管理制度

河南大学合同管理制度一、总则（一）目的为加强河南大学合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家法律法规及相关政策规定，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南大学与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同、物资采购合同、工程建设合同、租赁合同、服务外包合同等。（三）基本原则1.依法依规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规及学校的规章制度，确保合同合法有效。2.公平公正原则合同双方应遵循公平、公正的原则确定各自的权利和义务，不得损害学校利益。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防控原则加强合同风险评估与防控，对合同履行过程中可能出现的风险进行提前预判，并采取有效措施加以防范和应对。二、合同管理职责分工（一）学校层面1.校长办公会是学校合同管理的决策机构，负责审议学校重大合同事项，决定合同签订、变更、终止等重大事宜。2.学校授权的合同归口管理部门负责合同的统一管理和指导工作，具体职责如下：制定和完善合同管理制度，并组织实施；对合同签订前的合法性、合规性、可行性进行审查；建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪管理；协调处理合同纠纷；定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。3.学校财务部门负责对合同资金支付进行审核和监督，确保资金支付符合财务规定和合同约定。4.学校审计部门负责对合同履行情况进行审计监督，检查合同资金使用的真实性、合法性和效益性。（二）业务部门层面1.各业务部门是合同的承办部门，负责合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作，并对合同内容的真实性、准确性、完整性负责。2.各业务部门应指定专人作为合同管理员，负责本部门合同的日常管理工作，包括合同的起草、送审、签订、归档等，并及时向合同归口管理部门报送合同相关信息。（三）法务部门层面学校法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律咨询和建议，协助处理合同纠纷，维护学校合法权益。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据合同事项的具体情况，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰、完整，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查其条款，确保符合学校利益和法律法规要求。3.合同中涉及知识产权归属、保密条款、违约责任等重要内容，应明确具体，避免模糊不清或产生争议。（二）合同审核1.合同承办部门起草完成合同文本后，应提交本部门负责人进行初审。初审主要审查合同内容是否符合本部门业务要求，条款是否完整、准确，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。2.初审通过后，合同承办部门应将合同文本及相关资料提交合同归口管理部门进行合法性、合规性审查。合同归口管理部门应重点审查合同是否符合法律法规及学校规章制度的要求，合同条款是否公平合理，是否存在潜在风险等。3.合同归口管理部门审查通过后，将合同文本及相关资料提交法务部门进行法律审查。法务部门应从法律角度对合同进行全面审查，重点审查合同的法律效力、法律风险、争议解决条款等，确保合同不存在法律瑕疵。4.对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同归口管理部门应组织相关部门进行联合审查，必要时可邀请外部专家进行论证。联合审查应充分听取各部门意见，对合同的合法性、合规性、可行性进行全面评估。（三）合同审批1.合同经审核通过后，合同承办部门应按照学校审批流程，将合同文本及相关资料提交学校领导审批。审批流程应明确各级领导的审批权限和审批责任。2.学校领导应根据合同的性质、金额、风险等因素，对合同进行认真审查，并作出审批决定。对于重大合同，校长办公会应进行集体审议。3.合同审批通过后，合同承办部门应及时将审批意见反馈给合同归口管理部门和法务部门。如审批意见要求对合同进行修改，合同承办部门应按照要求进行修改，并重新提交审核和审批。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用学校统一印制的合同文本或经学校认可的格式合同。2.签订合同前，合同承办部门应确保合同对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，并要求对方当事人提供有效的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关资料。3.合同签订时，双方当事人应仔细核对合同条款，确保合同内容与审批通过的文本一致。合同应由双方法定代表人或其授权代表签字，并加盖双方单位公章或合同专用章。4.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同归口管理部门、财务部门、法务部门等相关部门备案。备案资料应包括合同文本、审批文件、对方当事人相关资料等。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等，并将履行计划提交合同归口管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。对于涉及多个部门协同履行的合同，履行计划应明确各部门的职责分工和协作方式。（二）履行跟踪与监督1.合同承办部门应按照履行计划，对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.合同归口管理部门应定期对合同履行情况进行抽查，检查合同承办部门是否按照合同约定履行义务，是否存在违约行为等。对于发现的问题，应及时督促合同承办部门进行整改。3.学校财务部门应按照合同约定和财务规定，对合同资金支付进行审核和监督，确保资金支付安全、合规。对于不符合合同约定和财务规定的资金支付申请，财务部门有权拒绝支付。4.学校审计部门应定期对合同履行情况进行审计监督，检查合同资金使用的真实性、合法性和效益性，发现问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的审核、审批程序进行办理。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，合同承办部门应及时通知合同对方当事人，并按照法律法规和合同约定办理解除手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。3.合同变更或解除后，合同承办部门应及时将变更或解除情况告知合同归口管理部门、财务部门、法务部门等相关部门，并对合同履行情况进行清理和结算。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强与合同对方当事人的沟通与协调，及时了解对方需求和意见，避免因沟通不畅导致纠纷。2.合同归口管理部门和法务部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的纠纷隐患，并提出防范措施和建议。3.加强对合同管理人员的培训，提高其法律意识和风险防范能力，使其能够正确处理合同履行过程中的各种问题，避免因操作不当引发纠纷。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，制定纠纷解决方案，并及时向合同归口管理部门和法务部门报告。2.合同归口管理部门和法务部门应根据合同承办部门提供的情况，对纠纷进行评估和分析，确定纠纷处理策略。对于一般性纠纷，可由合同承办部门与合同对方当事人协商解决；对于重大纠纷或协商不成的纠纷，应及时启动法律程序解决。3.合同纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合合同归口管理部门和法务部门的工作，提供必要的协助和支持。法务部门应充分发挥专业优势，为纠纷处理提供法律意见和建议，维护学校合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本、审批文件、对方当事人相关资料、履行过程中的往来文件、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等相关资料收集整理，并移交学校档案管理部门归档。2.档案管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案库房内。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案资料的安全。2.合同档案应按照档案保管期限的要求进行保管，对于保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。销毁档案时，应严格履行审批手续，确保档案销毁过程的合法性和安全性。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照查阅申请