项目合同章管理制度

项目合同章管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目合同章的管理，规范合同章的使用流程，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在项目合同签订、履行过程中涉及项目合同章的使用与管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保合同章使用合法、合规。2.审慎用章原则用章前必须对合同内容进行严格审核，确保合同条款合法、合理、明确，避免潜在风险。3.专人专管原则项目合同章由专人负责保管，明确保管职责，确保印章安全。4.登记备案原则建立用章登记台账，对每一次用章情况进行详细记录，以备查询和追溯。二、项目合同章的刻制与启用（一）刻制1.公司因业务需要刻制项目合同章时，由相关业务部门提出申请，填写《项目合同章刻制申请表》，详细说明刻制原因、用途、样式等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由行政部门统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。（二）启用1.项目合同章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交至指定的保管人，并办理交接手续。2.保管人在接收印章后，应检查印章是否清晰、完整，有无损坏等情况。确认无误后，填写《项目合同章启用登记表》，注明启用日期、印章编号、保管人等信息。3.项目合同章自启用之日起正式生效，开始按照本制度进行管理和使用。三、项目合同章的保管（一）保管人员1.项目合同章由公司指定的专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉合同管理相关规定。2.保管人员不得擅自将印章转借他人或委托他人代管。（二）保管地点项目合同章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管项目合同章，不得随意放置印章，确保印章始终处于可控状态。2.如因工作需要暂时离开办公场所，应将印章妥善存放并锁好保险柜或保管箱，不得将印章交由他人代管。3.保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按规定进行处理。四、项目合同章的使用（一）使用范围项目合同章仅用于公司与外部单位签订的项目合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。未经公司书面授权，不得用于其他任何用途。（二）使用流程1.合同承办部门负责合同的起草、审核、修改等工作，确保合同内容符合法律法规及公司要求。2.合同承办部门将审核通过的合同文本提交给公司法务部门进行法律审核。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性等，提出法律意见和建议。3.合同承办部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，填写《项目合同章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签订对方、合同金额、用章事项、预计用章日期等信息，并附上合同文本。4.《项目合同章使用申请表》经合同承办部门负责人、法务部门负责人、公司分管领导签字审批后，方可提交给项目合同章保管人。5.保管人在收到经审批的《项目合同章使用申请表》后，应对申请表内容及合同文本进行再次核对，确认无误后，在合同指定位置加盖项目合同章，并在《项目合同章使用登记表》上登记盖章日期、盖章人、合同名称、合同编号等信息。6.盖章后的合同文本由合同承办部门负责按照合同约定及时送达对方，并跟踪合同履行情况。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，合同承办部门无法按照正常流程完成审批手续，但又急需加盖项目合同章时，可先电话向公司分管领导汇报，经同意后先行盖章。事后，合同承办部门应在[具体时间]内补办完整的审批手续，并将相关情况告知项目合同章保管人。2.对于涉及金额较大、风险较高的合同，在盖章前应组织相关部门进行专题讨论和风险评估，确保合同风险可控。五、项目合同章的停用与销毁（一）停用1.因公司业务调整、项目结束等原因，项目合同章不再使用时，由行政部门及时通知项目合同章保管人，并办理停用手续。2.保管人在接到停用通知后，应立即停止使用项目合同章，并将印章妥善保管。（二）销毁1.对于停用的项目合同章，由行政部门负责组织销毁。销毁前，行政部门应填写《项目合同章销毁申请表》，详细说明销毁原因、印章编号等信息，并报公司分管领导审批。2.审批通过后，行政部门应指定专人负责监督销毁过程，确保印章被彻底销毁，无法恢复使用。3.销毁完成后，监督人员应在《项目合同章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司分管领导。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对项目合同章的管理和使用情况进行审计检查，重点审查印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记台账是否完整等。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督公司各部门应加强对项目合同章使用情况的日常监督，发现违规使用印章的行为应及时制止，并向公司相关部门报告。（三）责任追究对于违反本制度规定使用项目合同章，给公司造成损失的，将依法追究相关责任人的责任。情节严重的，将依法追究其法律责任。七、