院史办公室管理制度

院史办公室管理制度一、总则（一）目的为加强院史办公室的规范化管理，确保院史资料的收集、整理、保管和利用工作有序进行，充分发挥院史的存史、资政、育人作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于院史办公室全体工作人员以及参与院史相关工作的其他人员。（三）基本原则1.尊重历史事实原则：以客观、真实、准确的态度记录和反映本院的发展历程、重大事件和重要人物。2.全面系统原则：涵盖本院各个方面的历史信息，形成完整、系统的院史资料体系。3.保密原则：对涉及本院机密、敏感信息的院史资料严格保密，防止泄露。4.服务利用原则：注重院史资料的开发利用，为本院各项工作提供历史借鉴和文化支撑。二、组织架构与职责（一）组织架构院史办公室设主任一名，副主任若干名，成员若干名。（二）职责分工1.主任职责全面负责院史办公室的各项工作，制定工作计划和目标，并组织实施。组织协调院史资料的收集、整理、编纂等工作，确保工作顺利进行。审核重要的院史资料和稿件，对院史工作的质量和进度进行监督检查。负责与上级领导、相关部门及外部机构的沟通协调，争取支持和资源。完成领导交办的其他与院史工作相关的任务。2.副主任职责协助主任开展工作，负责具体业务的组织和实施。负责院史资料的分类整理、数据库建设等工作，确保资料的规范管理。参与院史稿件的撰写、编辑和审核工作，提出修改意见和建议。组织开展院史宣传、教育活动，提高本院员工对院史的认知和重视程度。完成主任交办的其他工作任务。3.成员职责按照分工负责院史资料的收集、调查、采访等具体工作，及时提供相关资料和信息。参与院史稿件的撰写、编辑工作，认真完成分配的任务。协助做好院史资料的整理、归档和保管工作，确保资料的安全完整。积极参与院史办公室组织的各项活动，为院史工作的开展贡献力量。三、工作流程（一）资料收集1.制定收集计划：根据院史编纂的需要，每年年初制定详细的资料收集计划，明确收集的范围、重点、方式和时间节点。2.确定收集渠道内部渠道：向本院各部门、各科室收集相关文件、档案、会议记录、工作总结、照片、实物等资料。外部渠道：通过查阅政府部门档案、行业资料、新闻媒体报道，走访老领导、老同志、退休职工，向社会征集等方式获取院史相关资料。3.资料收集要求收集的资料应真实、准确、完整，具有代表性和历史价值。对收集到的资料要进行详细登记，注明资料来源、日期、内容摘要等信息。及时对收集到的资料进行初步整理，剔除重复、无关的内容，确保资料的质量。（二）资料整理1.分类整理：按照院史的内容结构，将收集到的资料分为机构沿革、重大事件、业务发展、文化建设、人物风采等类别进行整理。2.编目索引：为每一份资料建立详细的编目索引，便于查找和利用。编目索引应包括资料名称、编号、日期、来源、内容摘要等信息。3.数字化处理：对重要的纸质资料进行扫描、录入，建立电子档案，实现资料的数字化存储和管理，提高资料的查阅效率和利用价值。（三）资料编纂1.确定编纂方案：根据院史的主题和内容要求，制定详细的编纂方案，明确编纂的框架结构、章节内容、编写要求等。2.撰写初稿：组织相关人员按照编纂方案进行初稿撰写，确保内容真实、语言通顺、逻辑严谨。3.审核修改：初稿完成后，组织内部审核，广泛征求意见，对存在的问题进行修改完善。审核过程中要注重历史事实的准确性、表述的规范性和内容的完整性。4.定稿出版：经过多次审核修改后的稿件，经院史办公室主任审核、院领导批准后，作为定稿交付出版。出版形式可根据实际情况选择印刷书籍、制作电子文档或发布网络版等。（四）资料保管1.建立保管制度：制定完善的院史资料保管制度，明确保管责任、保管方式、保管环境等要求。2.档案库房建设：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防盗防潮设施等，确保资料的安全保管。3.档案整理上架：按照档案管理的要求，对整理好的院史资料进行分类上架，便于查找和利用。4.定期盘点检查：定期对院史资料进行盘点检查，核对资料的数量、完整性和保管状况，发现问题及时处理。