大学办公设备档案管理制度​

大学办公设备档案管理制度​

一、总则1.为加强大学办公设备档案的科学管理，有效地保护和利用办公设备档案资源，充分发挥办公设备档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。2.办公设备档案是指学校在购置、使用、维修、报废等办公设备管理活动过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.办公设备档案管理工作遵循集中统一管理、确保完整安全、便于开发利用的原则。二、管理职责1.档案管理部门-负责制定和完善办公设备档案管理制度，并监督制度的执行情况。-负责接收、整理、保管全校办公设备档案，对档案进行分类、编号、编目、上架等规范化管理。-负责办公设备档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。-负责为全校各部门提供办公设备档案的查阅、借阅等利用服务，并做好利用登记工作。-定期对办公设备档案进行鉴定，按照规定对已失去保存价值的档案进行销毁处理。2.设备采购部门-在办公设备采购过程中，负责收集、整理设备的相关资料，包括设备的采购合同、技术协议、产品说明书、操作手册、合格证书等，在设备验收合格后及时移交档案管理部门。-负责记录办公设备采购的过程信息，如采购申请、招标文书、评标记录等，并在采购工作结束后将相关资料移交档案管理部门。3.设备使用部门-负责建立本部门办公设备的使用登记台账，记录设备的使用情况、维修保养情况、故障记录等信息，并定期向档案管理部门报送。-在办公设备发生转移、报废等情况时，及时向档案管理部门提供相关信息和手续，确保档案信息的准确性和完整性。-配合档案管理部门做好办公设备档案的整理、核对等工作，协助提供档案所需的补充材料。4.设备维修部门-负责记录办公设备的维修情况，包括维修申请、维修记录、维修费用结算等资料，在维修工作完成后及时移交档案管理部门。-对维修过程中涉及的设备技术改造、零部件更换等信息进行详细记录，并向档案管理部门提供相关资料。三、档案收集1.收集范围-办公设备采购过程中形成的文件材料，如采购申请、招标文书、采购合同、技术协议、验收报告等。-办公设备的产品说明书、操作手册、合格证书、质量检验报告等随机资料。-办公设备的使用登记台账、维修保养记录、故障记录、技术改造记录等使用过程中形成的文件材料。-办公设备的报废申请、审批文件、报废处理记录等报废过程中形成的文件材料。-与办公设备相关的其他有保存价值的文件材料，如设备的照片、视频等。2.收集时间-设备采购部门应在办公设备验收合格后15个工作日内，将设备采购过程中形成的文件材料和随机资料整理齐全，移交档案管理部门。-设备使用部门应于每年12月底前，将本部门办公设备的使用登记台账、维修保养记录等年度资料整理报送档案管理部门。-设备维修部门应在每次办公设备维修工作完成后5个工作日内，将维修相关资料移交档案管理部门。-办公设备发生报废等情况时，相关部门应在手续办理完毕后10个工作日内，将报废过程中形成的文件材料移交档案管理部门。四、档案整理1.分类编号-档案管理部门按照办公设备的类别、购置时间等因素对收集到的办公设备档案进行分类，一般可分为计算机设备、办公家具、通讯设备等大类，大类下再根据实际情况细分小类。-为每一份办公设备档案编制唯一的编号，编号应遵循一定的编码规则，便于识别和管理。2.编目装订-对分类编号后的办公设备档案进行编目，编制档案目录，目录应包括档案编号、设备名称、设备型号、购置时间、保管期限、存放位置等内容。-对于纸张规格不一致、破损等不符合要求的档案材料，应进行整理、修复后再进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。3.数字化处理-对重要的办公设备档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，扫描图像应清晰、完整。-对数字化档案进行图像处理、数据挂接等操作，建立电子档案数据库，实现档案的信息化检索和利用。五、档案保管1.保管条件-设立专门的办公设备档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%。-档案库房应配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。-对办公设备档案采用密集架、档案柜等装具进行存放，按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.保管期限-办公设备档案的保管期限根据设备的重要程度、使用年限等因素确定，一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。-对于涉及学校重要决策、重大项目的办公设备档案，以及具有长期保存价值的技术资料等，应长期保存。-档案管理部门应定期对办公设备档案的保管期限进行检查和调整，确保档案的保管期限符合规定。3.档案盘点-档案管理部门应定期对办公设备档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。-在盘点过程中，要核对档案的数量、编号、存放位置等信息，确保档案的账物相符。-对盘点中发现的问题，如档案丢失、损坏等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、档案利用1.查阅服务-校内各部门因工作需要查阅办公设备档案的，应填写《办公设备档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。-档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。-查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.借阅服务-校内各部门因特殊工作需要借阅办公设备档案的，应填写《办公设备档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅档案清单等内容，经部门负责人和分管校领导签字同意后，提交档案管理部门。-档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，与借阅人员办理档案借阅手续，填写《办公设备档案借阅登记表》，明确借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。-借阅人员应严格按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的数量和完整性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的责任。3.档案复制-校内各部门因工作需要复制办公设备档案的，应填写《办公设备档案复制申请表》，说明复制原因、复制内容、复制数量等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。-档案管理部门对复制申请进行审核，审核通过后，按照规定的程序和方法为申请部门提供档案复制服务，并做好复制登记工作。复制档案应注明复制日期、复制部门、复制人员等信息。-未经学校批准，任何部门和个人不得擅自将办公设备档案复制件提供给校外单位或个人。七、档案鉴定与销毁1.档案鉴定-档案管理部门定期组织相关人员对办公设备档案进行鉴定，一般每3年进行一次全面鉴定。-鉴定工作由档案管理部门牵头，会同设备采购部门、使用部门、维修部门等相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。-鉴定小组根据档案的保管期限、设备的使用情况、档案的利用价值等因素，确定档案是否仍具有保存意义。2.销毁处理-对经鉴定确已失去保存价值的办公设备档案，应按照规定进行销毁处理。-档案管理部门编制《办公设备档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、名称、数量、保管期限等信息，经分管校领导审批后，方可进行销毁。-档案销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，销毁记录应保存备查。-销毁后的档案装具应进行清理和回收，妥善处理。八、监督与考核1.学校档案管理部门负责对各部门办公设备档案管理工作进行监督检查，定期对各部门档案收集、整理、保管、利用等情况进行抽查