档案医院档案管理制度

档案医院档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工所形成的各种门类和载体的档案。（三）档案管理原则医院档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。（四）管理职责1.医院设立综合档案室，负责全院档案的集中统一管理。综合档案室在医院领导下，接受上级档案行政管理部门的监督、指导。2.各科室、部门应明确一名档案管理人员，负责本科室、部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，并配合综合档案室做好相关档案管理工作。3.医院全体员工应遵守档案管理制度，积极配合档案管理人员做好档案工作，确保档案的形成、积累和归档。二、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为文书档案、医疗档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案、声像档案、电子档案等十大类。（二）档案编号1.文书档案：采用年度保管期限件号的编号方法。如：2023永久001，表示2023年度的永久保管的第1件文书档案。2.医疗档案：按照病历号顺序编号。3.教学档案：根据教学活动的类别和时间顺序编号。4.科研档案：以科研项目编号为基础进行编号。5.人事档案：按照人事档案管理规定的编号方式执行。6.财务档案：根据会计年度和档案类别编号。7.设备档案：以设备购置顺序编号。8.基建档案：按工程项目编号。9.声像档案：按照形成时间和内容编号。10.电子档案：根据存储位置和分类编号。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.医院各科室、部门应建立健全文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保档案材料的齐全、完整。2.各科室、部门的档案管理人员应及时收集本科室、部门在工作中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等。3.员工个人在工作中形成的应归档的文件材料，应及时交所在科室、部门的档案管理人员。（二）整理方法1.文书档案：按照《归档文件整理规则》进行整理。即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行系统整理。2.医疗档案：按照病历书写规范和相关标准进行整理，确保病历的完整性和准确性。3.教学档案：分类整理教案、课件、教学计划、教学总结、学生成绩等材料。4.科研档案：按照科研项目的研究周期和阶段，整理项目申请书、研究报告、成果鉴定材料等。5.人事档案：按照人事档案管理规定进行整理、装订和编目。6.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，分类装订成册。7.设备档案：收集设备购置合同、说明书、维修记录等材料，进行分类整理。8.基建档案：按照工程项目建设程序，整理项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。9.声像档案：对照片、录像等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等。10.电子档案：按照档案分类进行存储，建立电子档案目录，并进行数据备份。四、档案的归档（一）归档时间1.文书档案：各科室、部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档。2.医疗档案：患者出院后30天内，由科室负责整理归档。3.教学档案：每学期结束后一个月内归档。4.科研档案：科研项目完成后两个月内归档。5.人事档案：按照人事档案管理规定及时归档。6.财务档案：会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合档案室。7.设备档案：设备验收合格后一个月内归档。8.基建档案：工程项目竣工验收后三个月内归档。9.声像档案：活动结束后一周内整理归档。10.电子档案：定期备份归档，确保数据安全。（二）归档手续各科室、部门的档案管理人员将整理好的档案移交综合档案室时，应填写档案移交清单，双方签字确认。五、档案的保管（一）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.医疗档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案、声像档案、电子档案等的保管期限按照国家有关规定执行。（二）保管设施1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等保管条件。2.配备必要的档案柜、架、盒、装订设备、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等设施设备。（三）档案整理与上架1.综合档案室对接收的档案应进行再次整理和核对，确保档案的质量。2.按照档案分类编号顺序，将档案排列上架，便于查找和利用。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围医院内部员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因工作需要查阅医院档案，须按规定办理相关手续。（二）利用手续1.医院内部员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在科室、部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅医院档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、内容等，经医院分管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照，须另行办理审批手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记，记录查阅、借阅时间、内容、人员等信息。4.借阅档案的期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。2.对重要档案的利用，应进行审批和登记，确保档案的安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织医院成立档案鉴定工作小组，由分管领导任组长，综合档案室负责人及相关科室、部门的人员为成员，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核，分管领导批准后予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷、逐件审核，提出销毁意见。2.编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。3.经分管领导批准后，由综合档案室会同保卫部门等指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字。4.销毁档案时，应有两人以上监销，确保档案彻底销毁，并做好销毁记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）电子档案管理1.按照档案分类标准，对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库。2.对电子档案进行元数据采集，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案数据丢失、篡改和泄露。（三）档案信息系统维护1.定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.做好档案信息系统数据备份工作，备份数据应异地存放，防止数据丢失。九、档案管理人员职责（一）综合档案室管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.负责档案信息系统的建设、维护和管理，提供档案信息利用服务。4.对各科室、部门的档案管理工作进行业务指导和监督检查。5.参与医院档案工作的考核与奖惩。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）科室、部门档案管理人员职责1.负责本科室、部门档案材料的收集、整理、立卷和移交工作。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.按照档案管理制度要求，做好本科室、部门档案的日常保管工作。4.参与医院档案工作的培训和学习，提高档案管理业务水平。十、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中表现突出，为医院档案事业做出贡献的科室、部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证