（五）资料利用1.建立利用制度：制定院史资料利用制度，明确利用范围、利用方式、审批程序等规定。2.提供查阅服务：为本院员工、上级领导、相关部门及社会各界提供院史资料查阅服务，根据利用者的需求，及时准确地提供所需资料。3.开展宣传教育活动：通过举办院史展览、专题讲座、编印宣传资料等形式，开展院史宣传教育活动，传承本院文化，增强员工的归属感和荣誉感。4.支持学术研究：积极支持院内外专家学者开展与本院历史相关的学术研究工作，为其提供必要的资料和研究便利。四、工作纪律（一）保密纪律1.严格遵守国家保密法律法规和本院保密制度，对涉及本院机密、敏感信息的院史资料严格保密，不得泄露给无关人员。2.在资料收集、整理、编纂、保管和利用过程中，妥善保管各类资料，防止丢失、被盗或被篡改。3.未经批准，不得擅自复制、传播院史资料。（二）工作纪律1.严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到早退。如有特殊情况需要请假，应按照规定办理请假手续。2.认真履行工作职责，积极主动完成各项工作任务，不得推诿扯皮、敷衍塞责。3.遵守工作流程和规范，确保工作质量和效率。对工作中出现的问题要及时报告，不得隐瞒不报或延误处理。4.加强团队协作，相互支持配合，共同做好院史工作。不得在工作中闹矛盾、搞分裂，影响工作正常开展。（三）廉洁纪律1.在院史资料收集、整理、编纂、保管和利用过程中，严格遵守廉洁自律的各项规定，不得接受相关单位或个人的礼品、礼金、宴请等。2.不得利用职务之便谋取私利，不得在院史工作中进行不正当交易或损害本院利益的行为。五、考核与奖惩（一）考核1.建立院史办公室工作人员考核制度，定期对工作人员的工作表现、工作业绩等进行考核。2.考核内容包括工作态度、工作能力、工作质量、工作效率、团队协作等方面。3.考核方式可采用个人自评、同事互评、领导评价相结合的方式进行，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等次。（二）奖惩1.对在院史工作中表现突出、成绩显著的工作人员，给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.对违反工作纪律、工作质量不高、未能完成工作任务的工作人员，视情节轻重给予批评教育、警告、扣发绩效奖金、辞退等处理。六、培训与交流（一）培训1.定期组织院史办公室工作人员参加业务培训，提高其专业知识和技能水平。培训内容包括院史编纂方法、档案管理知识、历史研究方法、信息技术应用等方面。2.鼓励工作人员自主学习，不断更新知识结构，提高综合素质。对参加与院史工作相关的培训、学习并取得优异成绩的工作人员，给予一定的支持和奖励。（二）交流1.加强与其他单位院史办公室的交流与合作，学习借鉴先进的工作经验和做法，不断改进本院的院史工作。2.积极组织院史办公室工作人员参加各类学术研讨会、工作交流会等活动，拓宽视野，增进与同行的沟通与联系。七、经费管理（一）经费来源院史工作经费主要来源于本院财政预算安排、专项拨款、社会捐赠等。（二）经费使用原则1.专款专用原则：经费必须用于院史资料的收集、整理、编纂、保管、利用、宣传教育、培训交流等与院史工作相关的支出，不得挪作他用。2.节约高效原则：合理安排经费使用，精打细算，提高经费使用效益，避免浪费。3.审批规范原则：经费支出严格按照本院财务管理制度的规定进行审批，确保支出合法合规。（三）经费支出范围1.资料收集费用：包括资料征集费、调研费、采访费等。2.资料整理费用：包括资料整理费、数字化处理费、编目索引费等。3.资料编纂费用：包括稿费、编辑费、排版费、印刷费等。4.资料保管费用：包括档案库房建设费、保管设备购置维护费、档案整理上架费等。5.资料利用费用：包括查阅服务设施建设费、宣传教育活动费、学术研究支持费等。6.培训交流费用：包括培训师资费、学习资料费、差旅费等。7.其他费用：与院史工作相关的其他必要支出。（四）经费报销程序1.经费支出经办人填写费用报销单，注明支出事由